4 cách để Copyedit và Hiệu đính tác phẩm đã viết

Mục lục:

4 cách để Copyedit và Hiệu đính tác phẩm đã viết
4 cách để Copyedit và Hiệu đính tác phẩm đã viết

Video: 4 cách để Copyedit và Hiệu đính tác phẩm đã viết

Video: 4 cách để Copyedit và Hiệu đính tác phẩm đã viết
Video: Luyện biên dịch và hiệu đính dễ như ăn cháo là có thật II Online Editing and Translation training 2024, Tháng Ba
Anonim

Sao chép và hiệu đính là những thuật ngữ được sử dụng để mô tả quá trình kiểm tra lỗi của bài viết. Việc sao chép được thực hiện trước khi hiệu đính và có chiều sâu hơn nhiều. Một bản copyedit tốt sẽ cải thiện cấu trúc và dòng chảy của văn bản và có thể liên quan đến việc viết lại. Khi văn bản đã được sao chép, việc hiệu đính được thực hiện để kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp và dấu câu.

Các bước

Phương pháp 1/3: Sao chép tài liệu

Copyedit và hiệu đính công việc đã viết Bước 1
Copyedit và hiệu đính công việc đã viết Bước 1

Bước 1. Xác định mức độ sao chép

Có các cấp độ khác nhau (ví dụ: đường cơ sở, tiêu chuẩn và nội dung) của việc sao chép. Mức độ sao chép thấp hơn không triệt để và mất ít thời gian hơn. Sao chép tiêu chuẩn là thông lệ trừ khi bạn nhận được hướng dẫn cụ thể để thực hiện nhiều hơn hoặc ít hơn.

  • Nếu bạn đang thực hiện chỉnh sửa đường cơ sở, bạn sẽ sửa các lỗi về chính tả, ngữ pháp gõ, dấu câu và văn phong. Ngoài ra, hãy kiểm tra xem cách viết hoa và chính tả có nhất quán trong toàn bộ bài viết hay không.
  • Nếu bạn đang thực hiện một chỉnh sửa tiêu chuẩn, bạn sẽ thực hiện tất cả các hoạt động trong một chỉnh sửa cơ bản, kiểm tra phong cách viết phù hợp và mối quan hệ logic giữa văn bản và bất kỳ hình ảnh nào. Bạn cũng có thể viết lại nhẹ nhàng và loại bỏ văn bản thừa và dài dòng.
  • Nếu bạn đang thực hiện một bản copyedit nội dung, bạn sẽ thực hiện tất cả các hoạt động được bao gồm trong chỉnh sửa đường cơ sở và tiêu chuẩn với nhiều lần viết lại hơn. Bạn viết lại văn bản để cải thiện tính nhất quán, phong cách và dòng chảy của văn bản. Bạn có thể sắp xếp lại các câu hoặc tổ chức lại các đoạn văn. Bạn cũng có thể thay đổi giọng nói thụ động thành giọng nói chủ động.
Copyedit và hiệu đính công việc bằng văn bản Bước 2
Copyedit và hiệu đính công việc bằng văn bản Bước 2

Bước 2. Đọc qua văn bản mà không thay đổi bất cứ điều gì

Mỗi bản thảo đều khác nhau và các tác giả có phong cách viết độc đáo của riêng họ. Đọc trước khi bạn bắt đầu chỉnh sửa sẽ cho bạn ý tưởng về những gì tác giả đang muốn nói, điều này sẽ hữu ích khi bạn bắt đầu chỉnh sửa. Khi bạn đọc qua bài viết, bạn có thể lưu ý bất kỳ khu vực nào có thể cần chú ý hơn.

  • Bài đọc ban đầu này cũng có thể giúp bạn lập kế hoạch bạn muốn xử lý quá trình chỉnh sửa như thế nào và các bước cụ thể sẽ như thế nào. Ví dụ: một số chỉnh sửa có thể tập trung nhiều hơn vào việc chuyển đổi giữa các đoạn văn và ý tưởng trong khi một chỉnh sửa khác có thể tập trung nhiều hơn vào ngữ pháp và dấu câu.
  • Không thực hiện bất kỳ chỉnh sửa nào trong lần đọc đầu tiên của bạn. Chỉ tập trung vào việc làm quen với văn bản.
  • Hãy nhớ rằng đối với những phần ngắn, chẳng hạn như một bài báo hoặc tập tài liệu, bạn sẽ có thể đọc qua tài liệu nhiều lần. Tuy nhiên, nếu bạn đang chỉnh sửa một tác phẩm dài hơn, chẳng hạn như một cuốn tiểu thuyết hoặc luận văn, thì tốt hơn là chỉ nên đọc một lần.
Copyedit và hiệu đính công việc đã viết Bước 4
Copyedit và hiệu đính công việc đã viết Bước 4

Bước 3. Đọc qua văn bản từ đầu đến cuối

Khi bạn đọc văn bản lần này, hãy đọc với con mắt phê phán. Bạn đang kiểm tra dòng chảy và cấu trúc tổng thể của bài viết. Hỏi những câu hỏi sau khi bạn đọc:

  • Thông tin có theo thứ tự hợp lý không?
  • Thông tin được trình bày có dễ hiểu không?
  • Có các thuật ngữ và biệt ngữ cụ thể về chủ đề không?
  • Có những câu hỏi chưa được trả lời?
  • Có những câu hoặc từ chạy trên được sử dụng quá nhiều không?
  • Có sự chuyển đổi mượt mà giữa các ý tưởng không?
  • Chữ viết có bị giật cục không?
Copyedit và hiệu đính công việc bằng văn bản Bước 5
Copyedit và hiệu đính công việc bằng văn bản Bước 5

Bước 4. Đọc từng câu văn bản

Quay trở lại phần đầu của văn bản và đọc từng câu một cách độc lập. Sửa mọi lỗi chính tả, dấu câu, chính tả và ngữ pháp mà bạn thấy. Đừng lo lắng về dòng chảy của các câu hoặc toàn bộ văn bản. Bạn đang chỉnh sửa từng câu một.

  • Có thể hữu ích nếu sử dụng một bản cứng của văn bản và che các câu khác bằng cách sử dụng thẻ mục lục hoặc một mảnh giấy khác. Điều này sẽ giúp mắt bạn tập trung vào từng câu một.
  • Chú ý đến việc sử dụng đúng các dấu ngoặc đơn, dấu ngoặc kép, dấu phẩy, dấu chấm phẩy và dấu chấm lửng.
  • Ngoài ra, hãy tìm cách sử dụng chính xác "của họ," họ, "và" ở đó "và các từ đồng âm khác (tức là các từ phát âm giống nhau nhưng được đánh vần khác nhau).
  • Giữ một từ điển trên tay khi bạn đang soạn thảo.
Copyedit và hiệu đính công việc đã viết Bước 6
Copyedit và hiệu đính công việc đã viết Bước 6

Bước 5. Định dạng và kiểu chính xác

Văn bản có thể cần được viết theo một phong cách nhất định (ví dụ: Chicago, AP, APA, v.v.) hoặc định dạng tùy thuộc vào nơi nó được xuất bản. Ví dụ: nếu bạn đang sao chép bản thảo cho một tạp chí học thuật, tạp chí đó có thể có các yêu cầu định dạng cụ thể. Nếu tác giả được phép viết theo bất kỳ phong cách nào, hãy đảm bảo rằng phong cách đó nhất quán trong toàn bộ văn bản.

  • Định dạng và phong cách ảnh hưởng đến nhiều thứ khác nhau như chính tả (ví dụ: danh mục so với danh mục), lề, phông chữ, vị trí số trang, đầu đề và chân trang.
  • Văn phong phải được sử dụng chính xác và nhất quán trong toàn bộ văn bản.
Copyedit và hiệu đính công việc đã viết Bước 7
Copyedit và hiệu đính công việc đã viết Bước 7

Bước 6. Đọc qua lần cuối

Khi tất cả các câu đã được chỉnh sửa, hãy quay lại phần đầu của văn bản và đọc lại lần cuối. Kiểm tra kỹ công việc của bạn, sửa chữa bất kỳ lỗi nào bạn có thể đã bỏ sót trong lần đầu tiên. Bạn cũng muốn chắc chắn rằng các chỉnh sửa của bạn không tạo ra các lỗi bổ sung trong luồng và khả năng đọc của văn bản.

  • Bạn cũng có thể yêu cầu người khác đọc văn bản và đưa cho bạn một bộ mắt khác. Khi người khác đọc, hãy yêu cầu họ đánh dấu các lỗi thay vì tự động thay đổi chúng. Điều quan trọng là bạn phải xem những gì bạn đã bỏ lỡ.
  • Hãy nhớ rằng bạn có thể sẽ không có thời gian để đọc qua nhiều hơn một phần trên một đoạn dài hơn, vì vậy hãy lên kế hoạch kỹ lưỡng với lần đọc qua đầu tiên của bạn.

Phương pháp 2/3: Hiệu đính tài liệu

Copyedit và hiệu đính công việc đã viết Bước 8
Copyedit và hiệu đính công việc đã viết Bước 8

Bước 1. In tài liệu ra nếu có thể

Bạn nên thử đọc bản sao giấy của tài liệu thay vì đọc lại trên màn hình máy tính. Nó dễ bắt lỗi trên giấy hơn trên màn hình máy tính. In giấy bằng phông chữ lớn hơn (ví dụ: 14 point) để bạn có thể nhìn thấy các dấu câu rõ ràng hơn.

  • Đừng dựa vào máy tính để bắt tất cả các lỗi của bạn, bạn có thể sử dụng tính năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp trên máy tính trước khi tự mình đọc lại tài liệu.
  • Bạn cũng có thể đọc lại tài liệu trên màn hình máy tính trước khi in ra.
  • Đối với các tài liệu dài hơn, chẳng hạn như bản thảo có độ dài sách, bạn có thể muốn yêu cầu được cung cấp bản sao giấy hoặc hóa đơn cho chi phí in
Copyedit và hiệu đính tác phẩm đã viết Bước 9
Copyedit và hiệu đính tác phẩm đã viết Bước 9

Bước 2. Lập danh sách các lỗi

Có một danh sách những thứ cần kiểm tra sẽ giúp bạn luôn ngăn nắp. Là người hiệu đính, bạn đang kiểm tra lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp, lỗi dấu câu, khoảng cách, phông chữ, đánh số và lề. Bạn có thể tìm một lỗi mỗi khi xem qua tài liệu hoặc bạn có thể cố gắng kiểm tra nhiều lỗi cùng lúc.

  • Ví dụ: bạn có thể tập trung vào dấu câu khi đọc văn bản lần đầu tiên và kiểm tra chính tả vào lần tiếp theo khi đọc văn bản.
  • Nếu bạn đang hiệu đính tác phẩm của mình, hãy ghi lại những lỗi mà bạn thường mắc phải và đặc biệt chú ý đến chúng.
Copyedit và hiệu đính công việc đã viết Bước 10
Copyedit và hiệu đính công việc đã viết Bước 10

Bước 3. Đọc ngược tài liệu

Bạn có thể sẽ không có thời gian để sử dụng chiến lược này với một tác phẩm dài, chẳng hạn như một cuốn tiểu thuyết hoặc luận văn, nhưng đọc ngược có thể hữu ích cho những đoạn ngắn hơn. Bắt đầu ở cuối trang và đọc văn bản từ phải sang trái. Đọc bài báo ra khỏi ngữ cảnh sẽ giúp bạn xác định lỗi. Hãy dành thời gian của bạn và đọc từng từ.

  • Đồng thời đọc to tờ báo. Điều này sẽ buộc bạn đọc chậm hơn và bạn có thể mắc thêm lỗi.
  • Tập trung vào một câu tại một thời điểm. Bạn có thể che các câu khác bằng một mảnh giấy hoặc một thẻ mục lục để giúp bạn tập trung.
  • Sử dụng bút đánh dấu hoặc bút màu để đánh dấu các lỗi mà bạn tìm thấy.
Copyedit và hiệu đính công việc đã viết Bước 11
Copyedit và hiệu đính công việc đã viết Bước 11

Bước 4. Đọc tài liệu nhiều lần nếu thời gian cho phép

Đọc lại văn bản ít nhất hai lần. Bạn có thể luân phiên đọc nó về phía trước và ngược lại. Ngoài ra, hãy dành thời gian (ví dụ: 20 phút, 60 phút, 24 giờ) giữa mỗi phiên hiệu đính. Xem văn bản với đôi mắt mới mẻ sẽ giúp bạn hiệu đính chính xác hơn.

  • Luôn đọc lại trong môi trường yên tĩnh khi bạn không bị phân tâm.
  • Nếu có nhiều sai sót, bạn sẽ cần đọc thêm văn bản.
  • Cân nhắc nhờ người khác đọc lại văn bản. Nếu bạn đang đi học, hãy nhờ giáo viên hoặc người dạy kèm đọc lại văn bản. Nếu bạn đang học đại học, trường của bạn có thể có một trung tâm viết có thể giúp bạn.

Phương pháp 3/3: Tránh những sai lầm phổ biến

Copyedit và hiệu đính công việc đã viết Bước 12
Copyedit và hiệu đính công việc đã viết Bước 12

Bước 1. Sử dụng từ viết tắt "SCOPE"

Có rất nhiều thứ cần tìm khi bạn đọc hiệu đính một văn bản. Có thể dễ dàng sửa một số lỗi và quên kiểm tra những lỗi khác. Từ viết tắt SCOPE nêu bật các bước liên quan đến hiệu đính. Bạn cũng có thể sử dụng điều này để có một cách tiếp cận có hệ thống khi bạn hiệu đính các tài liệu khác nhau.

  • "S" là viết tắt của chính tả. Luôn luôn có sẵn một cuốn từ điển.
  • "C" là viết tắt của viết hoa.
  • "O" là viết tắt của thứ tự các từ.
  • "P" là viết tắt của dấu câu.
  • "E" là viết tắt của thể hiện suy nghĩ hoàn chỉnh.
Copyedit và hiệu đính công việc đã viết Bước 13
Copyedit và hiệu đính công việc đã viết Bước 13

Bước 2. Ghi nhớ 5 chữ "C" của việc sao chép

Khi bạn đang sao chép, bạn đang kiểm tra văn bản để đảm bảo rằng nó rõ ràng, chính xác, ngắn gọn, dễ hiểu và nhất quán. Điều này không chỉ là hiệu đính văn bản. Các chỉnh sửa của bạn phải đảm bảo rằng người đọc hiểu văn bản như ý định của tác giả.

  • Rõ ràng / rõ ràng- Người đọc không nên nhầm lẫn hoặc hiểu sai bất kỳ nội dung nào của văn bản.
  • Đúng- Chính tả, ngữ pháp và dấu câu đều đúng.
  • Ngắn gọn- Văn bản không được lấp đầy bởi các từ, cụm từ hoặc câu không cần thiết không làm tăng thêm nội dung hoặc chất lượng của văn bản.
  • Dễ hiểu- Văn bản không chứa các từ viết tắt và từ viết tắt có thể không rõ ràng đối với người đọc bình thường.
  • Nhất quán- Văn bản và chính tả giống nhau. Ví dụ: văn bản không chuyển đổi giữa "năm" và "5" hoặc "màu" và "màu".
Copyedit và hiệu đính công việc đã viết Bước 14
Copyedit và hiệu đính công việc đã viết Bước 14

Bước 3. Đừng vội vàng trong quá trình này

Việc sao chép và hiệu đính mất nhiều thời gian. Thông thường, một copyeditor chuyên nghiệp mất một giờ để chỉnh sửa sáu trang văn bản có khoảng cách đôi. Bạn cũng sẽ cần phải nghỉ giải lao và xem văn bản với đôi mắt mới mẻ.

  • Việc sao chép được thực hiện trước khi hiệu đính. Nếu văn bản đã được sao chép kỹ lưỡng, việc hiệu đính sẽ không mất nhiều thời gian.
  • Giữ các quy trình sao chép và hiệu đính riêng biệt. Họ có những mục đích khác nhau.
  • Nếu bạn đang sao chép và hiệu đính tác phẩm của mình, hãy hoàn thành bản nháp tác phẩm sớm để bạn có nhiều thời gian chỉnh sửa. Nếu bạn định chỉnh sửa công việc của người khác, hãy yêu cầu họ hoàn thành tốt công việc cho bạn trước thời hạn của họ để bạn có thể hoàn thành tốt công việc.

Trợ giúp Chỉnh sửa và Hiệu đính

Image
Image

Mẹo chỉnh sửa mẫu

Hỗ trợ wikiHow và mở khóa tất cả các mẫu.

Image
Image

Ký hiệu hiệu đính mẫu

Hỗ trợ wikiHow và mở khóa tất cả các mẫu.

Image
Image

Bài tập chỉnh sửa mẫu

Hỗ trợ wikiHow và mở khóa tất cả các mẫu.

Lời khuyên

  • Nếu bạn đang đọc lại tác phẩm của mình, bạn có thể thấy hữu ích khi đọc lại nó vào ngày hôm sau. Mọi người thường đọc những gì họ nghĩ rằng họ đã viết, hơn là những gì thực sự được viết.
  • Hãy để càng nhiều thời gian càng tốt trước khi bạn chỉnh sửa và đọc lại tác phẩm của mình. Điều đó cho phép bạn nhìn thấy nó với đôi mắt mới mẻ, theo cách mà khán giả của bạn sẽ trải nghiệm nó lần đầu tiên.

Đề xuất: