Làm thế nào để thành thạo kỹ thuật viết: 13 bước (có hình ảnh)

Mục lục:

Làm thế nào để thành thạo kỹ thuật viết: 13 bước (có hình ảnh)
Làm thế nào để thành thạo kỹ thuật viết: 13 bước (có hình ảnh)

Video: Làm thế nào để thành thạo kỹ thuật viết: 13 bước (có hình ảnh)

Video: Làm thế nào để thành thạo kỹ thuật viết: 13 bước (có hình ảnh)
Video: Lộ trình học tiếng Nhật cho người mới bắt đầu - Từ A-Z | Tự học tiếng Nhật tại nhà 2024, Tháng Ba
Anonim

Viết kỹ thuật là một trong những nghề phát triển nhanh nhất và nhu cầu về kỹ thuật viên không có dấu hiệu chậm lại. Có lẽ bạn có kiến thức cơ bản về kỹ thuật viết và đang muốn xây dựng sự nghiệp như một nhà văn kỹ thuật, hoặc có lẽ bạn đã làm việc với tư cách là một nhà văn kỹ thuật trong vài năm và đang muốn mở rộng bộ kỹ năng của mình. Thành thạo kỹ thuật viết sẽ cần nhiều năm kinh nghiệm, thực hành và không ngừng thúc đẩy các kỹ năng của bạn để cập nhật với nhu cầu của ngành.

Các bước

Phần 1/3: Hiểu Kỹ thuật Viết

Viết kỹ thuật thành thạo Bước 1
Viết kỹ thuật thành thạo Bước 1

Bước 1. Nhận thức được các kỹ năng cần thiết để trở thành một nhà văn kỹ thuật

Không giống như viết sáng tạo hoặc viết dựa trên quan điểm, viết kỹ thuật phải giúp người đọc hiểu quy trình, sản phẩm hoặc chủ đề một cách rõ ràng và ngắn gọn. Văn bản kỹ thuật không được viết để giải trí hoặc đánh lạc hướng người đọc. Thay vào đó, nó phải đầy đủ thông tin và rõ ràng. Người viết kỹ thuật, còn được gọi là người truyền đạt kỹ thuật, sẽ chuẩn bị các tài liệu như sổ tay hướng dẫn, các bài báo và tài liệu thiết kế chứa thông tin cho khách hàng, người tiêu dùng, nhà thiết kế và nhà sản xuất.

  • Là một người viết kỹ thuật, bạn cũng có thể viết hướng dẫn lắp ráp, hướng dẫn sử dụng, bài báo khoa học, bài báo y tế, tài liệu quảng cáo và sổ tay nhân viên và sinh viên.
  • Bạn cũng nên có một con mắt tốt để biết chi tiết và có thể giao tiếp một cách rõ ràng và ngắn gọn. Hầu hết những người viết kỹ thuật đều là những giáo viên giỏi và có thể giải thích các quy tắc hoặc hướng dẫn theo cách giáo dục. Bạn cũng cần có kiến thức sâu rộng về dấu câu, cú pháp và văn phong, đồng thời nắm chắc cấu trúc câu và ngữ pháp.
Viết kỹ thuật thành thạo Bước 2
Viết kỹ thuật thành thạo Bước 2

Bước 2. Ghi nhớ các yếu tố chính để trở thành một người viết kỹ thuật hiệu quả

Những người viết kỹ thuật giỏi sẽ lên kế hoạch cho các tài liệu của họ trước khi viết chúng và trình bày thông tin một cách rõ ràng, ngắn gọn và đơn giản. Họ cũng sẽ sử dụng lựa chọn từ thích hợp, sử dụng giọng nói tích cực nhất có thể và hiểu rằng viết kỹ thuật là một quá trình có thể yêu cầu chỉnh sửa hoặc sửa đổi. Lập kế hoạch cho các tài liệu bằng văn bản của bạn là một trong những bước quan trọng để tạo ra những bài viết kỹ thuật tốt cho khách hàng. Bạn nên ghi nhớ các yếu tố sau trong giai đoạn lập kế hoạch:

  • Xác định khán giả của bạn và kỳ vọng của họ.
  • Hiểu mục đích của tài liệu.
  • Sắp xếp các tài liệu hỗ trợ của bạn và phác thảo tài liệu.
  • Dành thời gian cần thiết để viết, xem lại và chỉnh sửa tài liệu.
Viết kỹ thuật thành thạo Bước 3
Viết kỹ thuật thành thạo Bước 3

Bước 3. Hiểu được nhu cầu ngày càng tăng đối với các nhà văn kỹ thuật

Kỹ thuật viết là một lĩnh vực đang phát triển, đặc biệt là ở Hoa Kỳ. Cục Thống kê Lao động dự đoán các công việc viết kỹ thuật sẽ tăng trưởng nhanh hơn 15% so với mức trung bình cho tất cả các ngành nghề. Trên thực tế, viết kỹ thuật là một trong những kỹ năng được nhà tuyển dụng yêu cầu nhiều nhất, đặc biệt là khi lĩnh vực công nghệ tiếp tục phát triển. Có khả năng giao tiếp hiệu quả và dạy người đọc về nhiều chủ đề khác nhau sẽ khiến bạn trở thành một ứng viên rất đáng mơ ước trên thị trường việc làm.

Tính đến tháng 5 năm 2012, mức lương trung bình hàng năm cho các nhà văn kỹ thuật là $ 65, 500. Hầu hết các nhà văn kỹ thuật đều có bằng đại học về kỹ thuật viết hoặc một lĩnh vực liên quan, cũng như một số kinh nghiệm trong một chủ đề kỹ thuật như khoa học máy tính, thiết kế web hoặc kỹ thuật. Nhiều trường đại học cũng cung cấp các chương trình chứng chỉ về kỹ thuật viết

Phần 2/3: Cải thiện cách viết và cách tiếp cận của bạn

Viết kỹ thuật thành thạo Bước 4
Viết kỹ thuật thành thạo Bước 4

Bước 1. Tập trung vào nhận thức tu từ và thiết kế lấy người dùng làm trung tâm trong tài liệu của bạn

Không chỉ đơn giản là viết các tài liệu giải thích một quy trình hoặc sản phẩm, những người viết kỹ thuật mạnh cũng sẽ có kỹ năng hùng biện. Điều này có nghĩa là bạn có thể viết một cách thuyết phục và hùng hồn về quy trình hoặc sản phẩm. Thay vì tái tạo các mẫu hoặc hướng dẫn, bạn nên xem xét các mục tiêu và tình huống xung quanh tài liệu. Điều này sẽ cho phép bạn giao tiếp hiệu quả hơn với đối tượng mục tiêu và giải thích quy trình hoặc sản phẩm theo cách thân thiện hơn với người dùng. Bất kể bạn đang tạo loại tài liệu kỹ thuật nào, bạn phải luôn cân nhắc đối tượng dự định của mình và lấy người dùng làm trung tâm. Làm điều này sẽ làm cho tài liệu của bạn dễ tiếp cận và dễ hiểu đối với người đọc. Để viết một cách hùng hồn, bạn phải nắm chắc tình huống tu từ của một văn bản:

  • Xác định kỳ vọng của khán giả. Hãy tự hỏi bản thân: độc giả của tôi mong đợi nhận được thông tin gì từ tài liệu này? Tôi cần cung cấp thông tin gì cho độc giả?
  • Suy nghĩ về đặc điểm của khán giả. Xem xét ai đang đọc tài liệu. Đối tượng của bạn có phải là một phần của quá trình ra quyết định về phong cách và tổ chức của các tài liệu, chẳng hạn như các bên liên quan và ban quản lý? Khán giả là công chúng nói chung hay độc giả bình thường? Làm thế nào để các đặc điểm của khán giả ảnh hưởng đến kỳ vọng tài liệu? Viết tài liệu cho đối tượng đã quen thuộc với thông tin sẽ tạo ra một giọng điệu khác với viết tài liệu cho đối tượng không phải là chuyên gia hoặc người dùng phổ thông. Bạn cũng nên xem xét mức độ đọc của khán giả của bạn. Khách hàng của bạn có thể chỉ định cấp độ đọc và bạn nên ghi vào cấp độ đọc đó.
  • Cân nhắc mục tiêu của khán giả. Người đọc của bạn dự định hoàn thành điều gì? Người đọc của bạn nên học gì từ tài liệu? Bạn nên đảm bảo tài liệu bao gồm tất cả các thông tin cần thiết để cho phép người đọc của bạn đạt được mục tiêu hoặc mục tiêu của họ.
Viết kỹ thuật thành thạo Bước 5
Viết kỹ thuật thành thạo Bước 5

Bước 2. Thử cách tiếp cận dựa trên nhiệm vụ để sắp xếp thông tin

Tổ chức là yếu tố quan trọng để trở thành một người viết kỹ thuật mạnh mẽ và một trong những cách đơn giản nhất để tổ chức thông tin hoặc dữ liệu thô là chia nhỏ nó thành một số nhiệm vụ, sau đó là hướng dẫn cho từng nhiệm vụ.

  • Xem xét có bao nhiêu nhiệm vụ trong quy trình bạn đang viết. Nhiệm vụ là một nhóm các hành động bán độc lập trong một thủ tục. Ví dụ, cài đặt đồng hồ trên lò nướng là một nhiệm vụ trong quy trình vận hành lò nướng. Một số quy trình không chứa nhiều hơn một nhiệm vụ, ví dụ như thay bóng đèn. Nhưng các quy trình phức tạp hơn, như vận hành lò nướng hoặc tìm bóng đèn cho một thiết bị chiếu sáng nhất định bao gồm một số nhiệm vụ.
  • Để tổ chức một danh sách dài các nhiệm vụ, hãy nhóm các nhiệm vụ tương tự hoặc có liên quan lại với nhau thành các bước. Sau đó, nhóm các bước này thành các giai đoạn hoặc giai đoạn. Đánh số từng bước trong một giai đoạn hoặc một giai đoạn. Ví dụ: để vận hành lò nướng, bạn có thể có một giai đoạn có tiêu đề là thiết lập lò, với các bước cắm lò vào nguồn điện, cài đặt đồng hồ, xác nhận cài đặt nhiệt độ và kiểm tra xem quạt và đèn lò có hoạt động bình thường không một lần. lò đã được cắm điện.
  • Bạn cũng có thể sắp xếp thông tin theo công cụ, thay vì theo nhiệm vụ. Hãy xem xét các công cụ có sẵn cho người sử dụng sản phẩm, ví dụ, người sử dụng lò nướng. Trong cách tiếp cận công cụ, bạn có thể tạo một phần cho nguồn điện của lò, đồng hồ lò, cài đặt nhiệt độ, quạt và đèn lò. Tuy nhiên, có thể khó sử dụng phương pháp tiếp cận công cụ để viết kỹ thuật không liên quan đến sản phẩm hoặc mặt hàng. Thông thường, bạn sẽ sử dụng cách tiếp cận nhiệm vụ trong viết kỹ thuật, đặc biệt nếu bạn đang viết về một quy trình.
Viết kỹ thuật thành thạo Bước 6
Viết kỹ thuật thành thạo Bước 6

Bước 3. Sử dụng các động từ hành động và giọng nói chủ động

Tăng cường khả năng sử dụng ngôn ngữ của bạn trong tài liệu bằng cách sử dụng giọng nói chủ động thay vì bị động. Mô tả một quá trình bằng giọng nói chủ động, với các động từ hành động, sẽ giúp bài viết của bạn trở nên rõ ràng và tức thì.

  • Ví dụ: thay vì bắt đầu tài liệu về cách vận hành lò nướng với: “Cắm lò vào nguồn điện”, hãy sử dụng động từ mạnh hơn như “cắm” hoặc “kết nối”. Bạn cũng có thể sử dụng các động từ hành động khác trong các câu chủ động như "Đặt đồng hồ lò nướng", "Xác định cài đặt nhiệt độ lý tưởng của bạn" và "Xác nhận quạt và đèn lò hoạt động bình thường."
  • Bạn cũng nên đảm bảo rằng các câu của bạn sử dụng giọng chủ động càng nhiều càng tốt. Bạn có thể có một câu sử dụng giọng bị động, chẳng hạn như: "Nên dùng áp lực nhẹ lên cửa lò để đảm bảo nó được đóng đúng cách." Điều chỉnh giọng này thành giọng chủ động, nơi chủ ngữ của câu thực hiện hành động trong câu: "Dùng áp lực nhẹ lên cửa lò để đảm bảo nó được đóng đúng cách."
Viết kỹ thuật thành thạo Bước 7
Viết kỹ thuật thành thạo Bước 7

Bước 4. Đơn giản hóa bất kỳ thuật ngữ hoặc cụm từ nào khi có thể

Nếu bạn đang sử dụng biệt ngữ hoặc tiếng lóng trong tài liệu của mình, bạn nên cân nhắc xem khán giả của bạn có hiểu biệt ngữ này hay không. Nếu biệt ngữ không quen thuộc với chúng, bạn phải xác định các thuật ngữ không quen thuộc này hoặc thay thế các thuật ngữ này bằng ngôn ngữ đơn giản. Một nguyên tắc nhỏ là không bao giờ sử dụng hai từ khi một từ sẽ làm được. Tập trung vào việc rút gọn ngôn ngữ của bạn để ý nghĩa cơ bản rõ ràng với người đọc và ý nghĩa không bị lộn xộn bởi các thông tin hoặc thuật ngữ không cần thiết.

  • Tránh sự phức tạp không cần thiết, điều này xảy ra khi bạn sử dụng các thuật ngữ chính thức có thể gây nhầm lẫn hoặc làm mất lòng người đọc. Ví dụ: thay vì viết “using”, bạn có thể viết “use”, thay vì viết “finalize”, bạn có thể viết “end”, thay vì viết “function”, bạn có thể viết “feature”.
  • Thông thường, các thuật ngữ kỹ thuật sẽ được viết tắt trong các tài liệu. Bạn nên luôn viết tắt chính tả khi chúng được đề cập lần đầu tiên trong một phần và sau đó sử dụng từ viết tắt trong phần còn lại của phần để tránh dư thừa.
Viết kỹ thuật thành thạo Bước 8
Viết kỹ thuật thành thạo Bước 8

Bước 5. Tích hợp đồ họa và đồ dùng trực quan

Nhiều tài liệu viết kỹ thuật có thể được nâng cao với việc sử dụng đồ họa hoặc công cụ hỗ trợ trực quan để thu hút người đọc của bạn và cung cấp một ví dụ trực quan về quy trình. Có thể khó giải thích một quy trình phức tạp bằng lời, và sử dụng hình ảnh minh họa có thể giúp người đọc hiểu rõ hơn về quy trình đó.

Khách hàng của bạn có thể cung cấp các công cụ hỗ trợ trực quan hoặc đồ họa cần được tích hợp vào tài liệu viết kỹ thuật hoặc bạn có thể cần thuê các đồ họa này cho một người vẽ tranh minh họa. Đề xuất các phương tiện hỗ trợ trực quan nếu khách hàng của bạn chưa biết về việc sử dụng chúng. Khoảng trắng được cung cấp bởi đồ họa cũng có thể chia nhỏ các mô tả bằng văn bản và giúp người đọc của bạn có cơ hội tìm hiểu thông tin

Viết kỹ thuật thành thạo Bước 9
Viết kỹ thuật thành thạo Bước 9

Bước 6. Định dạng tài liệu của bạn theo hướng dẫn phong cách của khách hàng

Hầu hết khách hàng sẽ cung cấp một hướng dẫn văn phong nêu rõ những mong đợi của họ đối với tài liệu về ngôn ngữ, ngữ pháp, dấu câu, cú pháp và văn phong. Bạn phải luôn tuân theo các nguyên tắc của khách hàng khi định dạng tài liệu viết kỹ thuật. Tránh gửi các tài liệu không được định dạng đúng hoặc không tuân theo hướng dẫn văn phong của khách hàng. Điều này sẽ có vẻ không chuyên nghiệp và cẩu thả.

Viết kỹ thuật thành thạo Bước 10
Viết kỹ thuật thành thạo Bước 10

Bước 7. Hãy chuẩn bị cho các bản sửa đổi và viết lại

Các tài liệu kỹ thuật viết thường trải qua một số lần sửa đổi và viết lại trước khi chúng được khách hàng coi là cuối cùng. Bạn phải duy trì giao tiếp cởi mở với khách hàng của mình để đảm bảo họ nhận được tài liệu cuối cùng mà họ hài lòng. Tránh thực hiện bất kỳ chỉnh sửa hoặc sửa đổi nào mang tính cá nhân. Bạn đang làm việc cho khách hàng và bạn đang viết cho nhu cầu của khách hàng.

Nhiều người viết kỹ thuật tạo nhiều phiên bản tài liệu để theo dõi bất kỳ bản sửa đổi hoặc điều chỉnh nào. Bạn có thể làm việc trên một số dự án cùng một lúc, đặc biệt nếu bạn là một nhà văn kỹ thuật tự do, vì vậy hãy sắp xếp các tài liệu của bạn để làm cho việc sửa đổi dễ dàng và nhanh chóng

Phần 3/3: Sử dụng các khóa học viết kỹ thuật và tài nguyên chuyên nghiệp

Viết kỹ thuật thành thạo Bước 11
Viết kỹ thuật thành thạo Bước 11

Bước 1. Tham gia một khóa học viết kỹ thuật giáo dục thường xuyên

Cải thiện kỹ năng viết của bạn trong một khóa học liên tục về kỹ thuật viết và hiểu sâu hơn về cách thành thạo kỹ thuật viết. Nhiều khóa học tập trung vào các yếu tố cụ thể của kỹ thuật viết, chẳng hạn như nhận thức của khán giả, tổ chức thông tin, sử dụng công cụ hỗ trợ trực quan và đơn giản hóa ngôn ngữ theo trình độ đọc của khán giả.

Cân nhắc lĩnh vực viết kỹ thuật mà bạn muốn cải thiện và khóa học nào sẽ có lợi nhất để giúp mở rộng bộ kỹ năng của bạn với tư cách là một nhà văn kỹ thuật

Viết kỹ thuật thành thạo Bước 12
Viết kỹ thuật thành thạo Bước 12

Bước 2. Tham dự một hội nghị viết về kỹ thuật

Các hội nghị viết về kỹ thuật có thể là nơi tốt để gặp gỡ các nhà văn khác trong ngành, và tìm một người cố vấn khả dĩ để hướng dẫn bạn trong sự nghiệp của mình. Hãy chuẩn bị kết nối tại các hội nghị này và đừng ngại ngùng với các đồng nghiệp của bạn. Nhiều hội nghị cũng tổ chức các hội thảo và hội thảo để giúp bạn cải thiện kỹ năng viết kỹ thuật hiện có của mình.

Viết kỹ thuật thành thạo Bước 13
Viết kỹ thuật thành thạo Bước 13

Bước 3. Tham gia một hiệp hội viết kỹ thuật chuyên nghiệp

Một hiệp hội viết kỹ thuật chuyên nghiệp, chẳng hạn như Hiệp hội Truyền thông Kỹ thuật (STC), có thể giúp bạn gặp gỡ các chuyên gia khác và cập nhật những phát triển mới nhất trong ngành viết kỹ thuật. Nhiều nhà tuyển dụng cũng coi tư cách thành viên của một hiệp hội nghề nghiệp là tài sản và là dấu hiệu cho thấy bạn có kết nối và thông thạo những phát triển hiện tại trong ngành.

Đề xuất: