Cách đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp

Mục lục:

Cách đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp
Cách đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp

Video: Cách đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp

Video: Cách đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp
Video: Quy trình 7 bước lập kế hoạch kinh doanh 2022 | Mr. Tony Dzung 2024, Tháng Ba
Anonim

Các điều khoản và điều kiện và chính sách bảo mật là những văn bản pháp lý quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải có. Các điều khoản và điều kiện nêu rõ từng quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp và khách hàng. Chính sách quyền riêng tư mô tả cách doanh nghiệp duy trì và sử dụng thông tin cá nhân của khách hàng. Bạn có thể tìm thấy các nguồn trên internet để giúp bạn soạn thảo các điều khoản và điều kiện của riêng mình và chính sách bảo mật cho phù hợp với tình huống cụ thể của bạn, nhưng bạn nên luôn tham khảo ý kiến của luật sư doanh nghiệp nhỏ trước khi hoàn thiện các văn bản pháp lý quan trọng này.

Các bước

Phần 1/4: Chuẩn bị soạn thảo các điều khoản và điều kiện của bạn

Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 1
Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 1

Bước 1. Hiểu các điều khoản và điều kiện

Điều khoản và điều kiện (T & C) đặt nền tảng cho các tương tác của khách hàng với doanh nghiệp của bạn và xác định cách doanh nghiệp của bạn sẽ tương tác với khách hàng. Họ trình bày các thủ tục và quy trình của bạn, giới hạn trách nhiệm pháp lý của bạn và đưa ra các thỏa thuận mà bạn và khách hàng đã đồng ý ràng buộc. Bạn có thể coi chúng như một hợp đồng giữa doanh nghiệp của bạn và khách hàng của bạn. Chúng sẽ chi phối các quyền và trách nhiệm của bạn với tư cách là một doanh nghiệp cũng như quyền và trách nhiệm của khách hàng của bạn là gì.

Bạn thường có thể tìm thấy Điều khoản và Điều kiện “bản soạn sẵn” mà bạn có thể sử dụng làm kim chỉ nam để tạo cho riêng mình

Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 2
Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 2

Bước 2. Tìm hiểu các lĩnh vực cơ bản mà T & C giải quyết

Thông tin chính xác được cung cấp trong T&C của bạn sẽ tùy thuộc vào loại hình kinh doanh mà bạn có. Tuy nhiên, có một số lĩnh vực cơ bản mà hầu hết tất cả các T&C cần giải quyết:

  • Sản phẩm và dịch vụ.
  • Giá cả và thanh toán.
  • Đảm bảo và bảo hành.
  • Bản quyền và nhãn hiệu.
  • Chấm dứt dịch vụ.
  • Luật điều chỉnh, Bạn nên bao gồm một điều khoản nêu rõ luật điều chỉnh các điều khoản và điều kiện của bạn (tức là luật tiểu bang của riêng bạn).
  • Các thay đổi trong thỏa thuận. Bạn sẽ muốn bao gồm một điều khoản nêu rõ rằng bạn có thể sửa đổi các điều khoản và điều kiện bất cứ lúc nào.
Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 3
Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 3

Bước 3. Lập danh sách các điều khoản và điều kiện mà doanh nghiệp của bạn cần

Sau khi xem xét các loại điều khoản và điều kiện, sẽ trở nên rõ ràng cái nào áp dụng cho tình huống cụ thể của bạn và cái nào không. Viết ra những cái bạn nên đưa vào tài liệu của riêng bạn.

  • Hầu hết mọi công ty sẽ muốn bao gồm bản quyền, các thay đổi trong thỏa thuận và các quy định pháp luật điều chỉnh.
  • Tất cả các công ty bán sản phẩm sẽ cần phải bao gồm điều khoản trả lại, hoàn lại tiền và tổn thất.
  • Bất kỳ công ty nào cung cấp dịch vụ phải bao gồm việc chấm dứt cung cấp dịch vụ.
  • Nếu bạn liên kết đến các trang web khác, bạn chắc chắn muốn bao gồm một liên kết đến các trang web cung cấp.
  • Nếu bạn cho phép nhận xét trên trang web của mình, bạn nên bao gồm một điều khoản giới hạn trách nhiệm pháp lý của bạn đối với những điều như vu khống.
Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 4
Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 4

Bước 4. Xác định và xem xét các điều khoản và điều kiện chung

Bạn có thể bắt đầu bằng cách tìm các điều khoản và mẫu điều kiện chung trên internet. Bạn thậm chí có thể tìm thấy chúng phù hợp với các quốc gia cụ thể, như Vương quốc Anh. Tham khảo danh sách ban đầu của bạn, tìm các mệnh đề bạn cần từ các mẫu. Bạn có thể muốn in ra các mẫu để có thể khoanh tròn những gì phù hợp với tình huống của mình và đánh dấu những gì không phù hợp. Dán chúng vào một tài liệu máy tính cũng có thể hoạt động tốt.

Hãy lưu ý rằng mọi doanh nghiệp đều khác nhau. Chính vì lý do này mà khi sử dụng một mẫu chung, bạn luôn đọc kỹ nó để xem xét khía cạnh nào áp dụng và không áp dụng cho doanh nghiệp của mình. Không bao giờ sử dụng một mẫu chung chung mà không đọc kỹ

Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 5
Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 5

Bước 5. Tìm và xem xét các điều khoản và điều kiện mẫu từ các công ty tương tự

Sau khi xem qua một mẫu chung, hãy xem các điều khoản và điều kiện của một công ty tương tự như công ty của bạn. Ví dụ: nếu bạn bán sản phẩm trực tuyến, bạn có thể xem các điều khoản và điều kiện của nhà bán lẻ trực tuyến. Nếu doanh nghiệp của bạn cung cấp dịch vụ (ví dụ: lắp đặt máy sưởi và máy điều hòa không khí), hãy truy cập trang web của một công ty thiết bị sưởi và điều hòa không khí có uy tín để xem các điều khoản và điều kiện của công ty đó. Bạn có thể muốn in ra các điều khoản và điều kiện để có thể khoanh tròn những gì có liên quan đến tình huống của bạn và đánh dấu những gì không.

Phần 2/4: Soạn thảo Điều khoản & Điều kiện của bạn

Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 6
Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 6

Bước 1. Tham khảo mẫu của bạn

Khi bạn đã xem xét nhu cầu của công ty và thực hiện tất cả các nghiên cứu của mình, bạn đã sẵn sàng soạn thảo các điều khoản và điều kiện của riêng mình. Đề cập đến các điều khoản và điều kiện bạn đã thu thập, chọn và chọn một số câu hoặc toàn bộ đoạn văn nhất định áp dụng cho công ty của bạn. Nếu bạn tìm thấy một mẫu hoạt động chính xác, hãy sử dụng toàn bộ mẫu đó. Trong tình huống đó, bạn có thể theo dõi mẫu của mình và chuẩn bị các điều khoản và điều kiện chỉ từ tài liệu đó.

  • Các mẫu từ các công ty tương tự như của bạn sẽ hoạt động tốt nhất.
  • Sử dụng các mẫu của bạn, bạn sẽ có thể xem qua tất cả các lĩnh vực T & C chính đã được liệt kê trước đó (như sản phẩm và dịch vụ) và sử dụng thông tin có liên quan mà bạn đã xác định trong mẫu để tạo T & C của riêng bạn.
Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 7
Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 7

Bước 2. Xác định những sản phẩm và / hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp của bạn sẽ cung cấp cho khách hàng

Bắt đầu với các sản phẩm và dịch vụ, hãy đảm bảo xác định bất kỳ thuật ngữ nào có thể gây nhầm lẫn, chẳng hạn như việc sử dụng “hàng hóa” để chỉ các sản phẩm hoặc dịch vụ thực tế được thực hiện. Ngoài ra, bạn nên bao gồm thông tin về cách các chính sách của bạn liên quan đến các sản phẩm và dịch vụ đó sẽ được truyền đạt đến khách hàng.

  • Ví dụ: “Chính sách hoàn trả của chúng tôi cho Sản phẩm X có sẵn trên trang web của chúng tôi và cũng được in trên tất cả các hóa đơn và bảng sao kê.”
  • Điều chỉnh bất kỳ thông tin nào từ các mẫu cho các sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp bạn.
Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 8
Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 8

Bước 3. Nêu các điều khoản và điều kiện liên quan đến việc định giá và thanh toán

Bạn nên có một phần nêu rõ bạn chấp nhận loại thanh toán nào, khi nào đến hạn thanh toán và điều gì sẽ xảy ra nếu không nhận được thanh toán đúng hạn hoặc đúng số tiền. Bạn cũng nên bao gồm thông tin về những gì giá có và không bao gồm (ví dụ: giá đã bao gồm thuế và phí hay chưa). Mọi thông tin về khả năng tăng giá phải được đưa vào đây.

  • Phần này cũng bao gồm thông tin về trả lại, hoàn lại tiền và tổn thất. Nếu bạn chấp nhận trả hàng, bạn sẽ muốn thông báo cho khách hàng về chính sách trả hàng của mình (ví dụ: 30 ngày sau khi mua hàng). Nếu bạn hoàn lại tiền, bạn nên cho khách hàng biết các điều khoản.
  • Bạn cũng có thể muốn bao gồm một tuyên bố từ chối trách nhiệm về tổn thất. Tuyên bố từ chối trách nhiệm là một tuyên bố thông báo cho khách hàng rằng bạn không phải chịu trách nhiệm đối với một số loại tổn thất. Ví dụ: bạn có thể bao gồm tuyên bố từ chối trách nhiệm cho biết bạn không chịu trách nhiệm về các sản phẩm bị hỏng khi vận chuyển trở lại.
Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 9
Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 9

Bước 4. Làm rõ các bảo đảm và bảo đảm

Thiết lập các điều khoản của bất kỳ bảo đảm hoặc bảo đảm nào, bao gồm thời gian hiệu lực của chúng và những điều kiện nào sẽ làm mất hiệu lực của chúng.

Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 10
Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 10

Bước 5. Cung cấp thông báo bản quyền

Để bảo vệ tác phẩm gốc của mình, bạn nên cung cấp thông báo bản quyền. Thông báo bản quyền chỉ đơn giản là cho thế giới biết rằng tác phẩm của bạn là nguyên bản và được bảo vệ theo luật bản quyền. Thông báo bản quyền phải có: từ “bản quyền” và “c” trong một vòng tròn (©) cũng như ngày xuất bản và tên của tác giả và / hoặc chủ sở hữu bản quyền. <Nếu bạn có bất kỳ nhãn hiệu nào, bạn cũng sẽ muốn ghi chú những điều đó trên trang web của mình.

Nếu doanh nghiệp của bạn liên quan đến một trang web hoặc phương tiện truyền thông xã hội nơi khách hàng có thể đăng, bạn cũng nên phân biệt đâu là tài sản trí tuệ của mình và đâu là tài sản trí tuệ của khách hàng, nếu có

Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 11
Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 11

Bước 6. Cung cấp thông tin về cách chấm dứt mối quan hệ

Bạn nên bao gồm thông tin về cách khách hàng có thể chấm dứt mối quan hệ với doanh nghiệp của bạn. Điều này có thể bao gồm cách đóng hoặc hủy tài khoản, cũng như cách chấm dứt bất kỳ dịch vụ nào bạn đang cung cấp cho khách hàng.

Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 12
Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 12

Bước 7. Giới hạn trách nhiệm pháp lý của bạn

Các doanh nghiệp có thể chịu trách nhiệm pháp lý về nhiều thứ trừ khi T&C của họ có các ngôn ngữ cụ thể giới hạn trách nhiệm pháp lý. Ví dụ, nếu bạn sở hữu một phòng tập thể dục, bạn sẽ muốn giới hạn trách nhiệm pháp lý của mình bằng cách nói rằng bạn không chịu trách nhiệm về những người tự gây thương tích về tài sản của mình. Bao gồm tuyên bố từ chối trách nhiệm chỉ rõ những gì bạn sẽ không phải chịu trách nhiệm.

  • Một ví dụ khác, nếu doanh nghiệp của bạn có trang web hoặc phương tiện truyền thông xã hội, bạn sẽ muốn có tuyên bố từ chối trách nhiệm giải thích rằng bạn không chịu trách nhiệm về tính chính xác của các nhận xét do bên thứ ba đưa ra. Nó cũng có thể nói rằng bạn không xác nhận những nhận xét đó.
  • Một loại trách nhiệm phổ biến khác là đối với hành vi trộm cắp thông tin cá nhân. Nếu bạn không giữ an toàn cho thông tin của khách hàng, bạn có thể phải chịu trách nhiệm về những tổn thất mà họ phải chịu do hành vi trộm cắp đó. Tuy nhiên, bạn có thể bao gồm tuyên bố từ chối trách nhiệm từ chối trách nhiệm về hành vi trộm cắp thông tin nếu khách hàng không sử dụng mật khẩu an toàn.
  • Mặc dù tuyên bố từ chối trách nhiệm của bạn sẽ không hoàn toàn bảo vệ bạn khỏi khiếu nại của một bên bị thương, nhưng nó có thể giảm thiểu thiệt hại cho bạn.
Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 13
Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 13

Bước 8. Sử dụng dịch vụ của một luật sư để xem xét công việc của bạn

Một luật sư chuyên về hợp đồng có thể đảm bảo các điều khoản và điều kiện của bạn bao gồm mọi thứ bạn cần để bảo vệ bản thân và doanh nghiệp của mình. Người đó cũng có thể đảm bảo tài liệu của bạn tuân thủ luật hợp đồng hiện hành. Bạn có thể đọc thêm về luật hợp đồng trực tuyến.

Phần 3/4: Tìm hiểu Yêu cầu Pháp lý đối với Chính sách Bảo mật

Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 14
Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 14

Bước 1. Xác định xem bạn có cần một chính sách bảo mật hay không

Nếu bạn thu thập thông tin cá nhân từ khách hàng, cho dù thông qua các giao dịch hoặc thông qua họ truy cập vào một trang web hoặc trang truyền thông xã hội, bạn nên có chính sách bảo mật. Chính sách là lời hứa của bạn với người dùng về cách bạn sẽ thu thập, sử dụng, chia sẻ và bảo vệ dữ liệu của họ. Ủy ban Thương mại Liên bang (FTC) điều chỉnh các mối quan tâm về quyền riêng tư ở Hoa Kỳ. Cơ quan này thảo luận về tầm quan trọng của quyền riêng tư và các chính sách trên trang web của FTC. Cơ quan Quản lý Doanh nghiệp Nhỏ (SBA) cũng công nhận tầm quan trọng của các chính sách bảo mật và quyền riêng tư trên trang web SBA.

Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 15
Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 15

Bước 2. Hiểu các loại điều khoản trong chính sách bảo mật

Chính sách quyền riêng tư bao gồm một số điều khoản khác nhau. Chúng bao gồm nhưng không giới hạn ở các loại điều khoản sau:

  • Bạn thu thập thông tin gì. Bạn có thể thu thập địa chỉ email hoặc thông tin nhạy cảm hơn như số điện thoại, địa chỉ, số thẻ tín dụng hoặc số an sinh xã hội.
  • Cách bạn sử dụng thông tin bạn thu thập. Bạn có thể sử dụng thông tin này để giao tiếp tốt hơn với khách hàng hoặc mang đến cho họ những sản phẩm mới.
  • Nếu bạn tiết lộ thông tin cho người khác, và cho ai. Ví dụ: nếu bạn sử dụng một công ty vận chuyển mà bạn cung cấp thông tin khách hàng, bạn sẽ cần đưa thông tin này vào chính sách bảo mật của mình.
  • Bạn có thể thay đổi chính sách theo quyết định của mình. Bảo lưu quyền sửa đổi chính sách của riêng bạn là quan trọng.
  • Ghi nhật ký cung cấp dữ liệu. Điều khoản như vậy cho người dùng biết thông tin nhất định được ghi trên trình duyệt họ đang sử dụng và máy chủ bạn đang sử dụng.
  • Mệnh đề cookie. Các trang web thường lưu trữ cookie trên máy tính và loại điều khoản này thông báo cho người dùng như vậy.
  • Thông tin liên hệ dành cho những người dùng có câu hỏi hoặc thắc mắc về quyền riêng tư. Bạn nên cung cấp cho người dùng cách liên hệ với bạn nếu họ có bất kỳ câu hỏi nào về chính sách của bạn.
  • Các điều khoản nếu bạn phục vụ người dưới 13 tuổi. Nếu trang web của bạn phục vụ những người dưới 13 tuổi, bạn cần tìm hiểu các quy tắc bảo mật dành riêng cho trẻ em. Bạn có thể truy cập trang web của Ủy ban Thương mại Liên bang để đọc các quy tắc này.
  • Quy định cho các công ty chăm sóc sức khỏe. Nếu công ty của bạn cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe cho công chúng, bạn có thể được yêu cầu phải có chính sách về quyền riêng tư của Đạo luật về trách nhiệm giải trình và cung cấp bảo hiểm y tế (HIPAA). Bạn có thể tìm hiểu về các quy tắc liên quan đến chính sách bảo mật của HIPAA bằng cách xem xét trang web của Bộ Y tế và Dịch vụ Nhân sinh.
Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 16
Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 16

Bước 3. Đảm bảo rằng bạn không hứa nhiều hơn những gì bạn có thể thực hiện

Một lỗi phổ biến trong các chính sách bảo mật là nói điều gì đó chẳng hạn như "Chúng tôi không chia sẻ thông tin cá nhân của bạn với bất kỳ bên thứ ba nào." Rất tiếc, do bản chất của các giao dịch bán hàng và hoạt động trực tuyến, về cơ bản không có cách nào để tránh một số chia sẻ thông tin này. Ví dụ: ngân hàng xử lý thanh toán bằng thẻ tín dụng của khách hàng phải có ít nhất một số thông tin của khách hàng. Đưa ra những tuyên bố như vậy có thể khiến bạn gặp rắc rối, đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải được luật sư xem xét chính sách bảo mật của bạn.

Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 17
Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 17

Bước 4. Tìm và xem xét các chính sách bảo mật mẫu từ các nguồn có uy tín

Nhập “chính sách bảo mật” vào bất kỳ công cụ tìm kiếm nào để xem các chính sách bảo mật từ các công ty khác nhau. Chính sách bảo mật của Yahoo chỉ là một ví dụ điển hình. Bạn cũng có thể tham khảo các trang web khác, chẳng hạn như Better Business Bureau hoặc Small Business Association, để biết các mẫu..

Phần 4/4: Soạn thảo Chính sách Bảo mật

Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 18
Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 18

Bước 1. Soạn thảo chính sách bảo mật của riêng bạn bằng cách sử dụng các mẫu như hướng dẫn

Có thể dễ dàng nhất để in ra các chính sách hoặc cắt và dán chúng vào tài liệu máy tính. Khi bạn xem xét các chính sách bảo mật khác, hãy ghi chú lại những gì áp dụng và không áp dụng cho trường hợp của bạn. Bỏ bất cứ thứ gì rõ ràng là không áp dụng được. Giữ trong bất cứ điều gì áp dụng cho tình huống của bạn. Sửa đổi những điều phù hợp nhưng cần điều chỉnh để phù hợp hơn với tình huống của bạn. Sau khi bạn đã xem xét và đánh dấu các mẫu, hãy sử dụng ghi chú của bạn và mẫu để soạn thảo chính sách bảo mật của riêng bạn.

  • Các điều khoản thảo luận về thông tin bạn thu thập và cách bạn sử dụng và tiết lộ thông tin đó phải nằm trong thỏa thuận của bạn.
  • Một điều khoản nêu rõ bạn có thể thay đổi chính sách phải có trong thỏa thuận của bạn.
  • Một điều khoản mà thông tin nhất định được ghi trên các trình duyệt và máy chủ phải nằm trong thỏa thuận của bạn (tức là cung cấp dữ liệu nhật ký).
  • Một điều khoản nói rằng bạn có thể lưu trữ cookie trên máy tính của họ, cũng nên được bao gồm.
Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 19
Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 19

Bước 2. Nêu chính sách

Bạn phải giải thích rõ ràng cách bạn thu thập, quản lý và sử dụng thông tin cá nhân của khách hàng. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn sử dụng internet để xử lý thanh toán (hầu hết các doanh nghiệp đều làm) hoặc nếu bạn sử dụng khảo sát và các công cụ tiếp thị khác để thu thập thông tin khách hàng.

  • Nếu bạn đang viết chính sách bảo mật bao gồm trang web và / hoặc phương tiện truyền thông xã hội của mình, bạn cũng nên giải thích những điều như chính sách cookie (cách trang web của bạn lưu trữ dữ liệu duyệt web của khách hàng) và cách bạn chia sẻ thông tin khách hàng với những người khác.
  • Nếu doanh nghiệp của bạn đã từng thu thập thông tin từ trẻ em dưới 13 tuổi, bạn cũng cần đảm bảo rằng bạn tuân thủ COPPA (Đạo luật bảo vệ quyền riêng tư của trẻ em trên mạng). Trang web của FTC đưa ra một số đề xuất hữu ích về việc tuân thủ quy tắc này.
Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 20
Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 20

Bước 3. Đưa ra sự lựa chọn cho khách hàng

Một chính sách bảo mật tốt sẽ cho phép khách hàng thực hiện một số lựa chọn về những gì doanh nghiệp của bạn thực hiện với dữ liệu của họ. Ví dụ: bạn có thể đưa ra một tùy chọn để khách hàng chọn không tham gia các liên lạc trong tương lai; ở Hoa Kỳ, CAN-SPAM ACT yêu cầu truyền thông trực tuyến phải có tính năng chọn không tham gia hoặc hủy đăng ký.

  • Cung cấp quyền truy cập vào dữ liệu này. Khách hàng của bạn sẽ có thể xem lại dữ liệu bạn đã thu thập, thay đổi hoặc sửa bất kỳ lỗi nào và yêu cầu bạn xóa dữ liệu vì bất kỳ lý do gì.
  • Cung cấp một cách để gửi một mối quan tâm hoặc khiếu nại. Bạn nên nói rõ ràng và dễ dàng để khách hàng liên hệ với bạn nếu họ có bất kỳ mối quan tâm hoặc khiếu nại nào về dữ liệu của họ.
Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 21
Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 21

Bước 4. Bảo mật dữ liệu

Cung cấp tuyên bố rõ ràng, chính xác về cách bạn thu thập và bảo mật dữ liệu của khách hàng. Trong một số trường hợp, bạn thậm chí có thể không biết tất cả dữ liệu của khách hàng được thu thập như thế nào, đặc biệt nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng các công cụ như ứng dụng dành cho thiết bị di động và bộ nhớ đám mây. FTC khuyên bạn nên trao đổi với luật sư chuyên về luật trực tuyến hoặc chuyên gia công nghệ thông tin để giúp bạn hiểu chính xác cách thức và những gì bạn đang thu thập và lưu trữ.

Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 22
Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 22

Bước 5. Cung cấp các bản cập nhật

Chính sách bảo mật của bạn nên lưu ý rằng nó có thể thay đổi và nên thay đổi chính sách đó một cách rõ ràng và dễ truy cập. Ví dụ: bạn có thể gửi email thông báo các thay đổi hoặc bạn có thể đăng liên kết cập nhật đến các tài khoản mạng xã hội của mình.

Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 23
Đưa ra các Điều khoản và Điều kiện và Chính sách Bảo mật cho Doanh nghiệp Bước 23

Bước 6. Giữ một luật sư để xem xét công việc của bạn

Một luật sư chuyên về luật bảo mật có thể đảm bảo chính sách của bạn bao gồm mọi thứ bạn cần để bảo vệ bản thân và doanh nghiệp của mình. Người đó cũng có thể đảm bảo rằng tài liệu của bạn tuân thủ các luật hiện hành về quyền riêng tư. Bạn có thể tìm hiểu thêm về luật bảo mật tại trang web Quản trị Doanh nghiệp Nhỏ.

Đề xuất: