3 cách để bắt đầu cuộc họp

Mục lục:

3 cách để bắt đầu cuộc họp
3 cách để bắt đầu cuộc họp

Video: 3 cách để bắt đầu cuộc họp

Video: 3 cách để bắt đầu cuộc họp
Video: Cách tổ chức cuộc họp hiệu quả | Các bước để có một cuộc họp hiệu quả | Chuyện Làm Sếp 2024, Tháng Ba
Anonim

Cho dù họ là để kinh doanh, giải trí hay hỗ trợ, các cuộc họp là một cách cần thiết để cung cấp nhiều thông tin cho một nhóm người. Nói chuyện trước một nhóm có thể đáng sợ, đặc biệt là khi nhiệm vụ của bạn là giữ cho cuộc họp diễn ra đúng tiến độ. Mặc dù ban đầu có vẻ căng thẳng nhưng việc bắt đầu cuộc họp có thể dễ dàng miễn là bạn chuẩn bị bài phát biểu khai mạc, quản lý thời gian tốt và thể hiện rõ ràng quan điểm của mình.

Các bước

Phương pháp 1/3: Chuẩn bị lời mở đầu

Bắt đầu cuộc họp Bước 1
Bắt đầu cuộc họp Bước 1

Bước 1. Soạn thảo lời khai mạc cuộc họp kinh doanh

Quyết định hình thức cuộc họp trước khi bạn bắt đầu lên kế hoạch cho bất kỳ tuyên bố khai mạc nào. Các cuộc họp kinh doanh và hội đồng quản trị nên có lời khai mạc chính thức hơn để ghi nhận các thành viên tham dự. Giữ những lời mở đầu ngắn gọn cho các cuộc họp bình thường hơn, đặc biệt là khi những người tham dự có thời gian giới thiệu bản thân. Bạn có thể tìm thấy các mẫu về cách bắt đầu một cuộc họp thông thường trực tuyến.

  • Các cuộc họp bàn tròn có thể không cần nhiều sự chuẩn bị, vì mỗi thành viên dẫn dắt một phần khác nhau của cuộc họp.
  • Ví dụ: bắt đầu cuộc họp bằng cách nói: “Chào mừng! Tôi muốn cảm ơn mọi người đã đến dự cuộc họp ngân sách hàng quý của chúng tôi. Trước khi chúng ta bắt đầu, tôi muốn tất cả các bạn cùng xem qua chương trình làm việc với tôi."
Bắt đầu cuộc họp Bước 2
Bắt đầu cuộc họp Bước 2

Bước 2. Nêu rõ mục đích của cuộc họp

Đảm bảo rằng tất cả những người tham dự cuộc họp đều hiểu những gì bạn sẽ thảo luận. Mọi người sẽ khó tập trung hơn nhiều nếu bạn không thiết lập mục tiêu hoặc mục đích rõ ràng. Hãy cho họ biết điều gì sẽ xảy ra sau khi bạn chào họ.

  • Trong bối cảnh kinh doanh, bạn có thể nói điều gì đó như: “Mục đích của cuộc họp này là tìm ra cách cắt giảm ngân sách của quý này”.
  • Đối với các cài đặt thông thường hơn, bạn có thể ở lại, "Hãy chia sẻ suy nghĩ và kinh nghiệm của chúng tôi về vấn đề này."
Bắt đầu cuộc họp Bước 3
Bắt đầu cuộc họp Bước 3

Bước 3. Thực hiện theo một chương trình làm việc để tránh bất kỳ sự nhầm lẫn nào

Xem lại nội dung cuộc họp sẽ đề cập đến trước khi bắt đầu bất kỳ cuộc trò chuyện mới nào. Các chủ đề khác nhau có thể dẫn đến các cuộc thảo luận khác nhau, điều này có thể nhanh chóng đi chệch chủ đề nếu bạn không tuân theo một chương trình đã định. Có một chương trình làm việc giúp cuộc họp diễn ra đúng hướng và đúng chủ đề, đồng thời cung cấp cho người tham dự một cách để theo dõi thời gian cuộc họp diễn ra.

Nêu rõ nếu một phần nhất định của chương trình chỉ áp dụng cho một người. Để tránh bất kỳ sự nhầm lẫn nào trong cuộc họp, hãy xác định ai là người phụ trách nhiệm vụ nào. Ví dụ, nói, “John sẽ xử lý tất cả các thủ tục về ngân sách. Hãy nói chuyện với anh ấy nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào”

Phương pháp 2/3: Điều hành cuộc họp hiệu quả

Bắt đầu cuộc họp Bước 4
Bắt đầu cuộc họp Bước 4

Bước 1. Bắt đầu cuộc họp đúng giờ để theo đúng lịch trình

Đảm bảo rằng cuộc họp bắt đầu vào thời gian đã định. Bạn muốn cho tất cả những người tham dự cuộc họp thấy rằng thời gian của họ là quý giá. Bằng cách bắt đầu cuộc họp đúng giờ, bạn đang tạo ra bầu không khí tôn trọng lẫn nhau. Đúng giờ cũng giúp bạn dễ dàng dành thời gian cho những câu hỏi sau này.

Đảm bảo kết thúc cuộc họp đúng giờ

Bắt đầu cuộc họp Bước 5
Bắt đầu cuộc họp Bước 5

Bước 2. Xem lại bất kỳ quy tắc cơ bản nào để duy trì trật tự

Nhắc những người tham dự về các chính sách cuộc họp trước khi bạn bắt đầu. Tùy thuộc vào cuộc họp, bạn có thể có nhiều quy tắc cơ bản hơn những người khác.

  • Ví dụ, một cuộc họp hỗ trợ có thể có một lời nhắc bảo mật cho các thành viên. Một cuộc họp kinh doanh có thể có một quy tắc về việc người tham dự phải kỹ lưỡng và cụ thể khi phát biểu.
  • Thiết lập các quy tắc này khi bắt đầu cuộc họp. Sẽ khó hơn nhiều để thực thi bất kỳ quy tắc nào nếu bạn đưa ra chúng vào những thời điểm ngẫu nhiên.
  • Ví dụ: trong một cuộc họp kinh doanh, bạn có thể nói: “Nếu bạn có bất kỳ vấn đề nào với ngân sách của quý này, vui lòng đợi cho đến khi kết thúc cuộc họp để nói chuyện riêng với tôi”.
Bắt đầu cuộc họp Bước 6
Bắt đầu cuộc họp Bước 6

Bước 3. Dành thời gian cho những người tham dự giới thiệu bản thân

Tạo cơ hội cho những người tham dự chào hỏi và tìm hiểu tên của nhau. Phần giới thiệu thành viên cần thiết và có giá trị hơn đối với các nhóm hỗ trợ, vì mỗi người tham dự sẽ phát biểu trong suốt cuộc họp. Phần giới thiệu cũng có thể có giá trị trong không gian trang trọng, nhưng hãy đảm bảo rằng chúng không làm mất đi các mục trong chương trình họp.

  • Ví dụ: bạn có thể nói điều này tại một cuộc họp chính thức: “Trước khi chúng ta bắt đầu, tôi muốn đi quanh phòng để mỗi người có thể nói tên và vị trí của họ trong công ty.”
  • Tại một cuộc họp thông thường, bạn có thể nói: “Hãy đi vòng quanh và giới thiệu về bản thân. Bạn cũng có thể chia sẻ một điều tích cực và tiêu cực đã xảy ra với bạn trong tuần này."
Bắt đầu cuộc họp Bước 7
Bắt đầu cuộc họp Bước 7

Bước 4. Thiết lập thời gian cho các câu hỏi và nhận xét

Đảm bảo rằng những người tham dự có cơ hội để nói lên tiếng nói của họ. Cố gắng đưa một mục cụ thể vào chương trình họp dành riêng cho việc trả lời các câu hỏi và lắng nghe phản hồi. Nếu những người tham dự cảm thấy bối rối khi rời đi, họ có thể nghĩ rằng toàn bộ cuộc họp đã lãng phí thời gian.

Ngắt bất kỳ hành vi độc hại nào từ những người tham dự. Mặc dù giao tiếp cởi mở là quan trọng, nhưng các cuộc trò chuyện tích cực thụ động có xu hướng khiến cuộc họp trở nên căng thẳng và không thoải mái. Nếu bạn cảm thấy bình luận tích cực thụ động có thể là một vấn đề nghiêm trọng đối với những người tham dự của bạn, hãy đưa ra nhận xét về hành vi độc hại vào đầu cuộc họp

Phương pháp 3/3: Tổng điểm của bạn

Bắt đầu cuộc họp Bước 8
Bắt đầu cuộc họp Bước 8

Bước 1. Nói với ngôn ngữ súc tích để làm rõ ý

Tránh sử dụng ngôn ngữ phụ không cần thiết trong bối cảnh cuộc họp kinh doanh chính thức. Trong một bối cảnh bình thường hơn, hãy thử sử dụng ngôn ngữ thân thiện và mời gọi để loại bỏ bất kỳ sự nhầm lẫn nào về người mà bạn có thể đang nói đến. Bằng cách sắp xếp hợp lý ngôn ngữ của chính bạn, bạn cũng đang hợp lý hóa hiệu quả của cuộc họp nói chung.

  • Ví dụ: trong một cuộc họp chính thức, thay vì nói, "Chúng tôi đang gặp khó khăn trong việc phân phối giấy tờ do sự cố máy móc", hãy nói, "Chúng tôi không thể tạo bất kỳ bản sao nào vì máy in bị hỏng."
  • Trong một cuộc họp thông thường, hãy nói: “Tất cả chúng ta hãy chia sẻ điều gì đó tốt đẹp đã xảy ra trong tuần này” để làm rõ rằng bạn đang nói chuyện với cả nhóm.
Bắt đầu cuộc họp Bước 9
Bắt đầu cuộc họp Bước 9

Bước 2. Kết hợp các khoảng dừng để nhấn mạnh vào một điểm

Chọn những vị trí chiến lược trong bài phát biểu của bạn để bao gồm một hoặc hai lần tạm dừng vì điều này giúp người nghe chú ý hơn vào những gì bạn sẽ nói tiếp theo. Tạm dừng cũng cho phép bạn lấy lại hơi thở và xem xét lại những gì bạn muốn nói tiếp theo. Nói chậm và rõ ràng để mọi người có thể nghe và hiểu bạn.

Bắt đầu cuộc họp Bước 10
Bắt đầu cuộc họp Bước 10

Bước 3. Đi vào vấn đề bằng cách sử dụng các động từ chủ động, rõ ràng

Nói theo cách rõ ràng và dễ hành động để mọi người có thể hiểu ngay những gì bạn đang cố gắng nói. Cố gắng tránh sử dụng giọng bị động, điều này sẽ làm mất đi hành động trực tiếp trong bài phát biểu của bạn. Bao gồm một giọng nói chủ động sẽ giúp bạn hiểu được quan điểm của mình một cách trực tiếp và trôi chảy hơn nhiều so với một giọng nói thụ động.

Ví dụ: nói “Chúng tôi đã đạt được mục tiêu của mình” thay vì nói “Đã đạt được mục tiêu”

Bắt đầu cuộc họp Bước 11
Bắt đầu cuộc họp Bước 11

Bước 4. Tránh những ngôn ngữ thừa để bạn có thể làm cho một điểm rõ ràng

Đừng sử dụng những từ không cần thiết khi cố gắng đưa ra quan điểm của bạn. Không cần thiết phải đưa ra một tuyên bố dài hơn mức cần thiết khi bạn có thể đưa ra quan điểm của mình trong một vài từ.

  • Trong bất kỳ loại cuộc họp nào, các thuật ngữ như "gần gũi" và "quan tâm cụ thể" có thể được rút ngắn thành "gần gũi" và "quan tâm" khi bạn nói.
  • Ví dụ, nói, "Dự án này phải được hoàn thành vào buổi trưa" thay vì nói, "Dự án này phải được hoàn thành trước 12 giờ trưa."

Đề xuất: