Cách viết báo cáo công việc (có hình ảnh)

Mục lục:

Cách viết báo cáo công việc (có hình ảnh)
Cách viết báo cáo công việc (có hình ảnh)

Video: Cách viết báo cáo công việc (có hình ảnh)

Video: Cách viết báo cáo công việc (có hình ảnh)
Video: Ghé Qua - Dick x Tofu x PC [Official Audio] 2024, Tháng Ba
Anonim

Viết báo cáo công việc có thể cảm thấy quá sức, nhưng nó có thể dễ dàng hơn bạn nghĩ. Báo cáo công việc thường được sử dụng để giải thích tiến độ của bạn trong một dự án làm việc hoặc cung cấp kết luận và khuyến nghị của bạn về một vấn đề tại nơi làm việc. Để dễ dàng viết một báo cáo công việc hiệu quả, hãy bắt đầu bằng cách xem xét mục đích, đối tượng, nghiên cứu và thông điệp của bạn. Sau đó, soạn thảo báo cáo của bạn bằng cách sử dụng định dạng điển hình cho các báo cáo kinh doanh. Cuối cùng, bạn có thể sửa đổi báo cáo để làm cho nó có hiệu quả.

Các bước

Phần 1/3: Lập kế hoạch Báo cáo Công việc

Viết báo cáo công việc Bước 1
Viết báo cáo công việc Bước 1

Bước 1. Xác định mục đích và chủ đề của báo cáo của bạn

Trong một số trường hợp, bạn có thể đã được yêu cầu báo cáo. Mục đích hoặc chủ đề của bạn có thể sẽ được đưa vào yêu cầu. Nếu bạn không chắc chắn về mục đích hoặc chủ đề của mình, hãy cân nhắc xem bạn đang gửi thông điệp gì đến khán giả của mình. Bạn cũng có thể nói chuyện với sếp hoặc cấp trên của mình để làm rõ.

Ví dụ: mục đích của bạn có thể là phân tích một vấn đề kinh doanh, giải thích kết quả của một dự án bạn đã thực hiện hoặc cung cấp cho cấp trên của bạn một cái nhìn tổng quan về tiến độ công việc của bạn

Viết báo cáo công việc Bước 2
Viết báo cáo công việc Bước 2

Bước 2. Chọn giọng điệu và ngôn ngữ phù hợp với khán giả của bạn

Cân nhắc những gì khán giả của bạn sẽ biết cũng như mức độ biệt ngữ mà họ sẽ hiểu. Khi viết báo cáo công việc, bạn thường có thể sử dụng nhiều ngôn ngữ chuyên môn và biệt ngữ hơn là khi viết cho công chúng.

  • Ai sẽ đọc báo cáo của bạn? Bao gồm bất kỳ ai có thể sử dụng hợp lý báo cáo trong đối tượng của bạn.
  • Nếu bạn đang viết cho các loại độc giả khác nhau, hãy bao gồm tất cả thông tin cần thiết để người đọc ít hiểu biết nhất của bạn có thể hiểu được. Tuy nhiên, hãy sử dụng các tiêu đề cho mỗi phần để người đọc được thông báo có thể bỏ qua thông tin thừa đối với họ. Bạn cũng có thể bao gồm các phần cho mỗi đối tượng để giải quyết mối quan tâm của họ.
Viết báo cáo công việc Bước 3
Viết báo cáo công việc Bước 3

Bước 3. Thu thập nghiên cứu của bạn và các tài liệu hỗ trợ, nếu có

Bao gồm các tài liệu bạn đã sử dụng để đưa ra kết luận hoặc phát triển các đề xuất của bạn. Bạn sẽ tham khảo những tài liệu này khi chuẩn bị báo cáo, ngoài ra, bạn có thể cần đưa chúng vào phụ lục của báo cáo. Dưới đây là các loại tài liệu bạn có thể bao gồm khi chuẩn bị báo cáo của mình:

  • Thông tin tài chính
  • Biểu đồ
  • Đồ thị
  • Thông tin thống kê
  • Khảo sát
  • Bảng câu hỏi
  • Phỏng vấn các chuyên gia, đồng nghiệp, khách hàng, v.v.
Viết báo cáo công việc Bước 4
Viết báo cáo công việc Bước 4

Bước 4. Xem lại tiến trình của bạn nếu bạn đang viết báo cáo tiến độ

Một báo cáo tiến độ tốt sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan nhanh chóng về công việc bạn đã làm, những gì bạn sắp làm tiếp theo và liệu dự án có đang đi đúng hướng hay không. Tốt nhất bạn nên coi đó là câu trả lời cho những câu hỏi mà mọi người có thể có về dự án của bạn. Dưới đây là những điều cần đưa vào báo cáo của bạn:

  • Phạm vi dự án có thay đổi không?
  • Bạn đã làm những công việc gì kể từ lần báo cáo tiến độ cuối cùng?
  • Bạn sẽ làm những công việc gì tiếp theo?
  • Bạn có đang đi đúng hướng để hoàn thành dự án đúng thời hạn không? Nếu không, tại sao?
  • Bạn đã gặp phải những trở ngại nào, và bạn sẽ vượt qua chúng như thế nào?
  • Bạn có học được bài học nào trong tháng này không?
Viết báo cáo công việc Bước 5
Viết báo cáo công việc Bước 5

Bước 5. Phác thảo thông tin bạn cần đưa vào báo cáo của mình

Ghi lại các ý tưởng của bạn trong một dàn ý rời để giúp định hướng cho bài viết của bạn. Khi bạn lập dàn ý, hãy phát triển các tiêu đề cho báo cáo của mình để giúp bạn sắp xếp những gì bạn cần nói. Đề cương của bạn không cần phải gọn gàng hoặc được phát triển tốt, vì nó chỉ dành cho bạn sử dụng.

  • Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ bắt đầu báo cáo của mình bằng cách giải thích kết quả, kết luận hoặc đề xuất của mình. Sau đó, giải thích cách bạn đi đến điểm này và lý do của bạn, nếu có.
  • Nếu bạn chuẩn bị đưa ra một kết luận hoặc đề xuất gây tranh cãi, hãy giải thích quy trình và lập luận của bạn trước để khán giả có thể hiểu tại sao bạn lại đưa ra ý tưởng này.

Phần 2/3: Soạn thảo báo cáo công việc

Viết báo cáo công việc Bước 13
Viết báo cáo công việc Bước 13

Bước 1. Sử dụng trang bìa hoặc trang tiêu đề

Trang tiêu đề của bạn phải cung cấp tên báo cáo của bạn, sau đó là ngày bạn gửi báo cáo trên một dòng riêng. Trên dòng thứ ba, liệt kê tên của tất cả các tác giả. Sau đó, viết tên tổ chức của bạn trên dòng thứ tư.

  • Trong một số trường hợp, bạn cũng có thể gửi kèm thư xin việc để giải thích lý do tại sao bạn viết báo cáo, nó bao gồm những gì và bạn nghĩ cần phải làm gì tiếp theo. Điều này thường xảy ra hơn đối với các báo cáo mất nhiều thời gian chuẩn bị hoặc yêu cầu giải thích thêm trước khi người đọc tự xem báo cáo.
  • Đối với báo cáo tiến độ, hãy liệt kê tên, tên dự án, ngày tháng và thời gian báo cáo của bạn trên trang tiêu đề. Đặt mỗi mục trên một dòng riêng biệt. Bạn có thể gắn nhãn mỗi dòng với “tên”, “tên dự án”, “ngày tháng” và “thời gian báo cáo” hoặc bạn có thể chỉ cần liệt kê thông tin.
  • Hỏi sếp của bạn xem có đề xuất cụ thể nào cho việc định dạng báo cáo công việc của bạn hay không. Chúng là tài nguyên tốt nhất để chuẩn bị báo cáo của bạn.
Viết báo cáo công việc Bước 14
Viết báo cáo công việc Bước 14

Bước 2. Cung cấp một bản tóm tắt điều hành chi tiết các thông tin chính

Bao gồm kết luận, lý do và khuyến nghị của bạn. Điều này cho phép ai đó hiểu những điểm chính trong báo cáo của bạn mà không cần đọc toàn bộ bài báo. Bạn không cần phải viết giải thích chi tiết, nhưng người đọc nên hiểu nội dung của báo cáo. Bản tóm tắt điều hành của bạn phải dài từ 0,5 đến 1 trang.

  • Bạn không cần phải tóm tắt toàn bộ báo cáo. Chỉ tập trung vào những ý tưởng quan trọng nhất trong báo cáo, chẳng hạn như các đề xuất hoặc kết luận chính mà bạn đang trình bày.
  • Nếu bạn đang viết báo cáo tiến độ, bạn có thể bỏ qua phần này.
Viết báo cáo công việc Bước 15
Viết báo cáo công việc Bước 15

Bước 3. Bao gồm một mục lục liệt kê những gì có trong báo cáo của bạn

Liệt kê các tiêu đề phần trong mục lục, cũng như số trang nơi phần đó bắt đầu. Điều này cho phép người đọc của bạn dễ dàng điều hướng báo cáo của bạn và tìm thấy thông tin họ cần.

  • Sử dụng tiêu đề và tiêu đề cho mỗi phần để báo cáo của bạn dễ đọc.
  • Nếu bạn đang viết báo cáo tiến độ, bạn thường không cần phải bao gồm mục lục, trừ khi sếp của bạn muốn bạn làm như vậy. Tuy nhiên, hãy bao gồm tiêu đề và tiêu đề cho mỗi phần để giúp bạn điều hướng báo cáo dễ dàng hơn.
Viết báo cáo công việc Bước 16
Viết báo cáo công việc Bước 16

Bước 4. Viết phần giới thiệu để cung cấp một cái nhìn tổng quan về báo cáo

Cho người đọc biết điều gì đã thúc đẩy bạn viết báo cáo công việc này. Tóm tắt bối cảnh xung quanh báo cáo và giải thích mục đích của bạn. Xem trước các câu hỏi bạn sẽ trả lời hoặc vấn đề bạn sẽ giải quyết. Cung cấp phạm vi báo cáo của bạn, cũng như bản đồ lộ trình về nội dung của báo cáo.

  • Phần giới thiệu của bạn không cần dài. Hãy trực tiếp và cụ thể để người đọc hiểu được bối cảnh và mục đích mà không cần giải thích dài dòng.
  • Viết 2-4 đoạn văn cho phần giới thiệu của bạn.
  • Đối với một báo cáo tiến độ, phần giới thiệu của bạn chỉ nên dài 1-2 đoạn. Nó sẽ tóm tắt dự án của bạn và những gì bạn hy vọng đạt được. Bạn cũng có thể xem trước công việc bạn đã hoàn thành và những gì bạn định làm tiếp theo.
Viết báo cáo công việc Bước 17
Viết báo cáo công việc Bước 17

Bước 5. Giải thích kết quả hoặc kết luận mà bạn đang trình bày

Cung cấp tổng quan cơ bản về nghiên cứu hoặc đánh giá bạn đã hoàn thành liên quan đến dự án này. Sau đó, thảo luận và diễn giải các phát hiện của bạn và cách chúng liên quan trở lại chủ đề báo cáo của bạn.

  • Trong hầu hết các trường hợp, phần này sẽ bao gồm một đoạn giới thiệu và danh sách các kết luận mà bạn đã đạt được.
  • Đây là kết luận có thể giống như sau: “1. Dân số của chúng tôi đang già đi, dẫn đến nhiều rủi ro về sức khỏe hơn trong nhóm khách hàng của chúng tôi”.
  • Nếu bạn đang viết báo cáo tiến độ, bạn sẽ không có bất kỳ kết quả hoặc kết luận nào để trình bày. Thay vào đó, hãy liệt kê những thành tích hoặc nhiệm vụ đã hoàn thành của bạn trong phần sau phần giới thiệu của bạn. Bạn cũng có thể cung cấp một đoạn văn ngắn 2-4 câu trong phần này. Tuy nhiên, một danh sách thường là đủ. Bạn có thể liệt kê “Đã huy động 200 đô la để trả cho lều lễ hội”, “Đã ký hợp đồng với Kế hoạch bên của bạn để quản lý kế hoạch tổ chức lễ hội” và “Đã khảo sát 1500 cư dân để thu thập ý kiến của cộng đồng.”
Viết báo cáo công việc Bước 18
Viết báo cáo công việc Bước 18

Bước 6. Đưa ra các khuyến nghị của bạn để tiến lên phía trước

Các đề xuất của bạn nên giải thích những gì sẽ xảy ra trong tương lai. Giải thích các giải pháp của bạn sẽ giải quyết vấn đề gì và chúng liên quan đến kết luận của bạn như thế nào. Sau khi viết lời giải thích, hãy cung cấp các đề xuất của bạn trong một danh sách được đánh số, bắt đầu mỗi đề xuất bằng một động từ. Liệt kê các đề xuất của bạn từ quan trọng nhất đến ít quan trọng nhất.

  • Ví dụ, bạn có thể viết, “1. Đào tạo tất cả nhân viên để thực hiện hô hấp nhân tạo”.
  • Nếu bạn đang viết báo cáo tiến độ, thay vào đó, bạn sẽ liệt kê các nhiệm vụ hoặc mục tiêu tiếp theo mà bạn dự định hoàn thành trong giai đoạn làm việc sắp tới của mình. Ví dụ: bạn có thể liệt kê “Tìm nhà cung cấp cho lễ hội”, “Phê duyệt thiết kế lễ hội” và “Đặt hàng áp phích quảng cáo”.
Viết báo cáo công việc Bước 19
Viết báo cáo công việc Bước 19

Bước 7. Thảo luận về quy trình và lý do của bạn để đi đến kết luận của bạn

Giải thích cách bạn tiếp cận chủ đề, vấn đề hoặc vấn đề. Xem xét các phát hiện của bạn, sau đó giải thích cách chúng dẫn đến các đề xuất của bạn. Tách cuộc thảo luận của bạn thành các phần khác nhau với các tiêu đề cho người đọc biết những gì được bao gồm trong phần đó.

  • Điều này bao gồm một cuộc thảo luận dài hơn về nghiên cứu và đánh giá của bạn.
  • Phần này phải dài nhất trong báo cáo của bạn.
  • Nếu bạn đang viết báo cáo tiến độ, bạn có thể bỏ qua phần này. Thay vào đó, hãy bao gồm một phần về những trở ngại bạn phải đối mặt khi làm việc trong dự án, cũng như cách bạn vượt qua chúng. Bạn có thể viết, “Nhiều cư dân đã không trả lại bản khảo sát vì nó không bao gồm cước phí trả trước. Trong tương lai, chúng tôi sẽ bao gồm bưu phí cho các cuộc khảo sát của chúng tôi hoặc cung cấp cho cư dân tùy chọn thực hiện khảo sát kỹ thuật số của họ."
Viết báo cáo công việc Bước 20
Viết báo cáo công việc Bước 20

Bước 8. Liệt kê bất kỳ tài liệu tham khảo nào bạn đã sử dụng để chuẩn bị báo cáo của mình

Tài liệu tham khảo có thể bao gồm các bài báo, tin bài, phỏng vấn, khảo sát, bảng câu hỏi, kết quả thống kê và các thông tin liên quan khác. Trích dẫn những tài liệu tham khảo này ở cuối báo cáo của bạn, gắn nhãn trang là “Tài liệu tham khảo”.

  • Trừ khi có hướng dẫn khác, hãy sử dụng định dạng APA cho các báo cáo kinh doanh.
  • Bạn có thể bỏ qua phần này nếu đang chuẩn bị báo cáo tiến độ.
Viết báo cáo công việc Bước 21
Viết báo cáo công việc Bước 21

Bước 9. Cung cấp phụ lục cho các tài liệu như khảo sát, bảng câu hỏi hoặc email

Không phải báo cáo công việc nào cũng cần phụ lục. Tuy nhiên, bạn có thể bao gồm chúng nếu bạn muốn cung cấp cho người đọc những tài liệu mà bạn đã tham khảo hoặc thông tin bổ sung có thể giúp họ hiểu rõ hơn về chủ đề hoặc những phát hiện của bạn. Dán nhãn mỗi phụ lục bằng một chữ cái riêng biệt.

  • Ví dụ: bạn có thể có “Phụ lục A”, “Phụ lục B” và “Phụ lục C”.
  • Nếu bạn đang viết báo cáo tiến độ, bạn không cần phải bao gồm phần này.
Viết báo cáo công việc Bước 12
Viết báo cáo công việc Bước 12

Bước 10. Bao gồm một kết luận ngắn tóm tắt những phát hiện hoặc tiến trình của bạn

Bạn có thể không cần bao gồm một phần kết luận, nhưng việc viết ra một phần kết luận có thể cung cấp một bản tóm tắt tốt đẹp về những nỗ lực của bạn. Giữ phần kết luận của bạn trong 3-4 câu tóm tắt thông tin bạn đã trình bày trong báo cáo của mình.

Bạn có thể viết, “Dự án lập kế hoạch tổ chức lễ hội nghệ thuật đang được tiến hành để hoàn thành đúng tiến độ. Chúng tôi đã hoàn thành 90% hoạt động lập kế hoạch trước của mình và hiện đang chuyển sự chú ý sang việc mua nguyên vật liệu. Dự án không có trở ngại nào nổi bật, nhưng chúng tôi sẽ giải quyết bất kỳ trở ngại nào phát sinh trong tương lai”

Phần 3/3: Làm cho Báo cáo của Bạn Hiệu quả

Viết báo cáo công việc Bước 6
Viết báo cáo công việc Bước 6

Bước 1. Sử dụng các tiêu đề rõ ràng để giúp khán giả của bạn điều hướng báo cáo

Tạo các tiêu đề trực tiếp và đi thẳng vào vấn đề. Người đọc nên biết chính xác báo cáo của bạn bao gồm những gì.

  • Các tiêu đề của bạn có thể bao gồm: Giới thiệu, Nhiệm vụ đã hoàn thành, Mục tiêu cho Quý tiếp theo, Những trở ngại và giải pháp, và Kết luận.
  • Điều chỉnh các tiêu đề của bạn để phù hợp với thông tin trong báo cáo của bạn.
  • Đối với báo cáo tiến độ, khán giả của bạn có thể sẽ là người giám sát, nhóm hoặc khách hàng của bạn.
Viết báo cáo công việc Bước 22
Viết báo cáo công việc Bước 22

Bước 2. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, trực tiếp để truyền đạt ý tưởng của bạn

Một báo cáo công việc không cần phải bao gồm những từ lớn và những câu sáng tạo. Bạn chỉ cần truyền tải quan điểm của mình đến người đọc. Diễn đạt ý tưởng của bạn bằng những từ đơn giản nhất có thể, đi đúng vào trọng tâm.

Bạn sẽ viết, "Doanh thu tăng 50% trong quý thứ tư", thay vì "Doanh thu tăng vọt 50% để tạo ra thu nhập quý thứ tư xuất sắc."

Viết báo cáo công việc Bước 23
Viết báo cáo công việc Bước 23

Bước 3. Sử dụng cách viết ngắn gọn để giữ cho báo cáo của bạn càng ngắn gọn càng tốt

Viết nhiều hơn mức cần thiết lãng phí cả thời gian của bạn và thời gian của người đọc. Cắt lông tơ và đi thẳng vào vấn đề của bạn.

  • Hãy nhớ rằng một số báo cáo công việc có thể dài, vì chúng có thể bao gồm nhiều thông tin. Tuy nhiên, bài viết của bạn vẫn nên súc tích.
  • Có thể viết, "Doanh số bán hàng đã tăng trong quý trước sau khi nhân viên bán hàng thực hiện tính năng gọi điện lạnh", thay vì "Chúng tôi đã thấy doanh thu tăng theo cấp số nhân trong quý bán hàng vừa qua khi những người bán hàng tài năng, tận tâm của chúng tôi bắt đầu gọi điện cho khách hàng tiềm năng yêu cầu họ mua nhiều sản phẩm hơn."
Viết báo cáo công việc Bước 24
Viết báo cáo công việc Bước 24

Bước 4. Diễn đạt ý tưởng của bạn bằng cách sử dụng ngôn ngữ khách quan và không cảm tính

Bám sát sự kiện và để người đọc đưa ra kết luận dựa trên cái nhìn khách quan về đối tượng. Mặc dù bạn có thể đưa ra khuyến nghị về cách tiếp tục một vấn đề, nhưng đừng cố gắng khơi gợi cảm xúc của người đọc để thuyết phục họ. Cho phép người đọc hình thành ý tưởng và nhận định của riêng họ dựa trên cái nhìn khách quan về sự kiện.

Thay vì viết, "Nhân viên sa sút tinh thần xuống thấp, khiến văn phòng giống như một cỗ máy vô hồn", bạn có thể viết, "Những nhân viên có năng suất lao động được đánh giá thấp hơn những người khác cho biết họ cảm thấy chán nản."

Viết báo cáo công việc Bước 25
Viết báo cáo công việc Bước 25

Bước 5. Tránh sử dụng tiếng lóng, cũng như từ "Tôi" trong hầu hết các báo cáo

Có thể thích hợp sử dụng "Tôi" trong báo cáo tiến độ, nếu bạn đang viết về một dự án mà bạn đang thực hiện một mình. Nếu không, đừng sử dụng từ "Tôi" hoặc bất kỳ từ lóng nào trong báo cáo công việc của bạn. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng "you" khi bạn đang hướng một câu về phía người đọc mục tiêu của mình.

Giữ ngôn ngữ của bạn chuyên nghiệp trong suốt báo cáo của bạn

Viết báo cáo công việc Bước 26
Viết báo cáo công việc Bước 26

Bước 6. Đọc lại báo cáo của bạn để đảm bảo rằng nó không có lỗi

Lỗi ngữ pháp và chính tả sẽ làm mất đi tính chuyên nghiệp trong báo cáo công việc của bạn. Điều cần thiết là bạn phải đọc qua báo cáo để đảm bảo rằng bạn không mắc lỗi chính tả, diễn đạt kém hoặc các từ được sử dụng không chính xác. Tốt nhất bạn nên đọc lại báo cáo của mình ít nhất hai lần.

  • Nếu bạn có thể, hãy nhờ người khác đọc lại báo cáo của bạn giúp bạn, vì rất khó để phát hiện ra tất cả những sai lầm của chính bạn.
  • Nếu thời gian cho phép, hãy dành báo cáo của bạn ít nhất 24 giờ trước khi bạn đọc lại nó.

Lời khuyên

  • Sau khi bạn viết báo cáo công việc đầu tiên của mình, bạn có thể sử dụng nó làm mẫu cho các báo cáo sau này.
  • Nơi làm việc của bạn có thể có một mẫu báo cáo công việc. Nói chuyện với người giám sát của bạn để xem liệu bạn có thể sử dụng một mẫu cho báo cáo của mình hay không.
  • Nếu bạn có thể, hãy căn cứ vào định dạng báo cáo của bạn trên một báo cáo công việc hiện có từ doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn. Kiểm tra các tệp tại văn phòng của bạn hoặc yêu cầu đồng nghiệp hoặc người giám sát của bạn cho một bản sao của một báo cáo hiện có.

Đề xuất: