Nếu bạn được yêu cầu viết một lá thư "bằng chứng về nguồn tiền", thì rất có thể bạn đang làm việc cho một ngân hàng hoặc tổ chức tiết kiệm khác. Trong một số trường hợp, một cá nhân tư nhân có thể được yêu cầu cung cấp thư bằng chứng về nguồn vốn, nếu bạn đang giữ tiền hoặc tài sản có giá trị khác thay mặt cho ai đó. Thư bằng chứng về nguồn vốn được thiết kế để thông báo cho một số bên bên ngoài, thường là ai đó đang chào bán tài sản, rằng khách hàng của bạn có sẵn tiền với một số lượng cụ thể, điều này sẽ cho phép họ hoàn thành giao dịch. Thư bằng chứng về nguồn vốn mà bạn cung cấp phải đáp ứng những kỳ vọng chính thức nhất định.
Các bước
Phần 1 của 3: Xác minh tính sẵn có của quỹ
Bước 1. Kiểm tra tài khoản của khách hàng
Trong hầu hết các trường hợp, nếu bạn được yêu cầu cung cấp thư chứng minh nguồn vốn, thì bạn đang làm nhân viên cho vay hoặc nhân sự cấp cao khác tại ngân hàng, công đoàn tín dụng hoặc tổ chức tài chính khác. Bước đầu tiên, trước khi bạn bắt đầu viết thư, là xác minh rằng khách hàng thực sự có số tiền được yêu cầu. Bạn sẽ cần kiểm tra hồ sơ ngân hàng của mình để xác định thông tin này.
Bước 2. Làm rõ (các) tài khoản nào nên được xem xét
Tùy thuộc vào nhu cầu của khách hàng, bạn có thể cần xác minh nhiều tài khoản. Bạn nên kiểm tra với khách hàng để xác định tài khoản nào có thể được xem xét. Ví dụ: khách hàng có thể có tài khoản tiết kiệm, séc, thị trường tiền tệ hoặc các tài khoản khác với tổ chức của bạn, nhưng có thể chỉ muốn xem xét các khoản tiền trong một tài khoản cụ thể. Bạn nên hiểu đầy đủ về tài khoản nào hoặc những tài khoản mà khách hàng muốn bạn xác minh.
Bước 3. Xác định số tiền cần xác minh
Thư bằng chứng về nguồn vốn thường phải là một cái gì đó hơn là chỉ một bản sao kê về số dư tài khoản hiện tại. Bạn nên kiểm tra với khách hàng để xác định mức tài trợ sẽ được trình bày trong thư bằng chứng tài trợ. Sau đó, giới hạn ngôn ngữ của bức thư chỉ trong số lượng đó. Vì quyền riêng tư của khách hàng, bạn không nên cung cấp nhiều thông tin hơn mức được yêu cầu.
Ví dụ: khách hàng có thể có $ 2, 136, 942,27 trong một tài khoản cụ thể. Nhưng tại thời điểm này, khách hàng chỉ cần xác minh bằng chứng về số tiền lên đến $ 100, 000. Thư của bạn chỉ cần nói rằng khách hàng có sẵn “ít nhất $ 100, 000”. Điều đó sẽ phục vụ mục đích nhưng không tiết lộ nhiều thông tin của khách hàng hơn mức cần thiết
Phần 2/3: Soạn thảo lá thư
Bước 1. Sử dụng văn phòng phẩm trang trọng
Thư bằng chứng về quỹ cần phải xuất hiện chính thức. Bạn nên sử dụng văn phòng phẩm chính thức của cơ sở của bạn. Điều này phải có trên giấy tiêu đề, cung cấp tên của tổ chức và địa chỉ của nó. Nếu tổ chức có nhiều địa điểm chi nhánh, bạn nên nói rõ địa điểm nào cung cấp thư.
Bước 2. Cung cấp ngày tháng
Đây có vẻ như là một hình thức hiển nhiên đơn thuần, nhưng nó cực kỳ quan trọng. Bạn không chỉ nên cung cấp ngày tháng như một phần của tiêu đề của bức thư mà còn cung cấp một tuyên bố trong phần nội dung của bức thư về thời gian xác minh bằng chứng tài chính.
- Ví dụ: lá thư của bạn có nội dung: “Kể từ ngày 15 tháng 10 năm 2016, khách hàng của chúng tôi là John Smith có quyền truy cập vào ít nhất $ _ trong tài khoản của anh ấy tại Ngân hàng ABC.”
- Việc cung cấp ngày tháng cho phép người bán xem xét tính hợp lệ của thư chứng minh nguồn vốn. Ví dụ: nếu bạn viết thư vào ngày 15 tháng 10 năm 2016, nhưng khách hàng không xuất trình cho đến tháng 4 năm sau, người bán có thể lo lắng về việc liệu tiền có còn hay không. Trong trường hợp đó, người bán có thể yêu cầu một bức thư chứng minh số tiền mới.
Bước 3. Chỉ định tên của chủ tài khoản
Bạn phải rõ ràng trong thư bằng chứng về số tiền đối với tên của chủ tài khoản. Nếu có bất kỳ sự khác biệt nào giữa tên của cá nhân yêu cầu thư và tên hoặc các tên trên tài khoản, bạn nên nói chuyện với khách hàng về điều này. Bạn nên cung cấp một tuyên bố rõ ràng trong thư bằng chứng về số tiền liên quan đến tên hoặc các tên trên tài khoản và khách hàng đang yêu cầu thư.
Ví dụ: nếu ông John Smith yêu cầu một bức thư bằng chứng về số tiền và tài khoản là tài khoản chung giữa ông và bà Smith, thì thư của bạn có thể nói, “Kể từ ngày 15 tháng 10 năm 2016, ông John Smith có quyền truy cập vào ít nhất $ _ trong tài khoản tại Ngân hàng ABC. Tài khoản cho biết được giữ chung dưới tên của Ông John Smith và Bà Alice Smith. " Sau đó, người bán có thể xem xét thư của bạn và đưa ra quyết định của riêng mình về việc có nên tiếp tục giao dịch hay không
Bước 4. Đề cập đến bất kỳ hạn chế nào
Trong một số trường hợp, thư bằng chứng về quỹ có thể được viết cho một mục đích cụ thể. Nếu đúng như vậy, bạn nên nêu rõ bất kỳ giới hạn nào như vậy trong nội dung thư của bạn. Ví dụ: nếu khách hàng của bạn yêu cầu một bức thư chứng minh số tiền để tham dự một cuộc đấu giá, bức thư của bạn có thể nói, “Bức thư chứng minh số tiền này chỉ áp dụng cho đăng ký của khách hàng để đấu giá tại Nhà đấu giá Van Der Kellen vào ngày 15 tháng 11 năm 2016. Đối với bất kỳ các mục đích khác, bạn nên liên hệ với ngân hàng để biết thêm thông tin.”
Phần 3/3: Ký và Chính thức hóa Thư
Bước 1. Ký tên vào thư
Để thư chứng minh nguồn vốn được chấp nhận, thư này phải có chữ ký của đại diện được ủy quyền của tổ chức. Nếu bạn không được phép cung cấp thông tin như vậy mà chỉ đang soạn thảo lá thư, thì bạn sẽ cần phải có chữ ký của người có đủ thẩm quyền.
Bước 2. Cung cấp chức danh chính thức của người ký
Chữ ký phải được kèm theo chức danh chính thức của người ký thư. Đây có thể là một cái gì đó giống như “Trợ lý Phó Chủ tịch” hoặc “Quản trị viên Khoản vay”. Rõ ràng là bạn có thẩm quyền cung cấp thông tin có trong thư bằng chứng tài trợ.
Bước 3. Tìm hiểu xem khách hàng có cần công chứng thư hay không
Trong hầu hết các trường hợp, thư công chứng sẽ không được yêu cầu, miễn là thư đó đáp ứng tất cả các thủ tục khác. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, người bán có thể yêu cầu chữ ký công chứng. Bạn nên hỏi khách hàng xem đây có phải là yêu cầu đối với giao dịch cụ thể này hay không.
Bước 4. Cung cấp thư cho khách hàng
Trong nhiều trường hợp, thư bằng chứng về quỹ cần phải được hoàn thành và gửi nhanh chóng, vì khách hàng có thể đang thực hiện một giao dịch nhạy cảm về thời gian. Bạn nên tìm hiểu từ khách hàng xem lá thư nên được giữ tại văn phòng của bạn để được nhận, hoặc chuyển đến một địa chỉ cụ thể. Khách hàng có thể yêu cầu bạn chuyển thư bằng người đưa thư đặc biệt hoặc giao hàng qua đêm, nếu thời gian là quan trọng. Trong mọi trường hợp, tùy thuộc vào bạn để biết những gì được yêu cầu.