Làm thế nào để ghi phút (có hình ảnh)

Mục lục:

Làm thế nào để ghi phút (có hình ảnh)
Làm thế nào để ghi phút (có hình ảnh)

Video: Làm thế nào để ghi phút (có hình ảnh)

Video: Làm thế nào để ghi phút (có hình ảnh)
Video: Cách làm video từ ảnh và nhạc trên máy tính đẹp và cực đơn giản 2024, Tháng Ba
Anonim

Bạn vừa được bầu hoặc được chỉ định làm thư ký của ủy ban mà bạn trực thuộc. Xin chúc mừng! Bạn có biết cách lập, chuẩn bị và trình bày biên bản không? Cho dù bạn đang tuân theo Quy tắc trật tự trong kinh thánh lập pháp của Robert hay dành vài phút trong một môi trường ít trang trọng hơn, thì đây là những phương pháp quan trọng cần tuân theo.

Các bước

Biên bản mẫu

Image
Image

Biên bản họp mẫu

Hỗ trợ wikiHow và mở khóa tất cả các mẫu.

Image
Image

Biên bản họp kinh doanh mẫu

Hỗ trợ wikiHow và mở khóa tất cả các mẫu.

Image
Image

Mẫu Biên bản họp Hội đồng quản trị

Hỗ trợ wikiHow và mở khóa tất cả các mẫu.

Phần 1/4: Chuẩn bị trước

Thực hiện vài phút Bước 1
Thực hiện vài phút Bước 1

Bước 1. Biết các chính sách họp của tổ chức bạn

Nếu thư ký dự kiến sẽ có những phút chính thức, hãy hỏi xem nhóm có tuân theo Quy tắc mệnh lệnh của Robert hay một hướng dẫn khác không. Trong các cài đặt thân mật hơn, hãy hỏi những gì nên được đưa vào biên bản hoặc cách chúng sẽ được sử dụng.

  • Là người lập biên bản, bạn không cần phải tự làm quen với các Quy tắc đặt hàng đầy đủ. Tuy nhiên, có được một bản sao (hoặc mượn của chủ tọa) có thể hữu ích để trả lời các câu hỏi cụ thể.
  • Biết rõ vai trò của bạn. Một số thư ký ít phút không tham gia vào cuộc họp, trong khi những người khác dành vài phút trong khi đóng góp vào cuộc thảo luận. Trong cả hai trường hợp, thư ký không nên là người có vai trò chính khác, chẳng hạn như chủ tọa hoặc người điều hành.
Thực hiện vài phút Bước 2
Thực hiện vài phút Bước 2

Bước 2. Chuẩn bị trước một bản mẫu

Mỗi biên bản cuộc họp sẽ chứa nhiều thông tin giống nhau. Một mẫu tạo ra một định dạng nhất quán để dễ tham khảo. Bao gồm không gian cho các thông tin sau ở mức tối thiểu.

  • Tên tổ chức.
  • Loại cuộc họp. Đây là cuộc họp thường kỳ hàng tuần hay hàng năm, cuộc họp của ủy ban nhỏ hơn hay cuộc họp được triệu tập cho một mục đích đặc biệt?
  • Ngày, giờ và địa điểm. Để khoảng trống cho thời gian bắt đầu và kết thúc (triệu tập và kết thúc).
  • Tên của chủ tọa hoặc người lãnh đạo cuộc họp & tên của thư ký (hoặc những người thay thế họ).
  • Danh sách "những người tham dự" và "lời xin lỗi của những người vắng mặt". Đây là một thuật ngữ ưa thích cho bảng điểm danh. Lưu ý xem có túc số đại biểu hay không (số lượng người đủ để thực hiện việc bỏ phiếu).
  • Không gian cho chữ ký của bạn. Là người ghi từng phút, bạn sẽ luôn ký vào tác phẩm của mình. Có thể cần thêm chữ ký khi biên bản được phê duyệt, theo chính sách của tổ chức của bạn.
  • Một chương trình nghị sự, nếu được cung cấp. Nếu chủ tọa hoặc người điều hành cuộc họp chưa yêu cầu bạn soạn thảo chương trình làm việc, họ nên chuẩn bị sẵn một chương trình theo yêu cầu. Có một cái để tham khảo sẽ giúp bạn sắp xếp các ghi chú cuộc họp của mình.
Thực hiện vài phút Bước 3
Thực hiện vài phút Bước 3

Bước 3. Mang theo sổ tay hoặc máy tính xách tay

Đảm bảo rằng bất cứ thứ gì bạn mang theo là thứ bạn cảm thấy thoải mái. Nếu bạn thường xuyên viết phút, hãy dành một cuốn sổ cho mục đích này hoặc tạo một thư mục trên máy tính của bạn.

  • Nếu bạn đã lập biên bản tại một cuộc họp trước đó và chúng vẫn chưa được đệ trình để phê duyệt, hãy nhớ mang theo những người đó.
  • Mặc dù máy ghi âm có thể giúp bạn ghi lại những phút sau đó, nhưng nó không thể thay thế cho việc ghi chú. Nếu bạn ghi lại cuộc họp, hãy đảm bảo rằng tất cả mọi người đều có mặt đồng ý và không nhượng bộ trước sự cám dỗ để tạo ra một bản ghi chép từng chữ.
  • Học tốc ký sẽ tăng tốc độ ghi chú, nhưng bạn không cần phải có thể viết xuống từng từ để mất vài phút. Trên thực tế, bạn nên tránh làm như vậy.
  • Nếu bạn được yêu cầu ghi chú công khai trong cuộc họp, hãy sử dụng máy chiếu trên cao hoặc giá vẽ trình bày. Hãy chắc chắn rằng bạn có thể mang các ghi chú về nhà sau đó mà không làm nhòe chúng để bạn có thể sử dụng chúng để đánh máy vài phút.

Phần 2/4: Ghi chú cuộc họp

Thực hiện vài phút Bước 4
Thực hiện vài phút Bước 4

Bước 1. Phát phiếu điểm danh

Ngay sau khi tất cả mọi người đều có mặt, hãy phát một tờ giấy duy nhất (nhiều hơn cho các cuộc họp rất lớn) với khoảng trống để mỗi người viết tên và thông tin liên hệ của họ. Bạn có thể sử dụng điều này sau cuộc họp để điền vào phần người tham dự trong mẫu của bạn hoặc đính kèm chính trang tính đăng nhập vào biên bản đã hoàn thành.

Nếu bạn không quen với nhiều người có mặt, hãy phác thảo sơ đồ chỗ ngồi và điền vào khi bạn yêu cầu mọi người giới thiệu về bản thân. Hãy giữ nó tiện lợi khi bạn ghi chép cuộc họp để bạn có thể giới thiệu tên mọi người khi thích hợp (như thảo luận bên dưới)

Thực hiện bước 5
Thực hiện bước 5

Bước 2. Điền vào càng nhiều mẫu của bạn càng tốt

Trong khi chờ cuộc họp bắt đầu, hãy ghi lại tên của tổ chức, ngày và địa điểm cuộc họp, và loại cuộc họp (ví dụ: cuộc họp hội đồng quản trị hàng tuần, cuộc họp ủy ban đặc biệt, v.v.). Khi cuộc họp bắt đầu, hãy ghi lại thời gian bắt đầu.

  • Nếu bạn không có mẫu, hãy ghi lại thông tin này ở đầu ghi chú cuộc họp của bạn.
  • Nếu cuộc họp được tổ chức vì một mục đích đặc biệt hoặc vào một thời điểm đặc biệt, hãy lưu thông báo đã gửi để thông báo cho các thành viên. Bạn nên đính kèm nó vào số phút sau khi chúng được phiên âm.
Thực hiện vài phút Bước 6
Thực hiện vài phút Bước 6

Bước 3. Ghi lại kết quả của chuyển động đầu tiên

Hầu hết các cuộc họp chính thức sẽ bắt đầu bằng một đề nghị thông qua một chương trình nghị sự, vì vậy bước này sẽ lấy đó làm ví dụ. Nếu cuộc họp bắt đầu với một chuyển động khác, chỉ cần đảm bảo ghi lại tất cả các thông tin liên quan giống nhau:

  • Từ chính xác của chuyển động bắt đầu "Tôi di chuyển". Điều này thường sẽ là "Tôi di chuyển để thông qua chương trình này."
  • Tên của mover (người đề xuất chuyển động).
  • Kết quả của cuộc bỏ phiếu. Nếu cuộc bỏ phiếu thành công, hãy viết "chuyển động được thực hiện". Nếu nó không thành công, hãy viết "chuyển động không thành công."
  • Bạn có thể yêu cầu gửi các chuyển động dài dòng bằng văn bản nếu bạn không thể ghi lại chúng một cách chính xác. Nếu đây là một vấn đề lặp lại, hãy hỏi giữa các cuộc họp xem điều này có thể được đưa ra chính sách chính thức cho các chuyển động trên một số từ nhất định hay không.
  • Nếu bạn đã soạn thảo chương trình nghị sự, bạn có thể là người khởi xướng kiến nghị này cũng như thư ký biên bản. Tốt rồi; Miễn là bạn vẫn khách quan thì không có vấn đề gì khi ghi lại các hành động của chính bạn.
Thực hiện vài phút Bước 7
Thực hiện vài phút Bước 7

Bước 4. Ghi lại các chuyển động khác trong suốt cuộc họp

Chăm chú lắng nghe tất cả các cuộc thảo luận, nhưng (trừ khi có hướng dẫn khác!) Không ghi lại chúng. Khi một chuyển động mới được thực hiện, hãy ghi lại các thông tin liên quan.

  • Hãy nhớ rằng mỗi chuyển động phải bao gồm từ ngữ chính xác của chuyển động, tên của động thái và kết quả của cuộc bỏ phiếu.
  • Một số chuyển động yêu cầu người thứ hai trước khi chuyển sang bỏ phiếu. Nếu ai đó nói "Tôi ủng hộ đề nghị" hoặc tương tự, hãy ghi lại tên của người đó làm người thứ hai.
  • Nếu bạn không biết tên của người khởi xướng hoặc cần lặp lại hành động đó, hãy lịch sự ngắt cuộc họp để hỏi. Việc ghi lại thông tin một cách chính xác là đủ quan trọng để biện minh cho một sự gián đoạn nhỏ.
  • Nếu một chuyển động được sửa đổi, chỉ cần thay đổi từ ngữ của chuyển động trong ghi chú của bạn. Trừ khi sửa đổi gây tranh cãi và gây ra nhiều thảo luận, không cần phải ghi lại rằng một sửa đổi đã xảy ra.
Thực hiện vài phút bước 8
Thực hiện vài phút bước 8

Bước 5. Nghe báo cáo và lấy bản sao

Bất cứ khi nào một báo cáo, bản tin hoặc mục tương tự được đọc to, hãy ghi lại tên báo cáo và người đọc báo cáo đó (hoặc tên của tiểu ban soạn thảo báo cáo đó). Nếu có một chuyển động được đính kèm, hãy ghi lại nó giống như bất kỳ chuyển động nào khác.

  • Thực tế nhất là có được một bản sao vào cuối cuộc họp. Sau đó, hãy ghi chú lại để yêu cầu người đọc hoặc người lãnh đạo cuộc họp (chủ tọa hoặc chủ tịch) cho một bản sao. Bạn sẽ đính kèm một bản sao của mỗi báo cáo vào biên bản sau khi được sao chép.
  • Nếu không có bản sao, thay vào đó hãy lưu ý nơi lưu giữ tài liệu gốc. Bạn có thể cần hỏi thông tin này sau cuộc họp.
  • Nếu một thành viên báo cáo bằng miệng (thay vì đọc từ tài liệu), hãy viết một bản tóm tắt ngắn gọn, khách quan về báo cáo. Không đi vào chi tiết cụ thể hoặc trích dẫn nguyên văn của người nói.
Thực hiện bước 9
Thực hiện bước 9

Bước 6. Ghi lại các hành động đã thực hiện hoặc được giao

Điều này bao gồm "kiểm tra" các nhiệm vụ của cuộc họp cuối cùng cũng như các hành động mới. Ai đó đã được chỉ định để viết một lá thư? Lưu ý tên và hướng dẫn của họ.

  • Tùy thuộc vào mức độ trang trọng của cuộc họp của bạn, nhiều hành động trong số này có thể thuộc về "động cơ". Đối với các cuộc họp ít trang trọng hơn, bạn cũng có thể cần phải chú ý lắng nghe những quyết định có tổ chức kém rõ ràng hơn.
  • Bao gồm một đề cập ngắn gọn về lý do đằng sau một quyết định nếu một quyết định được đưa ra.
Dành phút cho Bước 10
Dành phút cho Bước 10

Bước 7. Ghi lại tất cả các điểm của lệnh và quy tắc

Bất cứ khi nào phản đối được đưa ra đối với một thủ tục, hãy ghi lại đầy đủ phản đối và cơ sở của nó, cũng như toàn bộ phán quyết do Chủ tịch đưa ra.

Đảm bảo bao gồm bất kỳ tham chiếu nào đến Quy tắc đặt hàng của Robert, quy định của tổ chức hoặc giao thức của công ty

Thực hiện theo phút Bước 11
Thực hiện theo phút Bước 11

Bước 8. Chỉ khi được hỏi, hãy ghi lại tóm tắt các cuộc thảo luận

Về mặt chính thức, biên bản là bản ghi lại những gì đã làm, không phải những gì đã nói. Tuy nhiên, hãy thực hiện bất kỳ yêu cầu cụ thể nào mà tổ chức của bạn đưa ra đối với bạn.

  • Khi ghi lại cuộc thảo luận, hãy khách quan nhất có thể. Đưa ra những luận điểm cụ thể, không phải ý kiến và hạn chế tối đa việc sử dụng tính từ và trạng từ. Mục tiêu của bạn là viết khô khan, thực tế, nhàm chán!
  • Không đề cập đến mọi người bằng tên trong phần tóm tắt cuộc thảo luận. Điều này đặc biệt quan trọng trong những cuộc tranh cãi nảy lửa có thể gây ra phản cảm.
Thực hiện bước 12
Thực hiện bước 12

Bước 9. Kết thúc khi kết thúc cuộc họp

Ghi lại thời gian cuộc họp bị hoãn lại. Hãy nhớ chọn bất kỳ bản sao báo cáo nào hoặc nhắc ai đó gửi chúng cho bạn.

Đọc lướt ghi chú của bạn để xem có điều gì bị thiếu hoặc cần làm rõ. Nếu bạn cần hỏi ai đó một câu hỏi, hãy làm như vậy ngay trước khi họ rời đi

Phần 3/4: Ghi lại Biên bản

Thực hiện theo phút Bước 13
Thực hiện theo phút Bước 13

Bước 1. Bắt đầu quá trình này càng sớm càng tốt

Tốt nhất bạn nên ghi lại biên bản chính thức ngay sau cuộc họp, khi các sự kiện vẫn còn mới trong tâm trí bạn.

Thực hiện phút bước 14
Thực hiện phút bước 14

Bước 2. Sử dụng máy tính để nhập ghi chú cuộc họp của bạn

Bạn có thể đã làm điều này nếu bạn sử dụng máy tính xách tay trong cuộc họp. Lưu ghi chú của bạn và bắt đầu một tài liệu mới trong vài phút để bạn có thể so sánh các ghi chú và phút của mình cạnh nhau.

Dành phút cho Bước 15
Dành phút cho Bước 15

Bước 3. Định dạng ghi chú của bạn thành các đoạn văn gọn gàng

Mỗi chuyển động, quyết định hoặc điểm thứ tự mới phải nằm trong đoạn văn của chính nó. Khi bạn định dạng chúng, hãy kiểm tra xem bạn:

  • Sử dụng đúng chính tả và ngữ pháp. Sử dụng trình kiểm tra chính tả nếu bạn cần.
  • Sử dụng cùng một thì trong suốt. Sử dụng thì quá khứ hoặc hiện tại, nhưng không bao giờ chuyển đổi giữa chúng trong cùng một tài liệu.
  • Khách quan nhất có thể. Ý kiến của riêng bạn không bao giờ được suy diễn từ biên bản. Bạn đang cố gắng tạo một bản ghi khách quan để mọi người sử dụng.
  • Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, chính xác. Bất kỳ ngôn ngữ mơ hồ nào cũng nên được thay thế bằng từ ngữ chính xác. Mô tả hoa nên được loại bỏ hoàn toàn.
  • Chỉ bao gồm các hành động được thực hiện, không bao gồm các cuộc thảo luận. Trừ khi bạn được yêu cầu ghi lại các cuộc thảo luận, bạn nên tập trung vào những gì đã xong, không phải là cái gì nói.
  • Đánh số trang để tiện tham khảo.
Thực hiện theo phút Bước 16
Thực hiện theo phút Bước 16

Bước 4. Phân phối bản nháp biên bản của bạn cho các thành viên

Gửi một bản sao cho từng thành viên bằng cách sử dụng thông tin liên hệ trên trang đăng nhập. Nếu bạn không có thông tin liên hệ của họ, người lãnh đạo cuộc họp có thể liên hệ với họ.

Thực hiện bước 17
Thực hiện bước 17

Bước 5. Nhận biên bản cuộc họp được thông qua

Bạn có thể được yêu cầu đọc to biên bản trong cuộc họp tiếp theo và đệ trình chúng để phê duyệt. Nếu chuyển động trôi qua, hãy đánh dấu rằng biên bản đã được chấp nhận.

  • Nếu biên bản được sửa trước khi được chấp nhận, hãy thực hiện các thay đổi trong tài liệu và ghi rõ rằng biên bản đã được sửa vào cuối. Không mô tả các chỉnh sửa cụ thể.
  • Nếu một kiến nghị được thực hiện để sửa lại biên bản sau khi chúng đã được chấp nhận, hãy đưa từ ngữ chính xác của chuyển động đó vào biên bản có liên quan và liệu kiến nghị đó có được thông qua hay không.

Phần 4/4: Bằng cách Sử dụng Mẫu Biên bản Họp

Dành phút cho bước 18
Dành phút cho bước 18

Bước 1. Truy cập trang web thu thập mẫu cuộc họp

Những mẫu tạo sẵn này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian thiết lập, sắp xếp số phút của mình và giúp tránh sai sót.

Thực hiện bước 19
Thực hiện bước 19

Bước 2. Dành một chút thời gian để duyệt qua từng trang web

Sử dụng các tính năng tìm kiếm của họ và cuộn qua các tùy chọn để tìm một tùy chọn phù hợp nhất với bạn.

Nếu bạn cần một loại mẫu cụ thể - ví dụ: chung hoặc tiêu chuẩn - hãy duyệt qua các trang web cho nhu cầu cụ thể của bạn và tải xuống bằng cách nhấp vào nút “tải xuống” hoặc “sử dụng mẫu”. Đảm bảo bạn lưu nó ở một nơi dễ tìm để không bị thất lạc

Dành phút cho Bước 20
Dành phút cho Bước 20

Bước 3. Mở tệp

Bây giờ bạn đã tải xuống tệp, hãy giải nén tệp và mở tệp trong Microsoft Word hoặc Excel. Để có chất lượng tốt nhất và dễ sử dụng, hãy sử dụng phiên bản Microsoft word mới nhất. Luôn cập nhật sẽ chỉ làm cho mọi thứ đơn giản hơn và cho phép bạn sử dụng các tính năng mới.

Dành phút cho bước 21
Dành phút cho bước 21

Bước 4. Thêm logo công ty và dấu hiệu bản quyền vào tiêu đề

Xóa biểu trưng mẫu khác - nhưng hãy nhớ đọc các điều khoản sử dụng của bất kỳ trang web nào mà bạn đã lấy mẫu từ đầu tiên. Không cần bất kỳ rắc rối pháp lý không cần thiết, phải không?

Thực hiện bước 22
Thực hiện bước 22

Bước 5. Thay đổi tiêu đề

Trong khu vực tiêu đề, đánh dấu các từ “Cuộc họp / Nhóm” và nhập tiêu đề thực tế của bạn cho biên bản cuộc họp của bạn.

Thực hiện bước 23
Thực hiện bước 23

Bước 6. Thay đổi chủ đề (tùy chọn)

Để làm cho mẫu biên bản của bạn trông đẹp hơn và chuyên nghiệp hơn, hãy cân nhắc thay đổi màu sắc hoặc chọn một chủ đề đã được tạo sẵn. Thật đơn giản: tìm tab "Bố cục trang" và theo nó đến phần "Màu sắc và chủ đề". Tại đó, bạn có thể tùy chỉnh giao diện mẫu của mình. Bạn thậm chí có thể làm cho nó phù hợp với màu sắc của logo công ty của bạn.

Thực hiện bước 24
Thực hiện bước 24

Bước 7. Đặt tên cho các phần mẫu

Nên có một số tên trường dọc theo mẫu. Có thể bạn cần nhiều hơn, có thể ít hơn hoặc có thể bạn không thích cách chúng được gắn nhãn. Tùy chỉnh chúng để phù hợp với nhu cầu của các cuộc họp của bạn.

Thực hiện bước 25
Thực hiện bước 25

Bước 8. Lưu mẫu vào máy tính xách tay của bạn để bạn có thể mang nó đến các cuộc họp để bắt đầu mất vài phút

Nếu bạn tiếp tục sử dụng Microsoft Office, mọi thứ sẽ trở nên nhanh chóng và dễ dàng và bạn sẽ có thể theo kịp cuộc họp một cách có tổ chức và chính xác hơn trước. Ngoài ra, bạn có thể in mẫu của mình ra để viết ghi chú bằng tay, nhưng hãy đảm bảo bạn duy trì độ cao của trường để đảm bảo bạn có thể điền vào nhiều thông tin khi bạn cần.

Thực hiện theo phút Bước 26
Thực hiện theo phút Bước 26

Bước 9. Đọc lại mẫu của bạn

Xin chúc mừng! Mẫu biên bản cuộc họp của bạn đã hoàn thành. Năng suất và độ chính xác của bạn trong các cuộc họp sẽ tăng lên theo cấp số nhân khi bạn có một khuôn mẫu để hướng dẫn và sắp xếp suy nghĩ của mình. Như với bất kỳ dự án nào, hãy đọc lướt các chi tiết về mẫu của bạn để xem có điều gì bị thiếu hoặc chưa rõ ràng hay không. Khi bạn chắc chắn rằng mọi thứ đều theo thứ tự, mẫu của bạn sẽ được hoàn thiện để sử dụng và bạn sẽ sẵn sàng cho các cuộc họp sắp tới của mình.

Lời khuyên

  • Nhập biên bản của bạn ngay lập tức sau khi cuộc họp kết thúc. Tốt nhất bạn nên làm điều này trong khi các sự kiện vẫn còn mới trong tâm trí bạn. Điều quan trọng là những người tham gia nhận được một bản sao các mục hành động của họ càng sớm càng tốt sau cuộc họp.
  • Ngồi càng gần chủ tọa cuộc họp càng tốt. Điều này sẽ cho phép bạn nghe mọi thứ và yêu cầu làm rõ mà không cần phải lớn giọng.
  • Giữ biên bản ở một nơi an toàn.
  • Yêu cầu mọi người viết ra giấy chuyển động của họ để bạn không cần ghi lại ngay tại chỗ.
  • Đừng ngại ngắt lời và yêu cầu làm rõ bất cứ lúc nào.
  • Phút là rất quan trọng. Họ đã được cứu và có thể được giới thiệu trong nhiều năm và nhiều năm tới. Nếu đó là một vấn đề pháp lý, chẳng hạn, danh tiếng của ai đó có thể phụ thuộc vào nó.
  • Đọc một số phần nhất định của Quy tắc trật tự của Robert, đặc biệt là phần về việc trở thành thư ký.
  • Viết mọi thứ khi chúng xảy ra. Nếu cùng một chủ đề được đưa ra hai lần, đừng nhóm chúng lại với nhau.

Cảnh báo

  • Đừng đặt quá nhiều chi tiết vào biên bản. Ngay cả khi bạn đã được yêu cầu ghi lại các cuộc thảo luận, hãy giữ chúng ngắn gọn và đi vào trọng tâm nhất có thể. Hạn chế bản thân ghi lại những điểm chính được nêu ra, nếu không bạn sẽ bị choáng ngợp và điền vào biên bản những chi tiết không cần thiết.
  • Nội dung giải thích và cảm nhận cá nhân của người ghi biên bản không được đưa vào hồ sơ.
  • Nếu một phần của cuộc họp thuộc đặc quyền luật sư-khách hàng, đừng ghi lại phần đó. Thay vào đó, hãy lưu ý rằng "luật sư đã thông báo rằng cuộc thảo luận thuộc đặc quyền của luật sư-khách hàng. Cuộc thảo luận không được ghi lại".
  • Nếu bạn được yêu cầu ghi lại cuộc thảo luận bí mật, chẳng hạn như giữa luật sư và khách hàng, hãy ghi những biên bản riêng biệt và lưu trữ chúng riêng biệt với biên bản cuộc họp chung. Đánh dấu chúng là bí mật và làm rõ ai có quyền truy cập vào chúng.

Đề xuất: