Cách viết báo cáo tóm tắt (có hình ảnh)

Mục lục:

Cách viết báo cáo tóm tắt (có hình ảnh)
Cách viết báo cáo tóm tắt (có hình ảnh)

Video: Cách viết báo cáo tóm tắt (có hình ảnh)

Video: Cách viết báo cáo tóm tắt (có hình ảnh)
Video: Bí quyết thành công : Hướng dẫn công thức đơn giản cho một bài phát biểu hay | Deep Thinking 2024, Tháng Ba
Anonim

Báo cáo tóm tắt phác thảo một vấn đề cụ thể và bối cảnh của nó, thường dành cho một quan chức chính phủ hoặc nhà hoạch định chính sách khác. Những người ra quyết định này phải lựa chọn khó khăn về nhiều chủ đề khác nhau mỗi ngày và họ không có thời gian để nghiên cứu sâu từng chủ đề. Báo cáo tóm tắt giúp đưa một vấn đề duy nhất khiến ai đó chú ý và điền vào các chi tiết chính mà họ cần biết. Sau đó, nó đề xuất các giải pháp và đề xuất các cải tiến. Biết cách viết báo cáo tóm tắt là một kỹ năng hữu ích cho sinh viên, các chuyên gia kinh doanh, chính trị gia và các nhà hoạt động cộng đồng. Một bài báo tóm tắt thuyết phục phải ngắn gọn, được tổ chức tốt và bao gồm các sự kiện và giải pháp quan trọng và phù hợp nhất.

Các bước

Phần 1/4: Lập bản đồ và thiết lập giấy của bạn

Bước 1. Xác định phạm vi của bài báo

Phạm vi bao gồm cả chiều sâu và chiều rộng của bài báo. Bạn sẽ đi sâu vào bao nhiêu chi tiết? Bạn sẽ bao gồm bao nhiêu chủ đề khác nhau? Điều này sẽ thay đổi dựa trên lượng thông tin bạn có thể tìm thấy cũng như lượng thông tin bạn cần đưa vào để hỗ trợ các yêu cầu của mình.

Xác định phạm vi của bài báo cáo là quan trọng vì nó sẽ cho phép người đọc biết chính xác thông tin nào được đề cập và thông tin nào không

Viết báo cáo tóm tắt Bước 1
Viết báo cáo tóm tắt Bước 1

Bước 2. Biết khán giả của bạn

Trước khi bạn bắt đầu viết báo cáo tóm tắt của mình, điều quan trọng là phải xem xét ai sẽ đọc nó. Điều này sẽ thúc đẩy các lựa chọn bạn thực hiện trong suốt tài liệu. Trước khi bắt đầu, hãy nghĩ về những câu hỏi sau và nếu bạn không biết câu trả lời, hãy thử tìm hiểu:

  • Ai sẽ đọc bài báo này? Các quan chức chính phủ? Giám đốc điều hành doanh nghiệp? Các nhà báo? Một số kết hợp của những?
  • Khán giả đã biết bao nhiêu về vấn đề này? Họ có biết gì không? Khán giả cần biết điều gì?
  • Đối tượng có thẩm quyền nào đối với vấn đề này? Anh ấy / cô ấy / họ có khả năng thực hiện những thay đổi nào?
Viết báo cáo tóm tắt Bước 2
Viết báo cáo tóm tắt Bước 2

Bước 3. Lập kế hoạch cho các điểm chính

Trước khi bắt đầu viết báo cáo tóm tắt của mình, bạn nên vạch ra những điểm chính mà bạn muốn thực hiện, kể cả trong đầu hoặc trong dàn bài.

Vì một báo cáo tóm tắt thường chỉ dài một hoặc hai trang, nên nó cần phải được cô đọng. Các nhà hoạch định chính sách rất bận rộn và vấn đề của bạn không phải là vấn đề duy nhất của họ. Không có chỗ cho những thông tin không cần thiết hoặc những lời giải thích dài dòng. Quyết định trước những điểm chính của bạn để viết một bài báo tóm tắt ngắn gọn

Viết báo cáo tóm tắt Bước 3
Viết báo cáo tóm tắt Bước 3

Bước 4. Cân nhắc sử dụng một mẫu

Mặc dù việc định dạng báo cáo tóm tắt không quá phức tạp, nhưng bạn có thể tiết kiệm thời gian cho mình bằng cách tải xuống một trong nhiều mẫu trực tuyến miễn phí để tạo báo cáo tóm tắt trong MS Word.

Một mẫu có thể giúp bạn sắp xếp các suy nghĩ của mình và viết một bài báo tóm tắt nhanh chóng hơn

Viết báo cáo tóm tắt Bước 4
Viết báo cáo tóm tắt Bước 4

Bước 5. Tạo tên, ngày tháng và các dòng chủ đề

Nếu bạn không sử dụng mẫu, bạn sẽ cần bắt đầu thiết lập bài báo của mình bằng cách tạo tên, ngày tháng và các dòng chủ đề.

  • Tên tương ứng với người mà báo cáo tóm tắt được đề cập đến.
  • Ngày tương ứng với ngày mà bài báo được nộp.
  • Dòng chủ đề nên mô tả bằng một vài từ chủ đề chính của bài báo tóm tắt, chẳng hạn như "Sự phổ biến của bắt nạt ở Học khu North County." Điều này cho phép người đọc biết, thậm chí không cần đọc lướt qua tài liệu, vấn đề sẽ được giải quyết.
Viết báo cáo tóm tắt Bước 5
Viết báo cáo tóm tắt Bước 5

Bước 6. Xem xét một phần tóm tắt

Một số bài báo tóm tắt bao gồm phần tóm tắt ở đầu bài báo, tóm tắt toàn bộ bài báo trong một vài gạch đầu dòng. Quyết định xem bạn có muốn làm điều này hay không và nếu có, hãy dành không gian cho phần này.

  • Đối với một độc giả rất bận rộn, bản tóm tắt cung cấp trước các điểm chính, do đó cho phép đọc lướt qua phần còn lại của tài liệu.
  • Một bài báo tóm tắt được trau chuốt kỹ lưỡng thường đủ ngắn gọn để phần này là không cần thiết. Tuy nhiên, đối với những vấn đề cần hành động ngay lập tức, đây có thể là một cách để làm nổi bật tính cấp thiết của bài báo bằng cách chỉ rõ thời hạn trong bản tóm tắt.
  • Bản tóm tắt không được nhiều hơn ba đến bốn gạch đầu dòng.

Phần 2/4: Mô tả vấn đề

Viết báo cáo tóm tắt Bước 6
Viết báo cáo tóm tắt Bước 6

Bước 1. Tạo một phần mở đầu tóm tắt vấn đề

Phần tiếp theo của bài báo phải mô tả vấn đề hoặc vấn đề một cách chi tiết. Bắt đầu bằng phần mở đầu ngắn gọn, thường được gắn nhãn "vấn đề" hoặc "mục đích" mô tả trong một hoặc hai câu về vấn đề chính mà bài báo tập trung vào và / hoặc lý do tại sao bạn gửi bài báo này.

Ví dụ: bạn có thể viết đại loại như: "Các vụ bạo lực liên quan đến bắt nạt đang gia tăng trong các trường học trong Khu học chánh North County. Các chính sách kỷ luật hiện tại có thể không phù hợp để giải quyết vấn đề này."

Viết báo cáo tóm tắt Bước 7
Viết báo cáo tóm tắt Bước 7

Bước 2. Phác thảo các sự kiện / nền tảng chính

Phần tiếp theo, được gắn nhãn "cân nhắc" hoặc "cơ sở" nên cung cấp một số thông tin chi tiết về trạng thái của vấn đề hoặc vấn đề, tập trung vào sự phát triển gần đây và / hoặc trạng thái hiện tại của tình huống.

  • Phần này nên bao gồm các thông tin cần thiết để người đọc đưa ra quyết định về vấn đề này. Thông tin không cần thiết cho mục đích này, dù thú vị đến đâu cũng nên được loại trừ.
  • Nếu bạn chưa có, hãy nghiên cứu trước khi viết phần này. Bạn muốn thông tin trong phần chính xác, cụ thể và cập nhật nhất có thể.
  • Khi cần thiết, hãy dịch thông tin cho khán giả của bạn để làm cho phần này rõ ràng và đơn giản. Tránh biệt ngữ, ngôn ngữ kỹ thuật hoặc thông tin không được khán giả quan tâm.
  • Sử dụng số liệu thống kê và dữ liệu khi thích hợp, nhưng giải thích mọi thứ theo các thuật ngữ mà khán giả của bạn sẽ có thể hiểu nhanh chóng và dễ dàng.
Viết báo cáo tóm tắt Bước 8
Viết báo cáo tóm tắt Bước 8

Bước 3. Giữ kín ý kiến của bạn

Quan điểm của bạn về tình huống này và / hoặc những gì nên làm với nó sẽ không xuất hiện trong phần này. Giữ nó đúng thực tế.

Tuy nhiên, bạn có thể chọn thảo luận về ưu và nhược điểm của các hành động được đề xuất hoặc hiện tại khác nhau, nêu bật điểm mạnh và điểm yếu của mỗi hành động

Phần 3/4: Đưa ra kết luận và khuyến nghị

Viết báo cáo tóm tắt Bước 9
Viết báo cáo tóm tắt Bước 9

Bước 1. Làm cho nó phù hợp

Báo cáo tóm tắt của bạn nên kết thúc với các phần có nhãn "kết luận" và / hoặc "khuyến nghị" hoặc "các bước tiếp theo". Kết thúc này sẽ làm rõ lý do tại sao vấn đề này nên được người đọc của bạn coi là quan trọng.

  • Cố gắng liên kết vấn đề trực tiếp với lợi ích bản thân của người đọc để làm cho bài báo của bạn thuyết phục hơn.
  • Ví dụ: bạn có thể nói điều gì đó như: "Các vụ việc liên quan đến bắt nạt đang khiến phụ huynh phải cân nhắc lựa chọn trường tư thục. Chúng có liên quan đến điểm thi và tỷ lệ tốt nghiệp thấp hơn, khiến trường học của chúng tôi có vẻ kém hiệu quả hơn trong mắt cộng đồng. Chúng làm giảm điểm của khu học chánh của chúng tôi cơ hội để bổ sung tài trợ với các khoản tài trợ của liên bang và tư nhân."
Viết báo cáo tóm tắt Bước 10
Viết báo cáo tóm tắt Bước 10

Bước 2. Đề xuất giải pháp

Nhiều báo cáo tóm tắt sẽ đưa ra một giải pháp được đề xuất cho vấn đề đã được mô tả, liên kết vấn đề với một sự thay đổi chính sách nhằm cải thiện tình hình.

  • Một số bài báo tóm tắt sẽ phác thảo (các) giải pháp được đề xuất trong một phần có nhãn "khuyến nghị", nhưng một số người viết thích "các bước tiếp theo", tin rằng điều này có cảm giác nhẹ nhàng hơn, ít tự phụ hoặc hung hăng. Hãy nhớ rằng người đọc sẽ là người đưa ra quyết định cuối cùng về vấn đề này chứ không phải bạn.
  • Phần này không cần phải được "cân bằng" như phần nền tảng / cân nhắc. Đây có thể là nơi để bạn bày tỏ quan điểm của mình về những việc nên làm.
  • Tuy nhiên, cần lưu ý rằng bạn không cần phải xác nhận một giải pháp cụ thể. Bạn cũng có thể chỉ ra một số tùy chọn với ưu và nhược điểm của chúng, và chỉ cần thúc giục người đọc xem xét những lựa chọn này và thực hiện một số hành động để giải quyết vấn đề. Bạn không nhất thiết phải chỉ định hành động nào sẽ thích hợp nhất.
Viết báo cáo tóm tắt Bước 11
Viết báo cáo tóm tắt Bước 11

Bước 3. Sử dụng các dữ kiện để chứng minh cho lập luận của bạn

Các đề xuất của bạn trong phần cuối cùng này nên theo dòng logic từ thông tin được trình bày trong các phần trước. Sử dụng các dữ kiện bạn đã trình bày để chỉ ra lý do tại sao giải pháp bạn đang đề xuất là một giải pháp tốt.

Đảm bảo rằng bất kỳ giải pháp nào bạn đề xuất đều rõ ràng và liên quan trực tiếp đến vấn đề như bạn đã vạch ra. Ví dụ: hãy tưởng tượng bạn đã nêu bật việc thiếu các chương trình phòng chống bắt nạt trong phần trước của mình. Ở đây, sẽ có ý nghĩa nếu đề xuất một chương trình như vậy, và có lẽ chỉ ra hiệu quả của chúng ở các trường khác. Nếu các chương trình phòng ngừa chưa được đưa ra, một giải pháp như thế này có thể cảm thấy như nó không xuất hiện

Phần 4/4: Chỉnh sửa giấy

Viết báo cáo tóm tắt Bước 12
Viết báo cáo tóm tắt Bước 12

Bước 1. Cắt nó xuống

Một báo cáo tóm tắt chỉ nên dài khoảng hai trang. Nếu sau khi hoàn thành, tờ giấy dài hơn mức này, lần chuyển đầu tiên của bạn cho mục đích chỉnh sửa nên tìm chỗ để cắt bớt.

  • Tìm kiếm thông tin lạc đề hoặc ít quan trọng hơn và xóa tài liệu đó, đặc biệt nếu nó không liên quan đến (các) giải pháp bạn cung cấp.
  • Đồng thời, hãy đảm bảo rằng không thiếu những thông tin quan trọng cần thiết để làm cho lập luận của bạn trở nên rõ ràng và thuyết phục. Bạn có thể cần hoán đổi một phần thông tin này cho một phần khác.
  • Cố gắng đặt mình vào vị trí của một chính trị gia hoặc quan chức khi bạn chỉnh sửa. Hãy nghĩ xem những cá nhân này nhận được bao nhiêu phần thông tin mỗi ngày. Đừng góp phần vào vấn đề. Hãy là một phần của giải pháp bằng cách cung cấp thông tin cần thiết để đưa ra quyết định - không hơn không kém.
Viết báo cáo tóm tắt Bước 13
Viết báo cáo tóm tắt Bước 13

Bước 2. Loại bỏ ngôn ngữ kỹ thuật

Khi bạn chỉnh sửa, hãy để ý đến ngôn ngữ kỹ thuật hoặc biệt ngữ có thể khiến bài báo của bạn khó tiếp cận hơn. Ngay cả khi bạn cố gắng tránh điều này khi viết bài, có thể một số ngôn ngữ khó hiểu đã xâm nhập vào tài liệu.

  • Đặc biệt nếu bạn là một chuyên gia về chủ đề bạn đang viết, bạn rất dễ quên, ít nhất là trong giây lát, ngôn ngữ mà bạn thường dùng hàng ngày có thể khó hiểu đối với người khác.
  • Hãy nhớ rằng không phải lúc nào cũng rõ ràng ngay lập tức tại sao điều gì đó lại quan trọng đối với những người chưa quen thuộc với một chủ đề. Các nhà hoạch định chính sách thường không thể là chuyên gia về mọi chủ đề mà họ phải đưa ra quyết định.
Viết báo cáo tóm tắt Bước 14
Viết báo cáo tóm tắt Bước 14

Bước 3. Đảm bảo rằng cấu trúc là logic

Đảm bảo rằng các dữ kiện chính bạn đã đưa vào vấn đề một cách hợp lý, như bạn đã tóm tắt nó. Hãy chắc chắn rằng bất kỳ giải pháp nào bạn đề xuất cũng giải quyết những vấn đề quan trọng đó.

Viết báo cáo tóm tắt Bước 15
Viết báo cáo tóm tắt Bước 15

Bước 4. Đọc kỹ lại

Sau khi xử lý độ dài và dòng chảy của tờ giấy, hãy xem xét nó một cách cẩn thận hơn để đảm bảo rằng nó không có tất cả các lỗi.

Người đọc của bạn có thể ít coi trọng một bài báo có lỗi chính tả, văn phong hoặc ngữ pháp. Bạn có thể gây hại nhiều hơn lợi bằng cách gửi một bài báo như vậy, vì nó có thể làm mất uy tín quan điểm của bạn

Báo cáo tóm tắt mẫu

Image
Image

Tóm tắt mẫu về cuộc xâm lược của người ngoài hành tinh

Hỗ trợ wikiHow và mở khóa tất cả các mẫu.

Image
Image

Tóm tắt dịch cúm mẫu

Hỗ trợ wikiHow và mở khóa tất cả các mẫu.

Image
Image

Tóm tắt quy tắc trang phục mẫu

Hỗ trợ wikiHow và mở khóa tất cả các mẫu.

Video - Bằng cách sử dụng dịch vụ này, một số thông tin có thể được chia sẻ với YouTube

Lời khuyên

  • Hãy nhớ rằng mặc dù bài báo của bạn có thể được gửi cho một người nào đó, nhưng những người khác cũng có thể đọc nó - nhân viên, đồng nghiệp và thậm chí cả giới truyền thông. Đây là một lý do chính đáng để giữ cho bài viết của bạn dễ tiếp cận nhất có thể, ngay cả khi người đọc dự định của bạn có một số kiến thức về chủ đề này.
  • Xem lại các bài báo tóm tắt được viết bởi các nhà lãnh đạo nổi tiếng và các giáo sư thành đạt để học hỏi từ cách tiếp cận thuyết phục của họ.

Đề xuất: