Cách chuẩn bị đối chiếu ngân hàng: 8 bước (có hình ảnh)

Mục lục:

Cách chuẩn bị đối chiếu ngân hàng: 8 bước (có hình ảnh)
Cách chuẩn bị đối chiếu ngân hàng: 8 bước (có hình ảnh)

Video: Cách chuẩn bị đối chiếu ngân hàng: 8 bước (có hình ảnh)

Video: Cách chuẩn bị đối chiếu ngân hàng: 8 bước (có hình ảnh)
Video: 10 kỹ năng quan trọng trong Excel nhất định bạn phải biết 2024, Tháng Ba
Anonim

Đối chiếu ngân hàng là một công cụ quan trọng để quản lý số dư tiền mặt của bạn. Đối chiếu là quá trình so sánh hoạt động tiền mặt trong hồ sơ kế toán của bạn với các giao dịch trong bảng sao kê ngân hàng của bạn. Quy trình này giúp bạn giám sát tất cả các dòng tiền vào và ra trong tài khoản ngân hàng của mình. Quá trình đối chiếu cũng giúp bạn xác định gian lận và các giao dịch tiền mặt trái phép khác. Do đó, điều quan trọng là bạn phải điều chỉnh tài khoản ngân hàng của mình trong vòng vài ngày sau khi nhận được bảng sao kê ngân hàng của bạn.

Các bước

Phần 1/2: Điều chỉnh Số dư Bảng sao kê Ngân hàng

Chuẩn bị đối chiếu ngân hàng Bước 1
Chuẩn bị đối chiếu ngân hàng Bước 1

Bước 1. Kiểm tra số dư bảng sao kê ngân hàng

Truy cập bảng sao kê ngân hàng của bạn càng sớm càng tốt. Nếu bạn có quyền truy cập trực tuyến vào tài khoản của mình, bảng sao kê ngân hàng của bạn sẽ có sẵn ngay sau ngày cuối cùng của tháng đó. Khi bạn nhận được bảng sao kê, hãy ghi lại số dư cuối tháng. Mục tiêu của bạn là điều chỉnh bất kỳ sự khác biệt nào giữa số dư ngân hàng và hồ sơ tài khoản tiền mặt của bạn. Điều này có nghĩa là kiểm tra xem mỗi giao dịch có xuất hiện cả trong hồ sơ của chính bạn và trên bảng sao kê ngân hàng của bạn hay không.

  • Trong bảng sao kê ngân hàng, ghi nợ đề cập đến các khoản rút tiền từ tài khoản ngân hàng và tín dụng đề cập đến các khoản tiền gửi vào tài khoản ngân hàng. Những định nghĩa này khác với cách nghiệp vụ kế toán sử dụng các thuật ngữ này.
  • Nếu một mục chỉ xuất hiện ở một nơi (bảng sao kê ngân hàng hoặc tài khoản tiền mặt của bạn), thì đó là một "mục đối chiếu". Mục tiêu của bạn là xác định lý do hai bản ghi không khớp và sửa chúng cho đến khi đúng.
  • Điều chỉnh ngân hàng có thể được coi là một công thức. Công thức là (Số dư tài khoản tiền mặt theo hồ sơ của bạn) cộng hoặc trừ (đối chiếu các khoản mục) = (Số dư bảng sao kê ngân hàng). Khi bạn có công thức này trong số dư, việc đối chiếu ngân hàng của bạn đã hoàn tất.
  • Số dư tài khoản tiền mặt của bạn được xác định là số dư trên sổ sách của bạn (hoặc số dư trên mỗi sổ sách). Số dư trên bảng sao kê ngân hàng là số dư của mỗi ngân hàng. Sự chênh lệch giữa hai số dư này là do đối chiếu các khoản mục.
Chuẩn bị đối chiếu ngân hàng Bước 2
Chuẩn bị đối chiếu ngân hàng Bước 2

Bước 2. Tăng số dư ngân hàng cho bất kỳ khoản tiền gửi nào chưa được gửi (còn được gọi là tiền gửi đang chuyển)

Có thể có sự chậm trễ giữa thời điểm bạn gửi tiền tại ngân hàng và thời điểm khoản tiền gửi được ghi tăng vào tài khoản ngân hàng của bạn. Nếu bạn gửi tiền tại máy ATM hoặc tại chi nhánh ngân hàng, sự chậm trễ có thể ngắn. Nếu bạn gửi một khoản tiền gửi qua đường bưu điện, sự chậm trễ có thể lâu hơn.

  • Bạn tăng tài khoản tiền mặt của mình cho số tiền gửi ngay lập tức. Việc ngân hàng chậm đăng khoản tiền gửi có nghĩa là bạn có một khoản mục điều chỉnh.
  • Số dư trên bảng sao kê ngân hàng cần được ghi có (hoặc tăng lên) để phản ánh số tiền mặt thực sự.
  • Ví dụ: giả sử số dư ngân hàng của bạn là $ 5, 000. Bạn đã gửi $ 1, 500 vào ngày 31 tháng 7. Bảng sao kê ngân hàng tháng 7 của bạn không bao gồm khoản tiền gửi $ 1, 500. Để điều chỉnh số dư, bạn sẽ thêm $ 1, 500 vào số dư bảng sao kê ngân hàng, tăng số dư ngân hàng lên $ 6, 500. $ 1, 500 là một mục điều chỉnh.
Chuẩn bị đối chiếu ngân hàng Bước 3
Chuẩn bị đối chiếu ngân hàng Bước 3

Bước 3. Giảm số dư ngân hàng cho tất cả các séc chưa thanh toán

Séc đã xóa là séc đã được đăng vào hồ sơ của ngân hàng. Bất kỳ séc nào chưa được ngân hàng xóa được gọi là séc chưa thanh toán. Tình huống này xảy ra khi séc được viết vào một hoặc hai ngày cuối cùng của tháng. Séc chưa thanh toán cần được khấu trừ vào số dư ngân hàng.

  • Giả sử rằng số dư ngân hàng là $ 5, 000. Để hạch toán các khoản tiền gửi đúng cách, bạn tăng số dư ngân hàng lên $ 1, 500 tiền gửi đang chuyển. Thay đổi của bạn điều chỉnh số dư ngân hàng thành ($ 5, 000 + $ 1, 500 = $ 6, 500).
  • Giả sử rằng 5 séc tổng trị giá $ 3, 000 chưa thanh toán vào cuối tháng. Để tính toán cho séc chưa thanh toán, bạn giảm số dư ngân hàng đã điều chỉnh đi $ 3, 000. Số dư ngân hàng được điều chỉnh mới của bạn là ($ 6, 500 - $ 3, 000 = $ 3, 500).
  • Hãy nhớ kiểm tra bảng sao kê của tháng trước để đảm bảo rằng bất kỳ séc chưa thanh toán nào từ kỳ trước đã được xóa trong tháng này. Nếu séc vẫn chưa rõ ràng, hãy liên hệ với người nhận thanh toán (người sẽ nhận thanh toán) để tìm hiểu lý do. Nếu séc vẫn còn tồn đọng sau một tháng, nó có thể bị mất.
Chuẩn bị đối chiếu ngân hàng Bước 4
Chuẩn bị đối chiếu ngân hàng Bước 4

Bước 4. Kiểm tra xem bộ phận xử lý của ngân hàng có sai sót gì không

Nếu bạn đang đối chiếu một tài khoản tiền mặt của doanh nghiệp, kế toán của bạn sẽ được ghi vào sổ cái. Doanh nghiệp nên so sánh sổ cái của tài khoản tiền mặt với hoạt động sao kê ngân hàng. Bạn có thể gặp một giao dịch mà bạn không thể giải thích đầy đủ. Nếu bạn không rõ về giao dịch ngân hàng cá nhân hoặc doanh nghiệp, hãy liên hệ với ngân hàng của bạn.

  • Một lỗi có thể xảy ra là do "chuyển đổi" hoặc đảo ngược các con số trên số tiền gửi hoặc séc. Ví dụ: ngân hàng có thể ghi nhầm khoản tiền gửi $ 570 thay vì khoản tiền gửi $ 750. Điều này luôn dẫn đến lỗi là bội số của chín (trong ví dụ này là $ 180). Liên hệ với ngân hàng của bạn và yêu cầu họ chỉnh sửa để xóa mục điều chỉnh.
  • Nếu sự khác biệt không phải là lỗi của ngân hàng, nó có thể đại diện cho hoạt động gian lận. Giả sử rằng một thư ký quản lý một văn phòng nha khoa. Sổ séc ở trên quầy lễ tân khi thư ký ăn trưa. Một du khách đánh cắp séc từ sổ séc và rút tiền mặt.
  • Khi séc chuyển đến tài khoản ngân hàng, đó là một giao dịch gian lận. Cũng giả sử rằng nha sĩ nhận thấy séc rút tiền trong bảng sao kê ngân hàng. Nha sĩ gọi cho ngân hàng, và ngân hàng sẽ thêm tiền vào tài khoản. Điều đó sẽ loại bỏ mục điều chỉnh.

Phần 2/2: Điều chỉnh số dư trên sổ cái

Chuẩn bị đối chiếu ngân hàng Bước 5
Chuẩn bị đối chiếu ngân hàng Bước 5

Bước 1. Xác minh rằng tất cả các séc đã được đăng

Khi công ty của bạn nhận được bảng sao kê ngân hàng, bạn nên in một báo cáo liệt kê tất cả các séc đã viết và các khoản tiền gửi được thực hiện trong tháng. Một công ty có thể sẽ có phần mềm kế toán có thể cung cấp các báo cáo.

  • Nếu bạn đang điều chỉnh tài khoản ngân hàng cá nhân của mình, bạn nên xem lại sổ đăng ký séc và phiếu gửi tiền của mình. Một công ty nên in các báo cáo tiền mặt, đồng thời xem xét sổ séc và phiếu gửi tiền.
  • Xem lại tất cả các séc bạn đã viết theo thứ tự được đánh số. Xác minh rằng séc được đăng vào bảng sao kê ngân hàng của bạn. Nếu séc xóa ngân hàng của bạn, hãy ghi rõ điều đó trong hồ sơ của bạn. Bạn có thể ghi lại séc đã xóa bằng phần mềm kế toán hoặc sử dụng báo cáo thủ công.
  • Bạn cũng nên xem lại các séc được viết trong tháng trước. Xem lại để xem những séc đó có được đăng vào bảng sao kê ngân hàng của tháng hiện tại hay không. Nếu séc bị xóa, hãy chỉ ra thông tin đó trong hồ sơ của bạn. Nếu séc chưa được xóa, hãy liên hệ với người nhận tiền. Séc có thể bị mất.
  • Khi bạn hoàn thành việc xem xét của mình, bạn nên tạo một danh sách từng séc chưa được đăng vào tài khoản ngân hàng. Danh sách đó nên bao gồm số séc, số tiền và người nhận tiền.
  • Tổng số tiền đại diện cho séc chưa thanh toán của bạn trong tháng. Séc chưa thanh toán là một mục đối chiếu.
Chuẩn bị đối chiếu ngân hàng Bước 6
Chuẩn bị đối chiếu ngân hàng Bước 6

Bước 2. Xác nhận rằng tất cả các khoản tiền gửi đã được đăng

Một doanh nghiệp nên in một danh sách tất cả các khoản tiền gửi được thực hiện trong tháng. Công ty cũng nên xem xét tất cả các phiếu gửi tiền. Nếu bạn đang điều chỉnh tài khoản cá nhân của mình, bạn nên có một danh sách các khoản tiền gửi trong sổ séc - cùng với các phiếu gửi tiền của bạn.

  • Khi bạn nhận được bảng sao kê ngân hàng của mình, hãy xem lại các khoản tiền gửi được đăng trong hồ sơ của ngân hàng trong tháng.
  • Xem lại tất cả các khoản tiền gửi trên sổ séc của bạn theo thứ tự theo ngày. Xác nhận rằng mỗi khoản tiền gửi được đăng lên bảng sao kê ngân hàng.
  • Bạn cũng nên xem lại bất kỳ khoản tiền gửi nào đang chuyển vào cuối tháng trước. Xác nhận rằng những khoản tiền gửi đó đã được đăng vào bảng sao kê ngân hàng cho tháng hiện tại.
  • Khi bạn hoàn thành việc xem xét của mình, bạn nên tạo một danh sách từng khoản tiền gửi chưa được đăng vào tài khoản ngân hàng. Danh sách đó nên bao gồm số tiền gửi và ngày gửi.
  • Tổng số tiền đại diện cho các khoản tiền gửi của bạn đang chuyển trong tháng. Tiền gửi đang vận chuyển là một mục điều chỉnh.
Chuẩn bị đối chiếu ngân hàng Bước 7
Chuẩn bị đối chiếu ngân hàng Bước 7

Bước 3. Trừ mọi khoản phí dịch vụ và ghi nợ tự động

Bạn cần phải khấu trừ tất cả các khoản phí ngân hàng từ tài khoản tiền mặt của mình. Một loại phí ngân hàng là phí dịch vụ hàng tháng. Bạn cũng có thể bị tính phí nếu bạn rút quá số dư tài khoản của mình. Hầu hết các khoản phí này được ghi vào bảng sao kê ngân hàng của bạn, nhưng có thể không được chuyển vào tài khoản tiền mặt của bạn vào cuối tháng. Bạn cũng cần phải điều chỉnh hồ sơ tiền mặt của mình cho lãi suất thu được trên số dư tài khoản ngân hàng của bạn.

  • Ví dụ: nếu phí dịch vụ $ 10 được đưa lên bảng sao kê ngân hàng, thì khoản phí này sẽ cần được khấu trừ vào tài khoản tiền mặt. Cho đến khi bạn đăng số tiền lên hồ sơ tiền mặt của mình, nó sẽ là một mục đối chiếu.
  • Thêm bất kỳ khoản lãi nào kiếm được vào số dư tài khoản của bạn. Bạn thường không biết về tiền lãi mà tài khoản của bạn đã kiếm được cho đến khi có bảng sao kê ngân hàng. Thêm bất kỳ khoản lãi nào mà ngân hàng đã ghi có vào số dư tài khoản tiền mặt của bạn. Cho đến khi bạn đăng tiền lãi vào hồ sơ của mình, số tiền sẽ là một mục điều chỉnh.
  • Khấu trừ bất kỳ khoản thanh toán tự động nào. Nhiều tài khoản có thể thiết lập thanh toán hàng tháng tự động cho các hóa đơn định kỳ nhất định. Nếu bạn không có ngày thanh toán cho các khoản thanh toán tự động trên lịch của mình, bạn có thể không thấy khoản rút tiền cho đến khi nó xuất hiện trên bảng sao kê ngân hàng hàng tháng. Xem lại bảng sao kê ngân hàng của bạn. Đăng bất kỳ khoản thanh toán ghi nợ tự động nào bị thiếu vào tài khoản tiền mặt của bạn. Bước này sẽ xóa một mục điều chỉnh.
  • Khấu trừ bất kỳ kiểm tra NSF nào. Nếu bảng sao kê ngân hàng cho biết séc “không đủ tiền” bị trả lại trong tháng, điều đó có nghĩa là số tiền séc không được gửi vào tài khoản của bạn. Bạn sẽ phải khấu trừ số tiền séc từ hồ sơ tài khoản tiền mặt của mình. Nếu ngân hàng tính phí gửi séc xấu cho bạn, bạn cũng sẽ phải khấu trừ số tiền đó. Bạn cũng sẽ bị tính phí nếu bạn rút tiền quá tài khoản của mình.
Viết Thư Xin lỗi Ban Giám khảo Bước 1
Viết Thư Xin lỗi Ban Giám khảo Bước 1

Bước 4. Kiểm tra bất kỳ lỗi nào bạn đã thực hiện trong tháng

Khi bạn so sánh hoạt động tài khoản tiền mặt của mình với ngân hàng, bạn có thể tìm thấy những sai sót mà bạn đã thực hiện. Ví dụ: bạn có thể đăng sai số tiền bằng séc hoặc tiền gửi vào hồ sơ tiền mặt của mình. Những lỗi đó sẽ tạo ra một mục đối chiếu.

  • Nếu số dư của bạn chênh lệch bội số của chín (ví dụ: 270 đô la hoặc 630 đô la), bạn có thể đã mắc lỗi chuyển vị. Điều này có nghĩa là bạn đã vô tình chuyển đổi thứ tự của hai chữ số trong một khoản tiền gửi. Ví dụ: bạn có thể đã điền vào một tấm séc với giá 310 đô la nhưng lại ghi vào hồ sơ của mình là 130 đô la.
  • Khi bạn hoàn thành tất cả công việc đối chiếu của mình, (số dư tài khoản tiền mặt) cộng hoặc trừ tất cả (các khoản mục đối chiếu) sẽ bằng (số dư trên bảng sao kê ngân hàng). Nếu công thức đó không bằng nhau, hãy xem lại công việc của bạn cho đến khi bạn tính đúng tất cả các mục đối chiếu.

Đề xuất: