Các cách đơn giản để viết báo cáo CNTT (có hình ảnh)

Mục lục:

Các cách đơn giản để viết báo cáo CNTT (có hình ảnh)
Các cách đơn giản để viết báo cáo CNTT (có hình ảnh)

Video: Các cách đơn giản để viết báo cáo CNTT (có hình ảnh)

Video: Các cách đơn giản để viết báo cáo CNTT (có hình ảnh)
Video: 5 mẹo làm bài luận đạt điểm cao 2024, Tháng Ba
Anonim

Cho dù trong môi trường đại học hay ngoài lực lượng lao động, báo cáo công nghệ thông tin (CNTT) mô tả một câu hỏi công nghệ cụ thể và nghiên cứu bạn đã hoàn thành để trả lời câu hỏi đó. Nhờ kết quả nghiên cứu của bạn, bạn sẽ đi đến kết luận cụ thể, sau đó phác thảo các đề xuất về cách thực hiện kết luận của bạn trong lĩnh vực bạn đã nghiên cứu hoặc làm việc. Các báo cáo CNTT được thiết kế để người đọc không nhất thiết phải đọc mọi phần để hiểu lực đẩy của những phát hiện của bạn. Bởi vì điều này, cấu trúc của chúng là công thức và có thể dự đoán được.

Các bước

Phần 1/3: Định dạng báo cáo của bạn

Viết báo cáo CNTT Bước 1
Viết báo cáo CNTT Bước 1

Bước 1. Tạo trang tiêu đề cho báo cáo của bạn

Trang tiêu đề của báo cáo của bạn thường là trang riêng biệt của chính nó, với chính báo cáo theo sau. Ngoài tiêu đề báo cáo của bạn, trang tiêu đề thường bao gồm tên của bạn, ngày tháng và người bạn đang viết báo cáo.

  • Ví dụ: nếu bạn đang đi học, trang tiêu đề của bạn sẽ bao gồm tên của lớp học mà bạn đang viết báo cáo cùng với giáo sư hoặc người hướng dẫn của bạn.
  • Nếu bạn đang viết báo cáo về việc hoàn thành một mức độ cụ thể, trang tiêu đề thường bao gồm ngôn ngữ có hiệu lực đó. Ví dụ: bạn có thể viết "Đã nộp khi đáp ứng các yêu cầu đối với bằng cấp MSIT."
Viết báo cáo CNTT Bước 2
Viết báo cáo CNTT Bước 2

Bước 2. Lập dàn ý cho mỗi phần

Một số tiêu đề cho báo cáo CNTT, bao gồm phần mở đầu, tóm tắt điều hành, tài liệu tham khảo và phụ lục, sẽ giống nhau bất kể chủ đề của báo cáo của bạn là gì. Tuy nhiên, đối với phần chính của báo cáo, các tiêu đề của bạn sẽ phản ánh vấn đề cụ thể mà bạn đã nghiên cứu.

  • Các báo cáo CNTT thường sử dụng hệ thống đánh số thập phân tiêu chuẩn. Các phần chính bắt đầu từ "1.0" và tiếp tục liên tiếp. Các tiểu mục được gắn nhãn "1.1," tiểu mục "1.1.1", v.v.
  • Đảm bảo rằng tất cả các tiêu đề của bạn có cấu trúc nhất quán và song song. Ví dụ: nếu một trong các tiêu đề của bạn là một cụm từ dễ hiểu, chẳng hạn như "Đánh giá Phong cách Quản lý Thông tin", thì phần còn lại của các tiêu đề của bạn phải có cùng cấu trúc.
Viết báo cáo CNTT Bước 3
Viết báo cáo CNTT Bước 3

Bước 3. Định dạng mục lục của bạn

Mục lục của bạn bao gồm từng phần và tiểu phần trong báo cáo của bạn và số trang mà mỗi phần trong số chúng bắt đầu. Mục lục giúp người đọc dễ dàng bỏ qua giữa các phần của bạn.

Hầu hết các chương trình xử lý văn bản đều có một mẫu chức năng cho phép bạn tự động tạo mục lục. Sau đó, mục lục sẽ cập nhật số trang khi bạn soạn thảo hoặc sửa đổi báo cáo của mình

Viết báo cáo CNTT Bước 4
Viết báo cáo CNTT Bước 4

Bước 4. Tạo danh sách tài liệu tham khảo của bạn bằng cách sử dụng phương pháp trích dẫn thích hợp

Nếu bạn định dạng tài liệu tham khảo của mình trước khi bắt đầu soạn thảo báo cáo, bạn có thể đưa chúng vào dễ dàng hơn mà không làm gián đoạn quá trình viết của bạn. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi định dạng nào, bạn có thể kiểm tra chúng ngay bây giờ mà không cảm thấy mất tập trung.

Nếu bạn không thể tìm ra cách định dạng tham chiếu cho một nguồn bất thường, bạn có thể phải dừng viết báo cáo của mình và tra cứu tham chiếu trong hướng dẫn kiểu thích hợp hoặc trực tuyến. Nếu bạn đang viết báo cáo, điều này có thể lấy đi khá nhiều thời gian và sự chú ý của bạn

Mẹo:

Ở giai đoạn này, hãy bao gồm tất cả các tài liệu tham khảo tiềm năng mà bạn đã tìm thấy trong nghiên cứu của mình. Sau khi viết báo cáo, bạn có thể xóa bất kỳ nguồn nào mà bạn đã không sử dụng.

Phần 2/3: Soạn thảo báo cáo của bạn

Viết báo cáo CNTT Bước 5
Viết báo cáo CNTT Bước 5

Bước 1. Bao gồm bảng chú giải thuật ngữ của bất kỳ từ viết tắt hoặc thuật ngữ kỹ thuật nào được sử dụng trong báo cáo của bạn

Liệt kê các từ viết tắt, từ viết tắt và các thuật ngữ kỹ thuật khác mà bạn sử dụng trong báo cáo của mình trên một trang riêng ở đầu báo cáo. Bằng cách này, bạn không phải tốn dung lượng trong báo cáo xác định các thuật ngữ này.

Nếu bạn chưa thực sự viết báo cáo của mình, bạn có thể chưa có một danh sách đầy đủ. Khi bạn bắt đầu chỉnh sửa bài viết của mình, bạn có thể quay lại và thêm các từ mà bạn đã bỏ lỡ

Viết báo cáo CNTT Bước 6
Viết báo cáo CNTT Bước 6

Bước 2. Cung cấp thông tin cơ bản trong phần giới thiệu của bạn

Mục đích của phần giới thiệu là đặt báo cáo của bạn vào ngữ cảnh và giải thích mục đích của nó. Bạn cũng có thể bao gồm một bản tóm tắt về quá trình nghiên cứu và kết quả công việc của bạn.

Phần giới thiệu thường bao gồm một đoạn văn phác thảo cấu trúc báo cáo của bạn. Nói chung, việc đợi và viết đoạn này sau khi bạn đã hoàn thành báo cáo sẽ dễ dàng hơn để đảm bảo tính chính xác của nó

Viết báo cáo CNTT Bước 7
Viết báo cáo CNTT Bước 7

Bước 3. Mô tả thông tin và bằng chứng bạn tìm thấy

Nội dung báo cáo của bạn bao gồm các phần trình bày thông tin của bạn cùng với các ví dụ và bằng chứng từ nghiên cứu của bạn. Tổ chức thông tin này một cách hợp lý, sử dụng các tiêu đề và tiêu đề phụ thích hợp sẽ cho phép người đọc dễ dàng điều hướng báo cáo của bạn.

Trong khi phần lớn văn bản của bạn phải là các đoạn văn đầy đủ, bạn cũng có thể chia nhỏ các mảng văn bản lớn bằng các danh sách được đánh dấu đầu dòng hoặc đánh số nếu thích hợp

Mẹo:

Bao gồm các số liệu và bảng biểu giúp bạn truyền đạt thông tin hiệu quả hơn để người đọc có thể hiểu nhanh kết quả của bạn.

Viết báo cáo CNTT Bước 8
Viết báo cáo CNTT Bước 8

Bước 4. Trình bày các khuyến nghị bạn có dựa trên những phát hiện của bạn

Các đề xuất của bạn sẽ khác nhau dựa trên đối tượng của bạn và lý do bạn viết báo cáo. Nói chung, các đề xuất của bạn cung cấp các gợi ý cụ thể về cách triển khai các kết luận của bạn hoặc áp dụng thông tin bạn đã khám phá qua nghiên cứu của mình.

  • Nếu bạn đang viết trong bối cảnh trường đại học, các đề xuất của bạn có thể bao gồm các câu hỏi bổ sung do phát hiện của bạn đưa ra để nghiên cứu thêm có thể được thực hiện.
  • Nếu bạn đang viết trong môi trường làm việc, các đề xuất của bạn có thể sẽ bao gồm các cách để người sử dụng lao động triển khai các phát hiện của bạn hoặc sửa chữa các vấn đề bạn đã phát hiện qua nghiên cứu của mình.
Viết báo cáo CNTT Bước 9
Viết báo cáo CNTT Bước 9

Bước 5. Thêm các phụ lục với dữ liệu thô hoặc các chi tiết khác nếu cần

Phụ lục bao gồm dữ liệu thô, bản vẽ chi tiết, mã hóa, tính toán và thông tin hỗ trợ khác không phù hợp với báo cáo của bạn. Bạn có thể coi đây là thông tin yêu cầu người đọc phải "tìm hiểu kỹ" báo cáo của bạn.

  • Thông tin trong phụ lục của bạn có thể không được người đọc bình thường quan tâm, đặc biệt nếu bạn đang viết trong môi trường làm việc. Tuy nhiên, đó là thông tin mà các nhà nghiên cứu khác muốn nghiên cứu.
  • Phụ lục thường được đưa ra một số hoặc chữ cái và tiêu đề. Khi bạn thảo luận về thông tin trong văn bản của mình có liên quan đến một phụ lục cụ thể, hãy sử dụng tham chiếu trong ngoặc đơn để chỉ người đọc của bạn đến nó. Ví dụ: bạn có thể viết "Dữ liệu thô được tích lũy về việc sử dụng mạng xã hội được trình bày trong Phụ lục 1."
Viết báo cáo CNTT Bước 10
Viết báo cáo CNTT Bước 10

Bước 6. Tạo tóm tắt điều hành hoặc tóm tắt cuối cùng

Bản tóm tắt điều hành cung cấp ảnh chụp nhanh về báo cáo của bạn cho những độc giả bận rộn, những người chỉ muốn nắm được ý chính của báo cáo mà không cần phải đọc toàn bộ. Bởi vì nó tóm tắt báo cáo của bạn, thường sẽ dễ viết hơn nếu bạn đợi cho đến khi bạn hoàn thành báo cáo của mình.

  • Có thể hữu ích khi ghi lại thông tin bạn muốn đưa vào phần tóm tắt khi viết báo cáo.
  • Đối với một báo cáo ngắn hơn, bản tóm tắt điều hành của bạn thường sẽ chỉ từ 100-200 từ. Dài nhất có thể lên đến một trang. Tuy nhiên, nó không bao giờ được dài hơn một trang.

Phần 3/3: Thực hiện các chỉnh sửa cuối cùng của bạn

Viết báo cáo CNTT Bước 11
Viết báo cáo CNTT Bước 11

Bước 1. Kiểm tra báo cáo của bạn so với các hướng dẫn hoặc nguyên tắc bạn đã được cung cấp

Nếu người hướng dẫn hoặc người sử dụng lao động của bạn có các mục tiêu cụ thể cho báo cáo của bạn, hãy đọc qua báo cáo của bạn và đảm bảo rằng nó đáp ứng tất cả các mục tiêu đó. Nếu có những hướng dẫn cụ thể mà bạn phải làm theo, hãy sử dụng chúng như một danh sách kiểm tra để đảm bảo rằng bạn đã hoàn thành nhiệm vụ của mình.

Nếu một hướng dẫn hoặc hướng dẫn cụ thể được chứng minh là không thể tuân theo, bạn có thể muốn thêm một hoặc hai câu vào báo cáo của mình để xác nhận rằng nó đã không được tuân thủ và giải thích lý do tại sao

Viết báo cáo CNTT Bước 12
Viết báo cáo CNTT Bước 12

Bước 2. Chỉnh sửa báo cáo của bạn để có tính nhất quán và rõ ràng

Báo cáo của bạn phải không có biệt ngữ và các thuật ngữ kỹ thuật cao và dễ hiểu đối với người bình thường. Đọc to báo cáo của bạn để xác định những đoạn khó theo dõi. Nếu bạn thấy mình vấp ngã khi đọc, đó là dấu hiệu cho thấy bạn đã tìm thấy một lĩnh vực có thể sử dụng một số công việc.

Đảm bảo thông tin bạn trình bày trong báo cáo của mình là đầy đủ và chính xác, không có lỗ hổng hoặc giả định nào khiến người đọc thắc mắc về kết luận hoặc khuyến nghị của bạn. Tạo dàn ý từ báo cáo của bạn (đôi khi được gọi là "dàn ý ngược") có thể giúp bạn tìm ra những khoảng trống

Viết báo cáo CNTT Bước 13
Viết báo cáo CNTT Bước 13

Bước 3. Sửa lỗi ngữ pháp và dấu câu

Để lại hiệu đính cho lần sửa đổi cuối cùng hoặc tiếp theo của báo cáo của bạn. Mỗi khi bạn sửa đổi, bạn có khả năng đưa ra các lỗi mới, có nghĩa là bạn sẽ phải đọc lại tất cả.

  • Đọc báo cáo của bạn một cách chậm rãi, tập trung vào từng câu của chính nó. Nó cũng có thể hữu ích để bắt đầu ở cuối và đọc ngược lại từng từ một để phát hiện các lỗi chính tả có thể xảy ra.
  • Chương trình xử lý văn bản của bạn có thể có kiểm tra ngữ pháp và chính tả. Tuy nhiên, đừng dựa vào những điều này một mình, vì chúng thường bỏ sót sai sót. Ví dụ: nếu bạn mắc lỗi chính tả từ đồng âm (giả sử "vẫy" thay vì "từ bỏ"), việc kiểm tra chính tả của bạn sẽ không phát hiện ra lỗi đó vì cả hai đều là từ.
Viết báo cáo CNTT Bước 14
Viết báo cáo CNTT Bước 14

Bước 4. Đưa báo cáo của bạn cho ít nhất một người khác để kiểm tra lỗi

Bởi vì bạn đã viết báo cáo của mình, bạn không nhất thiết phải là người tốt nhất để chỉnh sửa nó. Một đôi mắt tươi mới sẽ nắm bắt được những điều mà bạn có thể bỏ qua nhiều lần.

Bạn nên để ít nhất một người đọc báo cáo của bạn, người không biết gì (hoặc không biết gì) về chủ đề báo cáo của bạn. Họ có thể chỉ ra các thuật ngữ nghệ thuật hoặc các cụm từ khó hiểu có thể đã thoát khỏi sự chú ý của bạn

Mẹo:

Nếu bạn có lời xác nhận trong báo cáo của mình, hãy bao gồm tên của những người đã kiểm tra báo cáo của bạn và đưa ra các đề xuất để cải thiện nó.

Viết báo cáo CNTT Bước 15
Viết báo cáo CNTT Bước 15

Bước 5. Hoàn thiện mục lục, định nghĩa và tài liệu tham khảo của bạn

Khi bạn chỉnh sửa xong, hãy kiểm tra mục lục, định nghĩa và tài liệu tham khảo để đảm bảo rằng chúng vẫn phản ánh đầy đủ báo cáo của bạn. Cập nhật các phần này của báo cáo của bạn để bao gồm bất kỳ bổ sung nào bạn đã thực hiện trong các lần sửa đổi.

  • Kiểm tra kỹ dấu câu và định dạng của các tham chiếu của bạn để đảm bảo rằng nó tuân thủ hướng dẫn văn phong mà bạn phải tuân theo.
  • Nếu bạn đã sử dụng mẫu tạo tự động để tạo mục lục của mình, hãy kiểm tra kỹ số trang và đảm bảo chúng chính xác.
Viết báo cáo CNTT Bước 16
Viết báo cáo CNTT Bước 16

Bước 6. Đọc lại báo cáo của bạn ít nhất một lần nữa trước khi gửi nó

Đặt hiệu đính thành một phần riêng biệt trong quá trình chỉnh sửa của bạn. Bỏ qua nội dung báo cáo của bạn và tập trung vào cơ chế - định dạng, dấu câu và chính tả.

  • Đảm bảo rằng tất cả các tiêu đề và số liệu trong báo cáo của bạn được căn chỉnh và định dạng nhất quán.
  • Đọc ngược báo cáo của bạn, từng từ một, sẽ giúp bạn tập trung vào chính tả của từng từ để sửa lỗi chính tả.
  • Đọc to có thể giúp bạn xác định lỗi dấu câu cũng như những chỗ mà chữ viết của bạn không rõ ràng như nó có thể.

Đề xuất: