Làm thế nào để xin thư giới thiệu qua email: 10 bước

Mục lục:

Làm thế nào để xin thư giới thiệu qua email: 10 bước
Làm thế nào để xin thư giới thiệu qua email: 10 bước

Video: Làm thế nào để xin thư giới thiệu qua email: 10 bước

Video: Làm thế nào để xin thư giới thiệu qua email: 10 bước
Video: TOP 10 Câu Hỏi Phỏng Vấn Nhân Sự - Kèm Cách Trả Lời Chi Tiết | Huỳnh Duy Khương 2024, Tháng Ba
Anonim

Thư giới thiệu thường được yêu cầu vì chúng có thể phân biệt các ứng viên có vẻ gần như giống hệt nhau. Cho dù bạn đang nộp đơn xin học bổng, bằng cấp hay công việc, bạn có thể cần phải xin thư giới thiệu từ giáo sư hoặc nhà tuyển dụng trước đó. Nếu bạn muốn yêu cầu bức thư này qua email, bạn cần chuẩn bị yêu cầu của mình, viết và gửi nó.

Các bước

Phần 1/3: Chuẩn bị yêu cầu của bạn

Xin thư giới thiệu qua email Bước 1
Xin thư giới thiệu qua email Bước 1

Bước 1. Xác nhận các yêu cầu ứng dụng

Nếu bạn định xin thư giới thiệu, bạn cần kiểm tra kỹ xem nó sẽ đi đến đâu. Vì thư giới thiệu thường được giữ bí mật, người nhận yêu cầu của bạn sẽ cần biết nơi gửi thư giới thiệu; điều cuối cùng bạn muốn là cung cấp cho họ thông tin không chính xác. Ngoài ra, hãy nhớ kiểm tra kỹ thời hạn nộp đơn.

Nếu thư giới thiệu cần được gửi qua đường bưu điện, bạn nên cân nhắc cung cấp cho người nhận một phong bì có dán sẵn tem và địa chỉ trước

Xin thư giới thiệu qua email Bước 2
Xin thư giới thiệu qua email Bước 2

Bước 2. Chọn người phù hợp

Trước khi hỏi giáo sư hoặc người sử dụng lao động trước đây cho một lá thư giới thiệu, bạn nên xem xét mối quan hệ của bạn với họ. Đảm bảo chọn một người mà bạn đã kết thân và có mối quan hệ tốt. Ưu tiên các giáo sư hoặc nhà tuyển dụng đã công nhận thành tích của bạn và có vẻ quan tâm đến việc giúp đỡ bạn trong suốt sự nghiệp. Cho dù họ đã cho bạn điểm cao, giúp bạn phát triển hay tăng lương cho bạn, họ phải là những người đầu tiên bạn hỏi.

Nếu bạn cần yêu cầu sự giới thiệu từ một người mà bạn biết bên ngoài nơi làm việc hoặc học viện, bạn nên rõ ràng và trả lời trước. Đừng che giấu yêu cầu của bạn dưới danh nghĩa là đi uống cà phê. Hãy cho họ biết họ có thể từ chối mà không làm tổn hại đến mối quan hệ của bạn và luôn hiểu nếu họ làm vậy

Xin thư giới thiệu qua email Bước 3
Xin thư giới thiệu qua email Bước 3

Bước 3. Chọn thời điểm thích hợp để thực hiện yêu cầu của bạn

Bạn cần hiểu rõ khi đưa ra yêu cầu của mình. Nếu bạn đang gửi yêu cầu của mình đến một giáo sư, bạn cần cân nhắc rằng họ đã nhận được nhiều yêu cầu giống như yêu cầu của bạn vào khoảng cuối học kỳ và sắp hết hạn nộp đơn. Lên kế hoạch thực hiện yêu cầu của bạn ít nhất một tháng trước thời hạn nộp đơn, để giáo sư của bạn có đủ thời gian soạn thảo một lá thư giới thiệu tuyệt vời.

Nếu bạn đang yêu cầu nhà tuyển dụng trước đây cho một lá thư giới thiệu, hãy cố gắng tránh làm như vậy trong thời gian bạn nhớ rằng mình bận rộn hơn khi làm việc dưới quyền của họ

Phần 2/3: Viết yêu cầu của bạn

Xin thư giới thiệu qua email Bước 4
Xin thư giới thiệu qua email Bước 4

Bước 1. Giới thiệu bản thân

Điều đầu tiên yêu cầu của bạn nên đề cập sau lời chào của bạn là tên của bạn. Không chỉ vậy, đoạn đầu tiên trong yêu cầu của bạn sẽ giúp nhắc nhở người nhận về bạn là ai. Điều này sẽ được thực hiện khác nhau tùy thuộc vào mức độ thân thiết của bạn với người nhận và thời điểm bạn nói lần cuối.

  • Nếu bạn đang gửi yêu cầu của mình đến một giáo sư, hãy cố gắng phác thảo khoảng thời gian bạn đã dành cho họ trong văn phòng của họ. Bạn cũng có thể đề cập đến điểm bạn nhận được và những thử thách bạn đã trải qua. Nó có thể trông như thế này: “Thưa giáo sư X, tôi đã học lớp hóa hữu cơ của thầy vào học kỳ trước. Mặc dù tôi thấy nó đầy thử thách, nhưng tôi luôn đánh giá cao sự sẵn sàng của bạn và cách bạn giúp tôi hiểu bất kỳ lỗi nào tôi mắc phải trong các bài kiểm tra.”
  • Khi giao dịch với nhà tuyển dụng trước đây, lời chào của bạn có thể sẽ tập trung vào các dự án bạn đã làm việc hoặc các trách nhiệm được giao cho bạn. Nếu có bất kỳ giai thoại thú vị nào mà bạn có thể nhớ lại, hãy cân nhắc đưa chúng vào. “Ông Y thân mến, tên tôi là Jane Smith và tôi đã làm việc với ông về vụ sáp nhập mới nhất tại công ty XYZ. Tôi đánh giá rất cao cơ hội để tìm hiểu thêm về khía cạnh tinh tế này của thế giới doanh nghiệp.”
Xin thư giới thiệu qua email Bước 5
Xin thư giới thiệu qua email Bước 5

Bước 2. Vạch ra lý do bạn chọn chúng

Bạn nên thông báo rõ ràng với người nhận lý do bạn yêu cầu họ gửi thư giới thiệu. Giải thích lý do tại sao bạn coi trọng ý kiến của họ và tôn trọng trình độ của họ. Mục tiêu của bạn ở đây không phải là tâng bốc người mà bạn đang gửi yêu cầu, mà là truyền đạt lý do tại sao họ lại phù hợp duy nhất để viết thư giới thiệu của bạn.

  • Đối với một giáo sư, điều này sẽ trông như thế nào: “Với tư cách là chủ nhiệm bộ môn, bạn đã hỗ trợ tôi trong quá trình phát triển chuyên ngành của tôi và luôn sẵn sàng giúp đỡ tôi khi mọi thứ trở nên quá khó khăn. Vị trí của bạn trong bộ phận, cũng như sự quan tâm sâu sắc của bạn đến sự nghiệp học tập của tôi khiến bạn trở thành người lý tưởng để viết một lá thư giới thiệu mạnh mẽ.”
  • Dưới đây là một ví dụ về cách làm với nhà tuyển dụng: “Là người giám sát trực tiếp của tôi trong thời gian dài, bạn đã cung cấp cho tôi những phản hồi quan trọng giúp tôi rất nhiều trong sự nghiệp chuyên môn của mình. Do đó, tôi nghĩ rằng bạn hoàn toàn phù hợp để viết một lá thư giới thiệu mạnh mẽ.”
Xin thư giới thiệu qua email Bước 6
Xin thư giới thiệu qua email Bước 6

Bước 3. Đề cập rằng bạn sẽ không đọc lá thư

Nhà tuyển dụng hoặc giáo sư có thể cảm thấy cần phải chỉnh sửa bức thư nếu họ biết bạn sẽ đọc nó. Điều này thậm chí có thể khiến họ không thoải mái khi viết thư. Bao gồm một câu ngắn xác nhận rằng họ có thể gửi thư giới thiệu trực tiếp, bỏ qua bạn.

Xin thư giới thiệu qua email Bước 7
Xin thư giới thiệu qua email Bước 7

Bước 4. Cung cấp cho họ một lối thoát

Bạn không nên viết yêu cầu của mình với giả định rằng người nhận sẽ đồng ý viết thư giới thiệu. Có một số lý do tại sao giáo sư hoặc người sử dụng lao động trước đây có thể không thể hoặc không sẵn sàng viết một lá thư. Bạn cần tôn trọng điều này. Ở gần cuối thư, hãy đề cập rằng bạn sẽ hiểu nếu họ không thể hoàn thành yêu cầu của bạn vì bất kỳ lý do gì.

Phần 3/3: Gửi yêu cầu của bạn

Xin thư giới thiệu qua email Bước 8
Xin thư giới thiệu qua email Bước 8

Bước 1. Kiểm tra kỹ địa chỉ email của người nhận

Việc soạn thảo yêu cầu tốt nhất sẽ không có nhiều ý nghĩa nếu nó không đến đúng nơi. Xác nhận thông tin liên hệ của người nhận. Đối với các giáo sư, bạn thường có thể tìm thấy điều này trên trang web của trường cao đẳng hoặc đại học. Nếu không, bạn có thể hỏi những người quen biết hoặc người nhận trực tiếp địa chỉ email của họ.

Xin thư giới thiệu qua email Bước 9
Xin thư giới thiệu qua email Bước 9

Bước 2. Hãy sẵn sàng cho việc quay lại

Yêu cầu ban đầu của bạn là ngắn gọn về mục đích. Mục đích của nó là thuyết phục giáo sư hoặc nhà tuyển dụng của bạn đồng ý viết thư giới thiệu; bạn không cần phải bao gồm tất cả thông tin cần thiết trong lần liên hệ đầu tiên của mình. Hãy sẵn sàng trả lời bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào mà người nhận có thể có ngay khi bạn có thể. Nếu một email từ họ nằm trong hộp thư của bạn quá lâu, bạn có thể không nhận được thư giới thiệu kịp thời.

Xin thư giới thiệu qua email Bước 10
Xin thư giới thiệu qua email Bước 10

Bước 3. Gửi lời cảm ơn

Một khi giáo sư hoặc nhà tuyển dụng của bạn đã đồng ý viết thư giới thiệu, bạn nên sẵn sàng cảm ơn họ. Họ đã thực hiện cho bạn một dịch vụ tuyệt vời có thể thúc đẩy sự nghiệp chuyên môn hoặc học tập của bạn. Chờ khoảng một hoặc hai tuần trước khi gửi ghi chú; họ có thể sẽ hoàn thành bức thư và sẽ đánh giá cao cử chỉ này.

Đề xuất: