Cách tạo điều kiện cho một cuộc họp: 15 bước (có hình ảnh)

Mục lục:

Cách tạo điều kiện cho một cuộc họp: 15 bước (có hình ảnh)
Cách tạo điều kiện cho một cuộc họp: 15 bước (có hình ảnh)

Video: Cách tạo điều kiện cho một cuộc họp: 15 bước (có hình ảnh)

Video: Cách tạo điều kiện cho một cuộc họp: 15 bước (có hình ảnh)
Video: Hướng dẫn thiết kế Slide đẹp với Powerpoint // Một vài cách làm hay 2024, Tháng Ba
Anonim

Người điều hành cuộc họp là người chịu trách nhiệm dẫn dắt cuộc họp. Về bản chất, mục đích của điều hành viên là đảm bảo rằng cuộc họp diễn ra suôn sẻ từ khâu tổ chức, bắt đầu và kết thúc. Một cuộc họp được tạo điều kiện tốt cần đảm bảo rằng tất cả các mục tiêu của cuộc họp được đáp ứng theo kết luận của nó. Như vậy, một người điều hành tốt sẽ đảm bảo rằng tất cả những người tham dự hiểu được mục đích của cuộc họp, đảm bảo tất cả các nhu cầu của người tham dự được đáp ứng, đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ và đảm bảo sự tham gia đầy đủ.

Các bước

Phần 1/3: Đặt nền tảng cho một cuộc họp thành công

Tạo điều kiện cho một cuộc họp Bước 1
Tạo điều kiện cho một cuộc họp Bước 1

Bước 1. Chuẩn bị là chìa khóa vì vậy hãy bắt đầu với một chương trình làm việc

Mặc dù thông hoạt viên nên hòa nhập vào các cuộc họp và làm cho công việc của họ trở nên dễ dàng, nhưng điều quan trọng là họ phải chuẩn bị kỹ lưỡng cho các cuộc họp. Bắt đầu với việc viết Chương trình nghị sự. Một chương trình làm việc tốt sẽ bao gồm các điểm chính về cuộc họp cũng như cung cấp đầy đủ chi tiết để những người tham dự biết sẽ ở đâu và mong đợi điều gì.

  • Lưu ý thời gian bắt đầu và kết thúc của các phiên, cũng như giới hạn thời gian thực tế cho mỗi phiên, để đảm bảo rằng cuộc họp sẽ diễn ra đúng giờ.
  • Chọn các chủ đề có ảnh hưởng đến mọi người tham dự cuộc họp. Cố gắng lấy ý kiến từ những người tham dự cuộc họp về các chủ đề cần thảo luận.
  • Hãy thử đặt ra các chủ đề như những câu hỏi cần trả lời để kích thích đối thoại trong cuộc họp.
  • Lưu ý mục đích của cuộc thảo luận là gì. Nó là để cung cấp thông tin, để giải quyết một vấn đề hay để đưa ra quyết định?
  • Chỉ định cách người tham dự nên chuẩn bị cho cuộc họp.
Tạo điều kiện cho một cuộc họp Bước 2
Tạo điều kiện cho một cuộc họp Bước 2

Bước 2. Lập danh sách mời

Điều này đòi hỏi một sự cân bằng tinh tế. Nếu có quá ít hoặc quá nhiều người tham dự, bạn có nguy cơ dẫn đến một cuộc họp không hiệu quả. Bạn sẽ chỉ muốn mời những người sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu của cuộc họp. Hãy tự hỏi bản thân những điều sau đây.

  • Ai là những người ra quyết định chính về vấn đề này?
  • Ai là người hiểu rõ nhất về thông tin đang được thảo luận?
  • Ai có hứng thú với các chủ đề này?
  • Ai sẽ phải thực hiện bất kỳ quyết định nào được đưa ra?
  • Một số chuyên gia đề xuất 8 người được mời đến các cuộc họp khi cần đưa ra quyết định. Ngược lại, họ đề xuất 18 người khi mục đích của cuộc họp là động não.
Tạo điều kiện cho một cuộc họp Bước 3
Tạo điều kiện cho một cuộc họp Bước 3

Bước 3. Gửi lời mời qua email

Gửi email là cách dễ nhất để mời những người tham dự của bạn. Email của bạn nên cung cấp phần giới thiệu ngắn gọn về cuộc họp. Nó cũng phải bao gồm ngày, giờ và có thể là thời hạn trả lời. Chương trình làm việc phải được đính kèm vào email.

Yêu cầu RSVP là tùy chọn, nhưng nó sẽ cho phép bạn chuẩn bị một lượng tài liệu thích hợp cho tất cả những người tham gia

Tạo điều kiện cho một cuộc họp Bước 4
Tạo điều kiện cho một cuộc họp Bước 4

Bước 4. Bắt đầu suy nghĩ về những gì một điều hành viên giỏi làm

Bằng cách phản ánh những gì điều hành viên làm trong cuộc họp, bạn sẽ có một vị trí tốt để biết bạn mong đợi điều gì khi đến lượt bạn thực hiện công việc. Một điều hành viên giỏi sẽ có một số đặc điểm giúp họ quản lý thời gian, con người và các ý kiến khác nhau. Tốt nhất là phát triển sớm những đặc điểm này.

  • Coi trọng con người và ý tưởng của họ. Một điều hành viên giỏi sẽ truyền đạt những lời khen ngợi của chính họ sau khi một người tham dự đã trình bày một ý tưởng. Hãy nói điều gì đó như "cảm ơn Samantha, đó là những điểm rất hữu ích giúp chúng tôi suy nghĩ về vấn đề theo một cách khác." Bằng cách này, bạn sẽ đảm bảo rằng mỗi người và ý tưởng đều được lắng nghe và những người khác cũng sẽ tự tin lên tiếng.
  • Kiễng chân lên. Bạn sẽ phải ứng phó với một số tình huống khác nhau trong các cuộc họp. Bạn cần phải suy nghĩ và phản ứng nhanh với những tình huống khác nhau này. Ví dụ, nếu ai đó đưa ra lời khuyên có ý nghĩa, hãy nhanh chóng khen ngợi họ, sau đó ngay lập tức tìm kiếm một người tham dự khác đang tìm cách xây dựng dòng suy nghĩ đó. Tuy nhiên, nếu ai đó nêu ra một điểm xấu lạc đề, hãy cố gắng hết sức để làm nổi bật điều tốt trong nhận xét và tìm kiếm một người tham dự khác, người sẽ xây dựng dựa trên những gì bạn cho là tốt.
  • Được nói tốt. Điều quan trọng là mọi người trong phòng phải hiểu bạn. Bạn sẽ muốn nói với âm lượng hợp lý để mọi người có thể nghe thấy. Nói rõ ràng và không lẩm bẩm hoặc lầm bầm. Chú ý chỉ sử dụng biệt ngữ nếu mọi người trong cuộc họp đều quen thuộc với thuật ngữ này.

Phần 2/3: Tạo tiền đề cho cuộc họp

Tạo điều kiện cho một cuộc họp Bước 5
Tạo điều kiện cho một cuộc họp Bước 5

Bước 1. Lên kế hoạch vị trí và sắp xếp đồ đạc

Bạn sẽ cần cân nhắc xem cuộc họp diễn ra trực tiếp, cuộc họp ảo qua màn hình hay kết hợp cả hai. Tùy thuộc vào hình thức cuộc họp, bạn sẽ cần đảm bảo rằng tất cả đồ đạc và phần cứng được đặt đúng chỗ, bao gồm ghế, bàn và màn hình máy chiếu. Có một số cách có thể để sắp xếp đồ đạc cho một cuộc họp.

  • Việc bố trí bàn tròn sẽ giúp ích cho các cuộc họp có định hướng thảo luận.
  • Một bối cảnh với những chiếc ghế xếp thành hàng sẽ tốt cho việc lấy người nói làm trọng tâm chính. Thiết lập này hoạt động tốt khi mục đích chính là truyền đạt thông tin hơn là tìm kiếm thảo luận.
  • Thiết lập rạp hát có một bàn ở phía trước phòng và cho phép đặt một bảng loa ở phía trước. Những người tham dự sẽ ngồi thành hàng trước các diễn giả của hội đồng như trong một bài giảng.
  • Phòng học được bố trí các dãy bàn phía trước các dãy ghế để cho phép người tham dự ghi chú trong khi diễn giả vẫn là trọng tâm của cuộc họp.
  • Sử dụng thiết lập hình chữ U cho các cuộc họp mà bạn muốn những người tham gia nhìn thấy nhau và tương tác khi cần thiết.
  • Sắp xếp ghế thành vòng tròn với bạn ở trung tâm cho các cuộc họp dự định là cởi mở và có sự tham gia.
Tạo điều kiện cho một cuộc họp Bước 6
Tạo điều kiện cho một cuộc họp Bước 6

Bước 2. Cung cấp đồ dùng cho những người tham dự cuộc họp

Thông hoạt viên được chuẩn bị đầy đủ sẽ cung cấp cho người tham dự bút, sổ ghi chép, sổ làm việc, tài liệu phát tay và các công cụ khác cần thiết cho cuộc họp. Ngoài ra, hãy cân nhắc xem bạn có cần cung cấp bất kỳ thông tin đăng nhập nào trước thời hạn cho các cuộc họp ảo hay không. Nên có một bảng được thiết lập để mọi người và người thuyết trình có thể ghi chú cho mọi người xem, có thể là một bảng lật hoặc bảng trắng. Điều này giúp cuộc họp diễn ra trôi chảy hơn, cho phép người tham gia trả lời câu hỏi của họ vào những thời điểm cụ thể trong cuộc họp.

Tùy thuộc vào độ dài của cuộc họp, hãy nghĩ đến việc cung cấp cho những người tham gia của bạn đồ uống (cà phê), đồ ăn nhẹ, nước và / hoặc kẹo

Tạo điều kiện cho một cuộc họp Bước 7
Tạo điều kiện cho một cuộc họp Bước 7

Bước 3. Gửi email nhắc nhở về cuộc họp khi nó đến gần

Mọi người bận rộn, và nếu không có lời nhắc nhở, rất có thể họ sẽ quên mất một cuộc họp sắp tới. Cố gắng gửi lời nhắc đến những người sẽ tham dự hai ngày trước khi cuộc họp dự kiến diễn ra.

  • Nếu bạn đã yêu cầu những người được mời tham gia RSVP, bạn có thể gửi lời nhắc rằng họ cần trả lời trước thời hạn.
  • Trong email nhắc nhở của bạn, hãy nhớ hỏi xem có ai đã thay đổi kế hoạch hay không.

Phần 3/3: Biết Vai trò của Bạn Tạo điều kiện cho Cuộc họp

Tạo điều kiện cho một cuộc họp Bước 8
Tạo điều kiện cho một cuộc họp Bước 8

Bước 1. Đến cuộc họp sớm

Với tư cách là người điều hành, bạn nên có mặt để chào đón tất cả những người đến dự cuộc họp. Bắt tay họ khi họ bước vào phòng hoặc chào họ khi họ đăng nhập vào cuộc họp qua điện thoại. Điều này sẽ tạo ra một môi trường ấm áp tại cuộc họp đồng thời cho thấy bạn là người nghiêm túc và sẵn sàng thảo luận.

Tạo điều kiện cho một cuộc họp Bước 9
Tạo điều kiện cho một cuộc họp Bước 9

Bước 2. Bắt đầu cuộc họp đúng giờ và làm rõ các mục tiêu

Trong khi mọi người trong cuộc họp sẽ nhận được chương trình làm việc, bằng cách giới thiệu lại các mục tiêu, tất cả những người tham dự sẽ bắt đầu trên cùng một trang. Nó cũng sẽ giúp thiết lập giai điệu cho cuộc họp và đưa mọi người đi đúng hướng ngay lập tức.

  • Bạn cũng có thể thông báo về công việc dọn phòng khi bắt đầu cuộc họp, bao gồm thông tin về thời gian nghỉ giải lao, lối thoát hiểm và vị trí phòng vệ sinh.
  • Bạn cũng có thể nghĩ đến việc thiết lập các quy tắc tương tác tùy thuộc vào những người tham gia cuộc họp. Các quy tắc có thể bao gồm thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau, đi đúng chủ đề, tấn công vấn đề hơn là vào con người, kết thúc cuộc thảo luận và không làm gián đoạn người khác.
Tạo điều kiện cho một cuộc họp Bước 10
Tạo điều kiện cho một cuộc họp Bước 10

Bước 3. Hướng dẫn cuộc họp bằng cách để tất cả những người tham dự phát biểu

Mỗi người đều có một phương pháp khác nhau để hướng dẫn một cuộc họp và giữ cho người thuyết trình đi đúng chủ đề. Một phương pháp quan trọng là đảm bảo rằng cuộc trò chuyện và thảo luận không bị chi phối bởi một hoặc hai người. Đảm bảo rằng bạn luôn chú ý đến bất kỳ ai có thể muốn đưa ra quan điểm và cho họ cơ hội để nói bằng cách hỏi họ suy nghĩ của họ.

Giả sử một đồng nghiệp tên Samantha có vẻ quan tâm nhưng vẫn chưa đóng góp. Bạn có thể thử nói: "Samantha, vấn đề đang xảy ra ảnh hưởng cụ thể đến bộ phận của bạn và bạn như thế nào?"

Tạo điều kiện cho một cuộc họp Bước 11
Tạo điều kiện cho một cuộc họp Bước 11

Bước 4. Bám sát chủ đề

Công việc của điều hành viên là giữ cho tất cả những người tham dự hoặc người nói về chủ đề. Việc cho phép các tiếp tuyến ngoài mục tiêu sẽ làm sai lệch lịch trình của bạn và có thể có nghĩa là cuộc họp sẽ không đạt được kết quả dự kiến. Nếu bạn cảm thấy cuộc thảo luận đang lạc đề, hãy chuyển hướng cuộc trò chuyện bằng cách đặt những câu hỏi liên quan trực tiếp đến chủ đề.

  • Nếu cuộc đối thoại bắt đầu trôi qua, bạn có thể nói: "Nhưng điều này ảnh hưởng đến vấn đề chúng ta đang thảo luận hôm nay như thế nào?" Hoặc, "Đây đều là những điểm rất thú vị. Chúng ta nên thảo luận về những điều này vào một ngày sau, nhưng hiện tại, hãy tập trung vào vấn đề đang bàn."
  • Bạn cũng có thể muốn gắn cờ các ý tưởng đã được đưa ra và giải quyết chúng trong một cuộc họp sau hoặc theo cách khác. Vì vậy, bạn có thể tôn vinh những ý tưởng tiếp theo một cách thích hợp và không làm mất lòng bất kỳ người tham dự nào.
Tạo điều kiện cho một cuộc họp Bước 12
Tạo điều kiện cho một cuộc họp Bước 12

Bước 5. Lập kế hoạch cho những tình huống khó khăn và giải tỏa chúng

Nếu bạn cảm thấy những người tham gia đang có xu hướng tham gia vào một cuộc tranh luận sôi nổi, hãy mời một người khác mà bạn biết sẽ nói về vấn đề này. Về cơ bản, bạn sẽ muốn xoa dịu cuộc tranh luận bằng cách mang lại nhiều cuộc đối thoại hơn. Trong trường hợp xảy ra xung đột, bạn cũng có thể lắng nghe cả hai bên và xác định điểm chung để gắn kết các bên đối lập lại với nhau.

Trong trường hợp khó khăn, bạn có thể nói: "Rõ ràng là cả hai đều đến từ hai phía khác nhau. Tuy nhiên, rõ ràng bạn đồng ý về tầm quan trọng của vấn đề này, vì vậy chúng ta hãy cố gắng tập trung sức lực để tìm ra một kết quả đôi bên cùng có lợi."

Tạo điều kiện cho một cuộc họp Bước 13
Tạo điều kiện cho một cuộc họp Bước 13

Bước 6. Trả lời và chuyển hướng câu hỏi

Với tư cách là người điều hành, bạn có thể nhận câu hỏi từ những người tham dự miễn là bạn có thể trả lời chính xác. Nếu không, bạn nên chuyển câu hỏi cho một người nào đó trong cuộc họp có vị trí tốt hơn để trả lời chính xác.

Trong trường hợp bạn không biết câu trả lời cho một câu hỏi, bạn có thể nói: "Đó là một câu hỏi xuất sắc. Tuy nhiên, tôi nghĩ Samantha được thông báo tốt hơn về chủ đề này. Samantha, bạn nghĩ gì?"

Tạo điều kiện cho một cuộc họp Bước 14
Tạo điều kiện cho một cuộc họp Bước 14

Bước 7. Tóm tắt và đơn giản hóa các phát hiện

Ghi chép trong cuộc họp và đảm bảo rằng bạn đang viết ra tất cả các ý tưởng và quan điểm chính. Khi kết thúc cuộc thảo luận về một chủ đề nhất định, sẽ rất hữu ích nếu thông hoạt viên đưa ra đánh giá về những gì đã nói và kết luận đã đạt được.

Cố gắng hết sức để tóm tắt những điểm chính của từng người tham dự. Ngoài ra, hãy làm nổi bật bất kỳ giải pháp nào được đưa ra đối với các vấn đề được giải quyết

Tạo điều kiện cho một cuộc họp Bước 15
Tạo điều kiện cho một cuộc họp Bước 15

Bước 8. Hỏi xem cuộc họp diễn ra như thế nào khi nó kết thúc

Phản hồi là điều cần thiết để bạn cải thiện với tư cách là người điều hành cuộc họp. Bạn có thể nghĩ về việc hỏi những điều sau: Chương trình làm việc có được phân phối vào thời điểm thích hợp không? Những người tham dự đã chuẩn bị tốt như thế nào? Thời gian được phân bổ cho mỗi chủ đề có hiệu quả không? Có đủ thời gian để thảo luận không? Làm thế nào để thiết lập phòng được cải thiện?

  • Phản hồi cũng có thể được thu thập bằng một cuộc khảo sát qua email được gửi đến những người tham gia ngay sau cuộc họp.
  • Đảm bảo xem xét kết quả và thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào cho cuộc họp tiếp theo.

Lời khuyên

  • Hãy nhớ rằng để tạo điều kiện cho một cuộc họp, bạn không cần phải quan tâm quá nhiều đến nội dung. Thay vào đó, hãy quan tâm đến quá trình.
  • Tuân thủ thời gian nghỉ giải lao đã định.
  • Có sẵn cho những người tham gia bằng cách ở lại sau cuộc họp cho những người không muốn phát biểu với nhóm.

Đề xuất: