4 cách để cải thiện giao tiếp bằng văn bản

Mục lục:

4 cách để cải thiện giao tiếp bằng văn bản
4 cách để cải thiện giao tiếp bằng văn bản

Video: 4 cách để cải thiện giao tiếp bằng văn bản

Video: 4 cách để cải thiện giao tiếp bằng văn bản
Video: Hướng dẫn thiết kế Slide đẹp với Powerpoint // Một vài cách làm hay 2024, Tháng Ba
Anonim

Cải thiện khả năng giao tiếp bằng văn bản của bạn là một mục tiêu quan trọng bất kể nghề nghiệp hay giai đoạn của cuộc đời bạn. Học cách chọn từ phù hợp, xây dựng đoạn văn có cấu trúc chính xác, tránh các lỗi ngữ pháp phổ biến và viết ngắn gọn sẽ giúp bạn trở thành một nhà văn giỏi hơn và truyền đạt hiệu quả ý tưởng của mình đến nhiều đối tượng.

Các bước

Phương pháp 1/4: Viết đúng từ

Cải thiện giao tiếp bằng văn bản Bước 1
Cải thiện giao tiếp bằng văn bản Bước 1

Bước 1. Tính đến khán giả của bạn

Điều quan trọng là chọn những từ phù hợp tùy thuộc vào đối tượng của bạn. Ví dụ, bạn nên sử dụng ngôn ngữ trang trọng khi gửi email cho sếp hoặc soạn thảo thư xin việc. Lưu ngôn ngữ thân mật của bạn, chẳng hạn như bắt đầu email bằng “Này” cho bạn bè thân thiết và gia đình.

Cải thiện giao tiếp bằng văn bản Bước 2
Cải thiện giao tiếp bằng văn bản Bước 2

Bước 2. Giải thích các khái niệm, thuật ngữ và dữ liệu không quen thuộc khi cần thiết

Chọn từ phù hợp cũng có nghĩa là giải thích chúng cho khán giả, những người có thể không quen với các từ hoặc cụm từ cụ thể.

  • Ví dụ: nếu bạn đang viết về một công nghệ mới, bạn có thể cần giải thích các thuật ngữ kỹ thuật xuất hiện trong báo cáo hoặc email của bạn vì khán giả của bạn có thể chưa từng gặp chúng trong quá khứ.
  • Tuy nhiên, trong các trường hợp khác, khán giả của bạn có thể quen thuộc với các thuật ngữ kỹ thuật nên bạn không cần phải giải thích chúng.
Cải thiện giao tiếp bằng văn bản Bước 3
Cải thiện giao tiếp bằng văn bản Bước 3

Bước 3. Biết định nghĩa của từ bạn đang sử dụng

Một trong những sai lầm phổ biến nhất trong giao tiếp bằng văn bản là sử dụng sai một từ cụ thể. Thông thường, bạn có thể nghĩ một từ có nghĩa là một thứ, nhưng thực tế nó có nghĩa hoàn toàn khác.

  • Ví dụ, bạn có thể viết rằng người Mỹ bản địa không phải là một nền văn hóa đơn điệu, trong khi trên thực tế, ý bạn là người Mỹ bản địa không phải là một nền văn hóa đồng nhất.
  • Hãy tự hỏi bản thân, "Tôi có chắc mình biết định nghĩa của từ này không?"
  • Sử dụng từ điển để tra định nghĩa là những từ mà bạn không chắc về nghĩa của nó.
Cải thiện giao tiếp bằng văn bản Bước 4
Cải thiện giao tiếp bằng văn bản Bước 4

Bước 4. Cẩn thận với những hàm ý không mong muốn

Đôi khi bạn sẽ viết một câu mà không nhận ra rằng sự lựa chọn từ ngữ của bạn đang mang một ý nghĩa không mong muốn. Ví dụ: bạn có thể viết, “Tôi đã xem xét nơi riêng tư của cậu bé”, trong khi thực tế bạn có nghĩa là “Tôi đã xem xét nơi ẩn náu của cậu bé”.

Cải thiện giao tiếp bằng văn bản Bước 6
Cải thiện giao tiếp bằng văn bản Bước 6

Bước 5. Tránh xa những lời nói sáo rỗng

Một câu nói sáo rỗng là một cụm từ đã được sử dụng quá mức đến mức làm mất đi tác dụng hoặc ý nghĩa ban đầu của nó. Nên tránh những cách diễn đạt sáo mòn và thường rập khuôn này nếu bạn đang muốn cải thiện kỹ năng giao tiếp bằng văn bản của mình. Thay vì viết “trong thời đại ngày nay”, hãy thử viết “hôm nay” hoặc “hiện tại”. Thay vì viết, "chết như đinh đóng cửa", chỉ cần viết, "chết."

Cải thiện giao tiếp bằng văn bản Bước 7
Cải thiện giao tiếp bằng văn bản Bước 7

Bước 6. Chọn từ và cấu trúc phù hợp cho từng dạng viết cụ thể

Điều quan trọng là phải hiểu rằng các loại giao tiếp bằng văn bản khác nhau có các yêu cầu khác nhau. Ví dụ, một email có các yêu cầu khác với một báo cáo của công ty. Tương tự, một lá thư gửi cho công ty bảo hiểm sẽ được viết khác với một bộ hướng dẫn dành cho nhân viên.

  • Sử dụng giọng điệu chuyên nghiệp khi viết thư thương mại và email trang trọng.
  • Bạn có thể sử dụng ngôn ngữ thân mật khi soạn thảo thư hoặc email cho bạn bè.

Phương pháp 2/4: Xây dựng đoạn văn có cấu trúc

Cải thiện giao tiếp bằng văn bản Bước 8
Cải thiện giao tiếp bằng văn bản Bước 8

Bước 1. Bắt đầu mỗi đoạn văn bằng một câu chủ đề

Câu chủ đề nêu ý chính của đoạn văn. Nó giúp người đọc của bạn nhận ra chủ đề của đoạn văn và những gì họ có thể mong đợi được đọc trong đoạn văn. Mặc dù những người viết chuyên sâu có thể không giới thiệu chủ đề của đoạn văn cho đến giữa hoặc cuối đoạn văn, nhưng một ý kiến hay đối với những người đang phát triển kỹ năng viết của mình là đưa câu chủ đề vào đầu đoạn văn.

Ví dụ: nếu bạn đang viết một đoạn văn về các giống chó khác nhau, bạn có thể bắt đầu bằng một câu chủ đề chẳng hạn như, "Có hai trăm giống chó khác nhau."

Cải thiện giao tiếp bằng văn bản Bước 9
Cải thiện giao tiếp bằng văn bản Bước 9

Bước 2. Sử dụng các câu thân để phát triển chủ đề của đoạn văn

Khi bạn đã giới thiệu nội dung của một đoạn văn với một câu chủ đề, hãy sử dụng 2 đến 3 câu tiếp theo để mô tả, phân tích và so sánh dữ liệu, sự kiện hoặc trích dẫn khi chúng liên quan đến chủ đề của đoạn văn của bạn.

Câu thân là nơi bạn sẽ bao gồm và phân tích bất kỳ bằng chứng nào bạn trình bày trong đoạn văn của mình hoặc cung cấp thông tin chi tiết về một sự kiện, con người hoặc tình huống

Cải thiện giao tiếp bằng văn bản Bước 10
Cải thiện giao tiếp bằng văn bản Bước 10

Bước 3. Kết thúc bằng một câu kết luận

Sau khi bạn đã giới thiệu phạm vi hoặc lập luận của đoạn văn trong một câu chủ đề và phân tích hoặc trình bày dữ liệu và bằng chứng trong các câu thân bài, hãy kết luận bằng một câu kết luận. Đây là nơi bạn tóm tắt các ý tưởng và điểm chính của mình trước khi chuyển sang phần tiếp theo của bài báo hoặc bài báo bạn đang soạn.

Phương pháp 3 trên 4: Tránh những sai lầm ngữ pháp phổ biến

Cải thiện giao tiếp bằng văn bản Bước 11
Cải thiện giao tiếp bằng văn bản Bước 11

Bước 1. Sử dụng dấu nháy đơn để thể hiện sự sở hữu

Một trong những lỗi ngữ pháp phổ biến nhất là sử dụng dấu nháy đơn không đúng cách. Hãy nhớ rằng dấu nháy đơn thể hiện quyền sở hữu hoặc quyền sở hữu.

  • Ví dụ, nếu bạn đang nói về chiếc tivi mà chồng bạn sở hữu, bạn không nên viết “tivi của chồng tôi”. Bạn nên viết “truyền hình của chồng tôi”.
  • Nếu một danh từ không kết thúc bằng s, hãy thêm ‘s vào cuối danh từ. Ví dụ: nếu bạn đang nói về bàn chân của một con chó, hãy viết, “bàn chân của con chó”.
  • Nếu danh từ là số nhiều và đã kết thúc bằng s, chỉ cần thêm dấu nháy đơn. Ví dụ: nếu bạn đang nói về bàn chân của hai con chó, hãy viết, "bàn chân của những con chó".
Cải thiện giao tiếp bằng văn bản Bước 12
Cải thiện giao tiếp bằng văn bản Bước 12

Bước 2. Tuân theo quy tắc viết hoa

Các danh từ riêng và các từ được hình thành từ chúng phải luôn được viết hoa. Bạn phải luôn viết hoa tên, quốc gia, thành phố, tiểu bang, quốc tịch, ngôn ngữ, tổ chức giáo dục, bằng cấp, cơ quan chính phủ, đảng phái chính trị và thương mại hoặc tên thương hiệu.

Bạn cũng nên viết hoa từ đầu tiên của câu cũng như từ đầu tiên của câu trích dẫn

Cải thiện giao tiếp bằng văn bản Bước 13
Cải thiện giao tiếp bằng văn bản Bước 13

Bước 3. Để ý các câu rời rạc

Một lỗi ngữ pháp phổ biến là sử dụng các câu không hoàn chỉnh, còn được gọi là các đoạn câu. Mỗi câu được ngắt câu phải là một ý hoàn chỉnh và có thể tự đứng thành một câu.

Bước 4. Sử dụng nhất quán cùng một thì động từ

Tránh chuyển đổi giữa các thì trong một câu hoặc đoạn văn. Nói chung, bạn nên sử dụng cùng một thì nhất quán trong suốt một bài viết.

  • Ví dụ, đừng nói, "Trời đang mưa và mây đen." Thay vào đó, hãy thử, "Trời đang mưa và mây đen" hoặc "Trời mưa và mây đen."
  • Các trường hợp ngoại lệ xảy ra! Ví dụ: nếu bạn đang viết một bài báo ở thì hiện tại, bạn có thể chuyển sang thì quá khứ cho một đoạn hồi tưởng hoặc một giai thoại.

Phương pháp 4/4: Viết ngắn gọn

Cải thiện giao tiếp bằng văn bản Bước 14
Cải thiện giao tiếp bằng văn bản Bước 14

Bước 1. Tránh dùng từ

Viết ngắn gọn có nghĩa là bạn phải truyền tải thông điệp của mình bằng một số từ cần thiết. Loại bỏ bất kỳ từ thừa hoặc không cần thiết nào làm phức tạp thông điệp của bạn. Ví dụ: đừng viết, "Tôi đang gửi email liên quan đến vấn đề trong báo cáo gần đây nhất của bạn." Thay vào đó, hãy thử viết, "Tôi đang gửi email về báo cáo cuối cùng của bạn."

Hãy thử thay thế “bất kể thực tế là như thế nào” bằng “mặc dù” đơn giản. Nếu bạn cảm thấy thôi thúc phải viết “do thực tế là như vậy”, hãy thử viết “bởi vì”

Cải thiện giao tiếp bằng văn bản Bước 15
Cải thiện giao tiếp bằng văn bản Bước 15

Bước 2. Không sử dụng các cặp từ thừa

Nên tránh kết hợp các cặp từ có nghĩa tương tự nhau. Làm như vậy chỉ làm lộn xộn câu và không truyền tải được thông điệp của bạn. Ví dụ về các cặp dư thừa bao gồm khủng hoảng đột ngột, từng cá nhân, kế hoạch tương lai và lịch sử quá khứ. Đừng viết, "Sự thật của vụ án đã rõ ràng." Thay vào đó, hãy thử viết, "Sự thật của vụ án đã rõ ràng."

Cải thiện giao tiếp bằng văn bản Bước 16
Cải thiện giao tiếp bằng văn bản Bước 16

Bước 3. Loại bỏ những từ vô nghĩa

Bạn không nên sử dụng những từ không bổ sung ý nghĩa hoặc không liên quan đến câu. Những từ như rõ ràng, về cơ bản, rất, thực sự và rõ ràng nên được loại bỏ khỏi giao tiếp bằng văn bản hiệu quả. Ví dụ, bạn không nên viết, "Thực ra, Amanda đã nhìn vào con voi khi nó đang đi tiểu." Thay vào đó, hãy viết, “Amanda đã nhìn con voi khi nó đang đi tiểu.”

Những từ như “thực sự” có thể được sử dụng để biểu thị sự tương phản

Cải thiện giao tiếp bằng văn bản Bước 17
Cải thiện giao tiếp bằng văn bản Bước 17

Bước 4. Thay thế một từ duy nhất cho một cụm từ

Thông thường, bạn có thể loại bỏ toàn bộ cụm từ bằng cách thay thế nó bằng một từ duy nhất. Ví dụ: các cụm từ như “trong trường hợp đó” và “trong trường hợp xảy ra” có thể được thay thế bằng từ “nếu”.

Đề xuất: