Không ai thích bị tụt lại trong công việc, nhưng may mắn thay, có nhiều cách khác nhau mà bạn có thể bắt kịp và thậm chí có thể vượt lên! Bắt đầu bằng cách viết ra tất cả các công việc bạn cần làm. Sắp xếp chúng theo thời hạn, mức độ quan trọng và thời gian cần thiết. Liên hệ với đồng nghiệp và nhân viên của bạn để được giúp đỡ. Kéo dài giờ làm việc của bạn, tắt tất cả các phương tiện truyền thông xã hội và chỉ nghỉ ngơi ngắn ngủi cho đến khi bạn hoàn thành công việc tồn đọng. Sau đó, hãy tận hưởng việc trở lại đúng hướng.
Các bước
Phương pháp 1/4: Giải quyết công việc tồn đọng hiện tại của bạn
Bước 1. Tạo danh sách nhiệm vụ ưu tiên
Khi số lượng công việc bạn phải làm dường như quá sức, chỉ cần viết ra tất cả cũng có thể hữu ích. Xem qua và nghĩ về mọi nhiệm vụ mà bạn phải hoàn thành để bắt kịp. Ghi lại thời hạn cụ thể, bất kỳ yêu cầu bất thường nào đối với từng nhiệm vụ (ví dụ: nguyên vật liệu phải được đặt hàng) và thời gian cần thiết để hoàn thành từng hạng mục.
- Đừng mất nhiều ngày để tạo danh sách này. Hãy nhanh chóng, nhưng phải kỹ lưỡng nhất có thể.
- Ví dụ: bạn có thể viết ra “Bản trình bày PowerPoint cho nhà đầu tư, hạn chót là ngày 6 tháng 7, cần 3 giờ để hoàn thành”.
Bước 2. Tạo ghi chú dính cho các nhiệm vụ quan trọng
Xem qua danh sách của bạn và xác định những nhiệm vụ cần được thực hiện càng sớm càng tốt. Viết mỗi công việc trên một ghi chú dính duy nhất và sau đó đặt chúng ở nơi dễ nhìn thấy trong khu vực làm việc của bạn. Điều này sẽ giữ cho các nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn ở ngay trước mắt. Vứt bỏ từng ghi chú khi bạn hoàn thành nhiệm vụ và thêm một ghi chú khác để thay thế ghi chú, khi bạn dần dần hoàn thành danh sách của mình.
Thực hiện những ghi chú này là một cách tuyệt vời để giành lại quyền kiểm soát các dự án của bạn. Bạn lại một lần nữa chịu trách nhiệm về những nhiệm vụ “phải làm” và khi nào chúng nên được hoàn thành
Bước 3. Bước thẳng vào công việc mỗi ngày
Khi mới đến nơi làm việc, hãy ngồi xuống bàn làm việc và bắt đầu một nhiệm vụ đang thực hiện hoặc bắt đầu một nhiệm vụ mới. Không muốn đi lang thang và nói chuyện với đồng nghiệp của bạn hoặc đi chơi ở tủ nước.
Cách làm tương tự này cũng hiệu quả nếu bạn đang làm việc hoặc học tập tại nhà. Ngay sau khi bạn thức dậy vào buổi sáng, hãy đi vào không gian làm việc của bạn và tiếp tục cho đến khi bạn được nghỉ ngơi theo lịch trình
Bước 4. Chia nhiệm vụ thành các phần có thể quản lý được
Nhắm mục tiêu các dự án lớn hơn và xem xét cách chúng có thể được thực hiện trong các giai đoạn hoặc bộ phận. Có lẽ bạn cần nghiên cứu dự án trước. Hoặc, có thể bạn sẽ cần thực hiện một số cuộc gọi điện thoại để bắt đầu nhiệm vụ. Cách tiếp cận này làm cho các công việc phức tạp dường như bớt khó khăn hơn một chút.
Ví dụ: nếu bạn cần tạo bản trình bày PowerPoint, bạn sẽ cần nghiên cứu chủ đề, phác thảo trang trình bày, tạo trang trình bày và sau đó đọc lại mọi thứ
Bước 5. Làm công việc tồi tệ nhất của bạn đầu tiên vào buổi sáng
Bạn sẽ có nhiều năng lượng nhất vào đầu ngày làm việc, vì vậy bạn nên bắt tay vào các dự án khó khăn hoặc thử thách nhất vào thời điểm đó. Điều này sẽ khiến bạn không thể bỏ chúng. Chọn tác vụ ghi chú dính yêu cầu một số nhân lực bổ sung và thúc đẩy để hoàn thành nó.
Ví dụ: nếu bạn sợ thuyết trình, bạn nên chuẩn bị bài thuyết trình PowerPoint đó vào đầu ngày làm việc của mình. Việc tăng cường adrenaline vào buổi sáng có thể giúp bạn cân bằng sự lo lắng
Bước 6. Nói không với các nhiệm vụ không ưu tiên hoặc phụ
Điều quan trọng là phải đặt ra ranh giới khi bạn đang đấu tranh để theo kịp công việc của mình. Một nguyên tắc tốt để làm theo là tự hỏi bản thân xem một nhiệm vụ nhất định phù hợp với mục tiêu cuộc sống hoặc sự nghiệp lớn hơn của bạn như thế nào. Nếu bạn không thể trả lời rõ ràng câu hỏi đó trong vòng 30 giây hoặc ít hơn, thì bạn không nên thực hiện nhiệm vụ đó.
- Luôn lịch sự khi nói “không” với một nhiệm vụ. Bạn có thể nói: “Tôi đang tìm cách vượt qua công việc tồn đọng. Vì vậy, tôi thực sự không thể giúp bạn ngay bây giờ."
- Ví dụ: ngay cả khi bạn đang bận rộn với công việc, bạn có thể muốn nói “có” với một yêu cầu rất hiếm và có uy tín là thuyết trình hoặc trình bày công việc của bạn với các cổ đông.
Phương pháp 2/4: Nhờ người khác giúp đỡ
Bước 1. Giao nhiệm vụ cho đồng nghiệp của bạn
Chọn một vài dự án mà người khác có thể hoàn thành và thực sự không cần bạn quan tâm đặc biệt. Tốt nhất là đây là những công việc khá đơn giản và không cần nhiều lời giải thích. Sau đó, tiếp cận đồng nghiệp hoặc nhân viên và yêu cầu họ giúp đỡ.
- Chỉ tiếp cận những người có công việc mà bạn thực sự tin tưởng. Chất lượng của sản phẩm cuối cùng của họ có thể phản ánh kém hoặc tích cực về bạn, vì vậy hãy cân nhắc điều đó khi đưa ra lựa chọn của bạn.
- Đưa ra một kiểu trao đổi công việc. Bạn có thể nói, "Nếu bạn có thể hoàn thành những công việc này cho tôi, tôi rất vui được đáp lại sự ưu ái khi tôi bắt kịp mọi thứ."
- Hãy nhớ rằng ủy quyền có thể là một cách tuyệt vời để tạo cơ hội cho những nhân viên khác hoàn thành công việc và tích lũy kinh nghiệm mà họ có thể không có được. Nó có thể là một tình huống đôi bên cùng có lợi cho tất cả mọi người.
Bước 2. Hỏi ý kiến đồng nghiệp của bạn
Nếu bạn đang gặp khó khăn với một dự án cụ thể, hãy tìm một đồng nghiệp mà bạn tôn trọng và nói chuyện với họ về các vấn đề của bạn. Có những cuộc trò chuyện kiểu này sẽ không khiến bạn tỏ ra lười biếng hoặc không có khả năng. Thay vào đó, nó sẽ xây dựng tình bạn thân thiết với đồng nghiệp của bạn và bạn thậm chí có thể nhận được một số mẹo hay từ cuộc nói chuyện.
Ví dụ: bạn có thể nói, “Tôi đã làm việc trong dự án này được vài ngày và tôi không thể hoàn toàn chú ý đến phần cuối cùng này. Bạn có phiền không nếu tôi cho bạn chạy nó để xem bạn nghĩ gì?”
Bước 3. Yêu cầu gia hạn
Trong khi một số thời hạn là nghiêm ngặt, những thời hạn khác linh hoạt hơn. Nếu bạn cảm thấy quá tải, hãy đánh giá xem thời hạn của dự án nào có thể được dời lại. Sau đó, hãy hỏi sếp của bạn xem bạn có thể được gia hạn hay không. Việc kéo dài một số thời hạn có thể làm giảm bớt căng thẳng của bạn và cho phép bạn hoàn thành các dự án cấp bách hơn của mình.
Khi yêu cầu sếp của bạn gia hạn, hãy thông báo trước cho họ càng nhiều càng tốt. Giải thích ngắn gọn lý do tại sao bạn cần phần mở rộng và đề nghị gửi các phần của dự án đã được thực hiện
Phương pháp 3 trên 4: Tiết kiệm tối đa thời gian của bạn
Bước 1. Tắt email, điện thoại và mạng xã hội của bạn
Khi bạn đang làm việc, hãy chuyển sang chế độ im lặng và tắt nhiều thiết bị điện tử nhất có thể. Bạn thậm chí có thể đi xa đến mức đặt một biển báo "không làm phiền" trên cửa của bạn. Điều này giảm thiểu sự cám dỗ của việc ngắt các phương tiện truyền thông xã hội hoặc email, điều này cuối cùng gây lãng phí thời gian rất lớn.
- Bạn nên cho gia đình và bạn bè của bạn biết rằng bạn đang thực sự say mê trong công việc. Nói với họ rằng bạn sẽ không nhận cuộc gọi cá nhân trong giờ làm việc cho đến khi bạn bắt kịp.
- Nếu bạn phải kiểm tra email hoặc thư thoại để làm việc, hãy đặt thời gian cụ thể để thực hiện việc này. Ví dụ: mười lăm phút sau mỗi giờ, bạn sẽ dành tối đa năm phút để xem email và tin nhắn của mình.
Bước 2. Đặt bộ hẹn giờ “không bị gián đoạn”
Nếu việc tắt email hoặc điện thoại của bạn trong thời gian dài là không khả thi, hãy đảm bảo một khoảng thời gian làm việc bằng cách áp dụng quy tắc “không bị gián đoạn”. Đặt hẹn giờ trong 30 phút (hoặc thời gian tối đa mà bạn cảm thấy thoải mái) và sau đó làm việc với tốc độ nhanh cho đến khi hết thời gian. Khi bộ đếm thời gian hoạt động, đó là tín hiệu cho đồng nghiệp của bạn rằng bạn lại có thể trò chuyện.
- Nếu bạn đang ở trong một môi trường ồn ào hoặc rất bận rộn, bạn có thể thử đeo tai nghe và nghe một số bản nhạc không gây mất tập trung hoặc không có bản nhạc nào cả.
- Nếu đồng nghiệp của bạn hỏi về quy tắc này, bạn có thể nói, “Tôi thực sự đang cố gắng cắt giảm lượng công việc tồn đọng trong tuần này. Nếu bạn thấy tôi làm việc với bộ hẹn giờ đang bật, nếu bạn có thể đợi cho đến khi bộ hẹn giờ tắt để nói chuyện với tôi, tôi thực sự đánh giá cao điều đó”.
Bước 3. Nghỉ giải lao ngắn, có mục đích
Cố gắng nghỉ ngơi mười phút sau mỗi hai giờ, ngoài bữa trưa. Đặt hẹn giờ trên điện thoại của bạn để giúp bạn luôn đi đúng hướng. Hãy tận hưởng từng chút niềm vui trong vài phút này. Đi dạo nhanh bên ngoài. Nhắm mắt lại và chỉ cần thư giãn. Đọc một vài trang của cuốn sách yêu thích của bạn. Chạy nhanh lên và xuống cầu thang văn phòng.
Bước 4. Kéo dài ngày làm việc hoặc những ngày cuối tuần làm việc của bạn
Đây có thể không phải là gợi ý phổ biến nhất, nhưng nó có thể mang lại hiệu quả tuyệt vời cho năng suất của bạn. Đưa ra quyết định đến nơi làm việc sớm hơn 30 phút và đi muộn hơn 30 phút, hoặc điều gì đó tương tự. Hãy duy trì tốc độ này cho đến khi công việc tồn đọng của bạn bắt đầu biến mất. Hoặc, dành một ngày cuối tuần chỉ để giải quyết các dự án việc cần làm của bạn.
Đảm bảo giữ cân bằng công việc và cuộc sống khi kéo dài thời gian làm việc. Nếu bạn làm việc quá nhiều, bạn có nguy cơ làm việc chậm hơn và thậm chí bị kiệt sức. Các dấu hiệu của kiệt sức bao gồm thay đổi tâm trạng và ngày càng ít quan tâm đến công việc của bạn. Gia đình bạn cũng có thể góp ý nếu công việc chiếm quá nhiều thời gian trong cuộc sống của bạn
Phương pháp 4/4: Tránh tồn đọng trong tương lai
Bước 1. Thiết lập một thói quen
Cố gắng đi ngủ và thức dậy vào cùng một giờ mỗi ngày. Bắt đầu và kết thúc công việc của bạn theo một lịch trình nghiêm ngặt. Điều này sẽ giúp bạn ước tính chính xác hơn chính xác số tiền bạn có thể hoàn thành mỗi ngày.
Ví dụ: thức dậy lúc 7:30 mỗi sáng để bạn có thể đến văn phòng trước 9 giờ sáng để bắt đầu ngày mới. Thường xuyên rời văn phòng lúc 5 giờ chiều, theo lịch trình
Bước 2. Đặt mục tiêu cho mỗi ngày
Là một phần của việc sắp xếp thứ tự ưu tiên của bạn, hãy đặt mục tiêu cho mỗi ngày. Nhìn vào danh sách các nhiệm vụ của bạn và cam kết hoàn thành ít nhất ba trong số các nhiệm vụ đó. Tuy nhiên, hãy cố gắng đừng quá đề cao bản thân. Hầu hết những người có năng lực chỉ có thể hoàn thành ba đến năm nhiệm vụ mỗi ngày.
Bước 3. Đầu tư vào một ứng dụng lập lịch
Có nhiều bộ lập kế hoạch có thể tải xuống miễn phí hoặc mua cho điện thoại hoặc máy tính của bạn. Đọc các đánh giá trực tuyến về các tùy chọn khác nhau của bạn, đặc biệt chú ý đến các tính năng có sẵn và chi phí. Tải xuống hai ứng dụng khác nhau và sử dụng chúng trong một tuần để xem ứng dụng nào phù hợp nhất với bạn.
Sử dụng ứng dụng này cho tất cả các lịch trình và cuộc hẹn của bạn sẽ cho phép bạn hướng trí lực của mình vào các nhiệm vụ khó khăn hơn
Bước 4. Chăm sóc tâm trí và cơ thể của bạn
Đảm bảo ăn ít nhất ba bữa ăn lành mạnh mỗi ngày. Hãy đặt mục tiêu từ ba đến năm buổi tập thể dục kéo dài 30 phút mỗi tuần. Ngủ ít nhất tám giờ mỗi đêm. Điều trị cơ thể của bạn đúng cách sẽ giúp nó hoạt động tốt khi bạn cần.