Cách đối phó với người nói quá nhiều trong cuộc họp: 13 bước

Mục lục:

Cách đối phó với người nói quá nhiều trong cuộc họp: 13 bước
Cách đối phó với người nói quá nhiều trong cuộc họp: 13 bước

Video: Cách đối phó với người nói quá nhiều trong cuộc họp: 13 bước

Video: Cách đối phó với người nói quá nhiều trong cuộc họp: 13 bước
Video: 3 cách người khôn ngoan trừng trị kẻ xấu tính | GNV 2024, Tháng Ba
Anonim

Tại một thời điểm nào đó trong cuộc đời làm việc của mình, bạn có thể đã gặp phải một đồng nghiệp thống trị các cuộc họp tại nơi làm việc. Họ có thể loại bỏ ý tưởng của người khác để ủng hộ ý tưởng của họ hoặc họ có thể ngắt lời người khác liên tục để thêm nhận xét. Cho dù bạn đang đối phó với kiểu người thống lĩnh cuộc họp nào, bạn có thể đồng ý rằng người này sẽ kích động cơn giận dữ và hoàn toàn bao vây cuộc họp của bạn. Học cách đối phó với sự thống trị một cách không quá khích, hạn chế tối đa việc ai đó tiếp quản các cuộc họp và thiết lập các cuộc họp thành công ngay từ đầu.

Các bước

Phần 1/3: Đáp lại sự thống trị

Thành công trong Kinh doanh theo mạng Bước 10
Thành công trong Kinh doanh theo mạng Bước 10

Bước 1. Lắng nghe, nhưng không khuyến khích

Duy trì một biểu hiện trung lập và bình đẳng với người đang nói chuyện. Nếu bạn đang cố gắng chuyển hướng cuộc trò chuyện, hãy tránh mọi phản ứng tích cực hoặc tiêu cực, chẳng hạn như mỉm cười hoặc đảo mắt trong khi người đó đang nói, vì có thể khiến họ muốn tiếp tục nhiều hơn. Ngoài ra, tránh làm gián đoạn vì điều đó có thể khiến người đó tiếp tục lâu hơn.

Cách tiếp cận này hoạt động tốt nhất nếu bạn là đồng nghiệp của người đó hoặc ở vai trò không phải là lãnh đạo

Thực hiện một bài thuyết trình bán hàng Bước 6
Thực hiện một bài thuyết trình bán hàng Bước 6

Bước 2. Chuyển hướng chủ đề trò chuyện

Dành lời khen cho người đang nói, nhưng sau đó chuyển chủ đề để cuộc trò chuyện diễn ra theo một hướng khác. Bằng cách này, bạn làm hài lòng người đó, đồng thời tận dụng cơ hội để cuộc họp trở lại đúng hướng.

Ví dụ, bạn có thể nói, “Cảm ơn, Tyler. Tối thích ý tưởng đó. Mary, bạn có bất kỳ ý tưởng nào về cách tăng doanh thu quý 4 không?” Việc thừa nhận người đang nói quá lâu sẽ giúp họ từ bỏ sàn một cách nhẹ nhàng và sau đó cho người khác cơ hội nói

Thực hiện một bài thuyết trình bán hàng Bước 4
Thực hiện một bài thuyết trình bán hàng Bước 4

Bước 3. Để ngôn ngữ cơ thể của bạn gửi một thông điệp

Vì mọi người đều có quyền bày tỏ ý kiến của mình trong cuộc họp, hãy lịch sự, ngay cả với người thống trị. Hãy giao tiếp bằng mắt với người đang trò chuyện và gật đầu động viên ở chỗ này và chỗ khác khi bạn muốn người đó tiếp tục nói. Tuy nhiên, khi đã đến lúc họ dừng lại, hãy gửi một thông điệp rõ ràng bằng ngôn ngữ cơ thể của bạn.

  • Bạn có thể làm điều này bằng cách chuyển hướng từ họ sang người khác, khoanh tay và / hoặc chân và nhận ra người tiếp theo bằng cách tiếp xúc. Nếu bạn đang giữ vai trò giám sát, đứng dậy và đi quanh bàn có thể giúp báo hiệu sự thay đổi nhịp độ và cho người đó biết đã đến lúc chuyển sang làm việc với người khác.
  • Đây là một lựa chọn tốt nếu bạn đang điều hành cuộc họp hoặc nếu bạn là người giám sát hoặc quản lý của người đó.
Thực hiện một bài thuyết trình bán hàng Bước 3
Thực hiện một bài thuyết trình bán hàng Bước 3

Bước 4. Hãy vững vàng với một người ngắt quãng mãn tính

Một số người - dù có ý thức hay tiềm thức - nghĩ rằng họ nên luôn nói chuyện. Điều này trở thành một vấn đề khi họ không nên như vậy. Có lẽ bạn đang chia sẻ ý tưởng của mình và họ tiếp thu ý kiến của riêng mình. Nếu điều này xảy ra, có nhiều cách để đối phó với một người cắt ngang một cách thô lỗ khi bạn đang nói chuyện trong các cuộc họp.

  • Yêu cầu kết thúc. Đúng vậy, bạn không cần phải yêu cầu kết thúc cuộc nói chuyện khi bạn có sự chú ý hoàn toàn của tất cả mọi người, trừ một người. Tuy nhiên, làm điều này một cách chắc chắn có thể giúp người ngắt lời nhớ rằng bạn thực sự đang nói chuyện và bạn muốn hoàn thành suy nghĩ của mình. Nói, "Này, Randy, tôi vẫn chưa hoàn thành. Bạn có thể giữ ý kiến của mình trong giây lát được không?"
  • Tiếp tục nói chuyện như thể bạn không nhận thấy nỗ lực của họ. Mặc dù điều này có thể dẫn đến khoảnh khắc khó hiểu khi cả hai nói chuyện ngay lập tức, nhưng người kia có thể sẽ nhận ra rằng bạn sẽ không giao sàn cho họ. Hy vọng rằng, họ sẽ cảm thấy hài lòng.
Xử lý các vấn đề khi tham dự của nhân viên Bước 5
Xử lý các vấn đề khi tham dự của nhân viên Bước 5

Bước 5. Kéo người đó sang một bên và gọi ra hành vi

Nói thẳng với người đó rằng họ đã vượt qua các cuộc họp và không cho phép người khác nói. Làm điều này một cách nhẹ nhàng, đồng thời đảm bảo rằng họ hiểu rằng việc thống trị là không ổn.

Ví dụ, bạn có thể nói, “Bạn rất quan tâm và hiểu biết về chủ đề này, nhưng điều quan trọng là những người khác cũng cảm thấy thoải mái khi đóng góp. Thêm vào đó, nếu bạn đang cung cấp tất cả các thông tin, những người khác sẽ rất khó tham gia”. Nói điều này mang lại sự khích lệ, nhưng cũng có thể hiểu được vấn đề

Phần 2/3: Giảm thiểu sự thống trị

Chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn xin việc Bước 2
Chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn xin việc Bước 2

Bước 1. Nhấn mạnh rằng sự tham gia của mọi người là một yêu cầu

Nói với đồng nghiệp của bạn rằng ý kiến của họ cũng quan trọng bằng cách thu hút mọi người tham gia. Điều này có thể đơn giản như đi xung quanh bàn và hỏi mỗi người xem họ nghĩ gì về một chủ đề nhất định.

  • Thu hút họ tham gia, thay vì chỉ để một người thống trị cuộc họp, sẽ khuyến khích họ lên tiếng và không cho phép ai đó chiếm toàn bộ thời gian.
  • Bạn có thể đơn giản nói, "Trong văn phòng của chúng tôi, mọi ý kiến đều được coi trọng. Vì vậy, mọi người đều xứng đáng có cơ hội để phát biểu. Những người trong số các bạn nhút nhát sẽ cần khẳng định bản thân, và những người trong số các bạn có tất cả những gì cần nói chuyện cần bắt đầu chia sẻ sàn nhà."
Tiến hành hội thảo Bước 6
Tiến hành hội thảo Bước 6

Bước 2. Bắt đầu bằng cách hỏi phản hồi từ người khác

Nếu bạn biết rằng một người có xu hướng tiếp tục lặp lại, hãy lưu lại phản hồi của họ lần cuối. Thay vào đó, hãy hỏi người khác về chủ đề của họ. Sau đó, tiếp tục đi vòng quanh bàn cho đến khi những người thường không có cơ hội phát biểu thực sự làm được.

Ramblers có thể muốn ngắt lời, nhưng nếu họ chỉ giơ một ngón tay lên và nói "Mọi người sẽ có cơ hội nói chuyện, Ricky … Tiếp tục đi, Meredith."

Giao tiếp hiệu quả Bước 9
Giao tiếp hiệu quả Bước 9

Bước 3. Đi xung quanh phòng với các bình luận theo thời gian

Xác định giới hạn thời gian đã định cho mỗi người và hẹn giờ. Làm như vậy sẽ giúp bạn giữ cuộc họp đúng lịch trình và có thể ngăn nó kéo dài quá lâu. Nó cũng có thể ngăn một người tiếp tục lan man và tiếp quản toàn bộ cuộc họp.

Hãy cho mọi người biết giới hạn thời gian là vài ngày trước cuộc họp nếu họ dự kiến sẽ phát triển các bài thuyết trình, hoặc thông báo cho họ khi bắt đầu cuộc họp về thời gian quy định của họ

Giao tiếp hiệu quả Bước 11
Giao tiếp hiệu quả Bước 11

Bước 4. Kiểm tra với người đó bên ngoài cuộc họp

Tiếp cận người đó trong thời gian nghỉ họp hoặc sau cuộc họp để nói về ý tưởng của họ. Điều này cho phép người đó chia sẻ bất cứ điều gì quan trọng mà không cần chỉ huy toàn bộ nhóm.

  • Ví dụ, hãy nói: “Lạy Chúa, Charles, tôi chưa bao giờ thấy ông chăm chú như vậy trong một cuộc họp trước đây. Tôi cá là bạn đã có rất nhiều ghi chú tuyệt vời để áp dụng vào thực tế. Nếu bạn có thêm một số ý tưởng muốn thảo luận, bạn có thể vui lòng đến vào giờ làm việc của tôi."
  • Điều này mang lại cho họ sự củng cố tích cực và cho họ biết rằng bạn muốn họ lắng nghe ý kiến, thay vì có lẽ luôn trình bày chúng. Và, nếu họ tình cờ có ý tưởng để chia sẻ, có những cơ sở khác để thực hiện chúng mà không liên quan đến các cuộc họp chỉ huy.

Phần 3 của 3: Có các cuộc họp tốt hơn

Giao tiếp hiệu quả Bước 6
Giao tiếp hiệu quả Bước 6

Bước 1. Đặt ra các quy tắc cơ bản rõ ràng

Bắt đầu cuộc họp bằng cách cho mọi người biết những gì bạn đang thảo luận, mục đích của việc cùng nhau là gì và cuộc họp sẽ kéo dài trong bao lâu.

  • Bắt đầu cuộc họp bằng cách thiết lập các quy tắc này có thể giúp cuộc họp diễn ra như dự kiến. Nó có thể khiến nhóm của bạn không lạc đề và khuyến khích họ làm việc cùng nhau để đưa ra ý tưởng.
  • Hãy nói điều gì đó như “Này, tất cả mọi người, tôi chắc chắn rằng tất cả các bạn có nhiều điều để thảo luận, nhưng đây sẽ là một cuộc họp ngắn ngày hôm nay. Chủ đề được chú ý là sự kiện từ thiện hàng năm. Hãy bám sát điều đó để chúng ta có thể đạt được một số tiến bộ."
Phát triển kỹ năng tư duy phản biện Bước 24
Phát triển kỹ năng tư duy phản biện Bước 24

Bước 2. Bám sát chương trình làm việc

Tạo một lịch trình bao gồm chủ đề cuộc trò chuyện, cũng như giới hạn thời gian cho mỗi người. Việc tạo ra những quy tắc này không chỉ giúp cuộc họp diễn ra đúng tiến độ mà còn có thể ngăn mọi người nói quá lâu và chi phối cuộc họp. Chỉ định một máy chấm công để đảm bảo không ai đi quá thời hạn của họ.

Nhận Lệnh Tòa Bước 6
Nhận Lệnh Tòa Bước 6

Bước 3. Chia thành các nhóm, sắp xếp các cá nhân có khả năng nói cao lại với nhau

Hãy gắn những người thích thống trị các cuộc họp lại với nhau trong một nhóm nhỏ trong khi những người khác gặp nhau trong một nhóm khác. Làm như vậy cho phép những người không có cơ hội lên tiếng có cơ hội được lắng nghe tiếng nói của họ.

Dừng các nhóm sau khoảng 10 phút để giới hạn thời gian nói chuyện của họ và để chứng tỏ rằng bạn không cần nhiều thời gian để đưa ra giải pháp

Từ chức một cách duyên dáng Bước 4
Từ chức một cách duyên dáng Bước 4

Bước 4. Yêu cầu nhóm đánh giá hiệu quả của các cuộc họp của bạn

Hỏi đồng nghiệp của bạn xem họ nghĩ gì về cuộc họp. Họ có thể viết ý kiến của họ ra giấy, hoặc nói chuyện trực tiếp với bạn về ý kiến của họ liên quan đến cuộc họp. Điều này cho bạn cơ hội để hỏi những người khác xem họ cảm thấy gì về người được đề cập, nếu cần.

Đề xuất: