Cách viết chương trình họp (có hình ảnh)

Mục lục:

Cách viết chương trình họp (có hình ảnh)
Cách viết chương trình họp (có hình ảnh)

Video: Cách viết chương trình họp (có hình ảnh)

Video: Cách viết chương trình họp (có hình ảnh)
Video: Excel cho người đi làm | #13 Quản lý nhân sự bằng Excel (có hình ảnh) 2024, Tháng Ba
Anonim

Không ai thích một cuộc họp kéo dài mà không có mục đích. Nếu bạn chịu trách nhiệm viết chương trình nghị sự, hãy tránh tình huống này bằng cách viết một chương trình làm việc rõ ràng, xác định những gì bạn sẽ đề cập và thời gian bạn sẽ dành cho mỗi chủ đề. Bằng cách lập một kế hoạch và làm theo thông qua, bạn sẽ hoàn thành được nhiều việc hơn và không lãng phí thời gian quý báu của đồng nghiệp.

Các bước

Trợ giúp về Chương trình nghị sự

Image
Image

Chương trình họp có chú thích

Phần 1/3: Làm việc trên Kế hoạch Cơ bản

Viết chương trình cho cuộc họp Bước 1
Viết chương trình cho cuộc họp Bước 1

Bước 1. Yêu cầu thông tin từ đồng nghiệp của bạn

Mọi người sẽ tham gia nhiều hơn vào cuộc họp nếu họ có tiếng nói trong chương trình làm việc. Yêu cầu gợi ý về những gì cần bao gồm và cố gắng thêm một số trong số đó vào chương trình làm việc của bạn.

  • Bạn có thể gửi email trước hoặc đến thăm từng người.
  • Đảm bảo thực hiện việc này trước thời hạn ít nhất 6-7 ngày để các thành viên trong nhóm của bạn có cơ hội đóng góp. Bạn muốn hoàn thành chương trình nghị sự 3-4 ngày trước cuộc họp.
Viết chương trình cho cuộc họp Bước 2
Viết chương trình cho cuộc họp Bước 2

Bước 2. Thiết lập mục tiêu chính hoặc các mục tiêu của bạn

Một cuộc họp phải có mục đích xác định, chẳng hạn như đưa ra quyết định, chia sẻ thông tin, lập kế hoạch cho tương lai hoặc đưa ra báo cáo tiến độ. Nếu không, bạn không nên gặp nhau ngay từ đầu.

Một cuộc họp có thể có nhiều hơn một mục tiêu. Ví dụ: bạn có thể muốn chia sẻ báo cáo tiến độ để giúp bạn đưa ra quyết định về tương lai

Viết chương trình cho cuộc họp Bước 3
Viết chương trình cho cuộc họp Bước 3

Bước 3. Tập trung vào các vấn đề ảnh hưởng đến nhiều hơn chỉ một vài người

Nếu một mục trong chương trình của bạn có thể được giải quyết bằng một cuộc họp giữa 2 người, hãy tạm dừng nó. Thay vào đó, hãy sử dụng thời gian họp quý báu của bạn để giải quyết các vấn đề mà mọi người cần cân nhắc.

  • Ví dụ: nếu bạn và một người khác cần thảo luận về một dự án mới, hãy thiết lập một cuộc họp riêng cho dự án đó.
  • Nếu bạn sử dụng hết thời gian họp quý giá cho một vấn đề mà một vài người có thể giải quyết được, những người khác sẽ cảm thấy như bạn đang lãng phí thời gian của họ. Thêm vào đó, thật khó để lên lịch các cuộc họp với một số lượng lớn người, vì vậy hãy tận dụng cơ hội.
Viết chương trình cho cuộc họp Bước 4
Viết chương trình cho cuộc họp Bước 4

Bước 4. Thu hẹp danh sách các mục trong chương trình làm việc xuống những gì bạn muốn đề cập

Ưu tiên những gì quan trọng nhất cần hoàn thành tại cuộc họp này. Bạn có thể không bao quát được hết mọi thứ, vì vậy hãy kiên trì theo đuổi những gì hoàn toàn quan trọng nhất.

  • Ví dụ: có thể bạn có "thời hạn thương lượng của dự án", "báo cáo tiến độ", "dự án mới" và "phiên động não". Bạn có thể quyết định rằng bạn không có thời gian cho một phiên động não tại cuộc họp này.
  • Bạn có thể cần lên lịch cho các cuộc họp nhỏ hơn để giúp hoàn thành những việc không nằm trong chương trình chính của bạn cho cuộc họp lớn.
Viết chương trình nghị sự cho cuộc họp Bước 5
Viết chương trình nghị sự cho cuộc họp Bước 5

Bước 5. Lên lịch cho các chủ đề quan trọng nhất trước

Khi lập kế hoạch cho các cuộc họp, thường là một chính sách tốt để tải trước lịch trình với các chủ đề quan trọng nhất. Điều này đảm bảo rằng mọi người sẽ có thể thảo luận về những chủ đề quan trọng này khi họ đang ở trạng thái nhạy bén nhất và ít mệt mỏi nhất vào đầu cuộc họp.

  • Ví dụ: bạn có thể muốn đặt các mục ra quyết định trước báo cáo tiến độ (trừ khi bạn cần nghe báo cáo tiến độ để đưa ra quyết định).
  • Ngoài ra, nếu cuộc họp cần kết thúc sớm hoặc những người tham dự nhất định phải rời đi trước khi kết thúc, bạn đã thảo luận về những chủ đề quan trọng nhất.
Viết chương trình cho cuộc họp Bước 6
Viết chương trình cho cuộc họp Bước 6

Bước 6. Lập bản đồ thời gian cho mỗi mục

Mặc dù bạn không thể biết chắc mỗi mặt hàng sẽ mất bao lâu, nhưng bạn cần có một ý tưởng chung. Hãy ghi nhớ cuộc họp kéo dài bao lâu và bạn phải bao gồm bao nhiêu chủ đề. Cố gắng phân bổ nhiều thời gian hơn cho các chủ đề quan trọng nhất.

  • Ví dụ: có thể bạn sẽ dành 30 phút cho báo cáo tiến độ, 10 phút để thảo luận và 10 phút để bỏ phiếu về thời hạn mới.
  • Nếu bạn không có bất kỳ thời gian ấn định nào cho các chủ đề, bạn sẽ không vượt qua được chương trình làm việc của mình. Hãy suy nghĩ về thời gian trước cuộc họp bởi vì bạn có thể quyết định rằng bạn không thể bao gồm tất cả những gì bạn muốn trong thời gian được phân bổ.
  • Yếu tố về số lượng người tham dự cuộc họp của bạn khi xác định khoảng tăng thời gian. Nếu bạn có 15 người và bạn đưa ra một chủ đề trong 15 phút, điều đó có nghĩa là mỗi người chỉ có thể nói dưới một phút. Ngay cả khi không phải tất cả mọi người đều nói, đó có thể là một sự phù hợp chặt chẽ.

Phần 2/3: Xây dựng chương trình nghị sự

Viết chương trình cho cuộc họp Bước 7
Viết chương trình cho cuộc họp Bước 7

Bước 1. Bắt đầu với tiêu đề cho chương trình làm việc và cuộc họp của bạn

Tiêu đề của bạn nên cho người đọc biết rằng họ đang đọc một chương trình nghị sự. Nó cũng nên giới thiệu chủ đề của cuộc họp. Khi bạn đã đưa ra quyết định, hãy đặt tiêu đề của bạn ở đầu tài liệu trống. Giữ cho tiêu đề của bạn đơn giản và đi vào trọng tâm.

  • Ví dụ: tiêu đề của bạn có thể là "Chương trình họp tháng 7: Thảo luận về các ý tưởng dự án mới" hoặc "Chương trình họp tháng 8 năm 2019: Chuyển thời hạn dự án lên".
  • Hãy sử dụng phông chữ đơn giản, dành cho doanh nghiệp như Times New Roman hoặc Calibri.
Viết chương trình nghị sự cho cuộc họp Bước 8
Viết chương trình nghị sự cho cuộc họp Bước 8

Bước 2. Dành thời gian tại cuộc họp để chào hỏi và chào đón

Phần này của cuộc họp giúp mọi người có cơ hội chào hỏi. Đây cũng là không gian để bạn hoặc những người lãnh đạo cuộc họp khác mở đầu cuộc họp và thảo luận về những nội dung chính mà bạn sẽ đề cập.

  • Bạn cũng có thể sử dụng máy phá băng nếu cuộc họp có nhiều người không quen biết nhau.
  • Nếu bạn đang viết chương trình nghị sự cho một cuộc họp lớn, chẳng hạn như tại một hội nghị, thời gian cần thiết cho phần này có thể rất đáng kể. Tại một cuộc họp văn phòng nhỏ, phần này có thể chỉ mất vài phút.
  • Bạn cũng có thể để lại một khoảng trống cho những thay đổi trong chương trình làm việc ngay từ đầu.
Viết chương trình cho cuộc họp Bước 9
Viết chương trình cho cuộc họp Bước 9

Bước 3. Diễn đạt các mục trong chương trình làm câu hỏi để thu hút các thành viên trong nhóm của bạn

Khi bạn chỉ đặt một vài từ trong chương trình nghị sự, nó có thể khiến đồng nghiệp của bạn bối rối. Một câu hỏi giúp cung cấp ngữ cảnh và nó cho họ cơ hội để suy nghĩ về nó trước thời hạn.

  • Ví dụ, thay vì viết "Thời hạn của dự án", bạn có thể viết "Thời hạn của dự án có thể được nâng lên để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng không?"
  • Nếu cần, hãy thêm mô tả ngắn gọn dưới câu hỏi.
Viết chương trình cho cuộc họp Bước 10
Viết chương trình cho cuộc họp Bước 10

Bước 4. Viết thời gian ước tính bên cạnh mỗi chủ đề của chương trình nghị sự

Mặc dù bạn không nhất thiết phải bao gồm thời gian, nhưng nó có thể giúp mọi người chuẩn bị. Chẳng hạn, nó sẽ cho phép họ yêu cầu thêm thời gian nếu cần.

Nó cũng giúp mọi người có cơ hội rút ngắn nhận xét của họ nếu thời gian ngắn

Viết chương trình cho cuộc họp Bước 11
Viết chương trình cho cuộc họp Bước 11

Bước 5. Tạo quy trình cho từng mục trong danh sách

Quá trình thiết lập cách bạn sẽ tiếp cận từng mục trong chương trình nghị sự. Ví dụ, nếu bạn đang nói về việc dời thời hạn của dự án, mỗi người sẽ đến chủ đề này từ một điểm khác nhau trong quá trình này. Bằng cách thiết lập một quy trình, bạn có được mọi người trên cùng một trang.

Ví dụ: giả sử mục chương trình là "Có thể tăng thời hạn của dự án để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng không?" Quy trình của bạn có thể là "10 phút để thảo luận về tiến độ hiện tại. 15 phút để thiết lập những gì cần thiết để tăng năng suất. 10 phút để cân nhắc ưu và nhược điểm. 5 phút để bỏ phiếu xem có nên dời thời hạn hay không"

Viết chương trình nghị sự cho cuộc họp Bước 12
Viết chương trình nghị sự cho cuộc họp Bước 12

Bước 6. Xác định ai sẽ dẫn dắt từng phần trong chương trình nghị sự

Lưu ý ai sẽ dẫn dắt mỗi phần của cuộc họp. Đừng để điều này làm người ấy ngạc nhiên. Bạn nên giải quyết vấn đề này trước thời hạn, sau đó viết nó vào chương trình làm việc.

Nếu bạn đang dẫn dắt toàn bộ cuộc họp, bạn có thể lưu ý điều đó ở đầu chương trình

Viết chương trình nghị sự cho cuộc họp Bước 13
Viết chương trình nghị sự cho cuộc họp Bước 13

Bước 7. Phân bổ thời gian trong lịch trình cho bất kỳ khách đặc biệt nào

Nếu bất kỳ khách nào đến cuộc họp của bạn để thảo luận về các chủ đề quan trọng, bạn sẽ muốn dành một phần thời gian họp cho những người này. Lập kế hoạch chỉ định cho mỗi khách một mục duy nhất trong chương trình làm việc ngay cả khi họ có nhiều hơn một chủ đề thảo luận. Bằng cách này, họ sẽ có thể sắp xếp các chủ đề của mình khi họ thấy phù hợp.

Tốt nhất là liên hệ trước với khách để tìm hiểu xem mỗi người sẽ cần bao nhiêu thời gian cho chủ đề thảo luận của họ. Điều này giúp tránh xung đột lịch trình đáng xấu hổ

Viết chương trình nghị sự cho cuộc họp Bước 14
Viết chương trình nghị sự cho cuộc họp Bước 14

Bước 8. Để ngỏ cho công việc kinh doanh khác

Phần này của chương trình nên đến ở phần cuối. Nó chỉ giúp bạn có cơ hội hỏi người khác xem có điều gì khác cần giải quyết tại cuộc họp hay không. Thêm vào đó, nó mang lại cho các thành viên cơ hội quay lại thứ gì đó có thể đã bị che khuất trước đó.

  • Khi bạn đưa vào chương trình làm việc, nó sẽ cho các thành viên biết rằng họ sẽ có cơ hội đóng góp ngay cả khi những gì họ cần nói không được đề cập trong chương trình của bạn.
  • Bạn cũng có thể bao gồm thời gian cho các câu hỏi và câu trả lời trong phần này.

Phần 3/3: Kết thúc chương trình nghị sự

Viết chương trình nghị sự cho cuộc họp Bước 15
Viết chương trình nghị sự cho cuộc họp Bước 15

Bước 1. Thêm chi tiết cuộc họp vào chương trình

Bao gồm thời gian, ngày tháng và địa điểm của cuộc họp. Ngoài ra, hãy thêm tên của bất kỳ ai sẽ tham dự cuộc họp. Bằng cách đó, mọi người biết trước họ sẽ có thể kết nối với ai khi ở đó.

  • Bạn cũng nên bao gồm những người bình thường sẽ có mặt ở đó nhưng không thể đến cuộc họp này. Hãy nói rõ rằng họ sẽ không thể tham dự.
  • Bao gồm bản đồ hoặc chỉ đường nếu bạn có những người không quen thuộc với khu vực của bạn tham gia cuộc họp.
Viết chương trình nghị sự cho cuộc họp Bước 16
Viết chương trình nghị sự cho cuộc họp Bước 16

Bước 2. Ghi lại bất kỳ công việc trước nào cần được thực hiện cho cuộc họp

Có thể có điều gì đó mà đồng nghiệp của bạn cần đọc trước, hoặc có thể họ cần nghiên cứu các giải pháp. Bạn cũng có thể muốn họ suy nghĩ về những vấn đề nhất định.

Tạo khoảng trống ở cuối chương trình làm việc. Làm cho nó nổi bật với phông chữ đậm hoặc tô sáng để người tham gia nhìn thấy nó

Viết chương trình nghị sự cho cuộc họp Bước 17
Viết chương trình nghị sự cho cuộc họp Bước 17

Bước 3. Kiểm tra lỗi chương trình trước khi phân phối

Vì một số người tham dự có thể phụ thuộc quá nhiều vào chương trình họp, nên khôn ngoan là bạn nên đọc lại chương trình để tìm lỗi và tính đầy đủ trước khi đưa ra. Làm như vậy không chỉ là phép lịch sự đối với những người tham dự; nó cũng phản ánh tích cực về sự chú ý của bạn đến từng chi tiết và sự tôn trọng mà bạn dành cho chúng.

Viết chương trình nghị sự cho cuộc họp Bước 18
Viết chương trình nghị sự cho cuộc họp Bước 18

Bước 4. Gửi chương trình nghị sự trước cuộc họp 3-4 ngày

Để đồng nghiệp của bạn xem chương trình làm việc sẽ giúp họ có cơ hội chuẩn bị. Tuy nhiên, bạn không muốn gửi nó đi quá sớm vì nó sẽ bị mất trong quá trình xáo trộn.

Đối với các cuộc họp lớn hơn tại các hội nghị, bạn có thể cần đưa ra chương trình làm việc trước thời hạn hàng tháng

Lời khuyên

  • Hãy thử sử dụng một mẫu đi kèm với trình xử lý văn bản của bạn. Nhiều chương trình xử lý văn bản, như Microsoft Office, Pages for Mac, v.v., có các mẫu cho nhiều loại tài liệu cá nhân và chuyên nghiệp, có thể bao gồm các chương trình làm việc cho các cuộc họp. Những mẫu này giúp tạo ra một tài liệu chuyên nghiệp nhanh chóng và dễ dàng.
  • Nếu công ty của bạn có biểu mẫu đặc biệt cho chương trình nghị sự, hãy sử dụng biểu mẫu này làm mẫu.
  • Bám sát vào lịch trình làm việc của bạn, nhưng hãy linh hoạt. Đảm bảo rằng cuộc họp của bạn luôn đúng lịch trình bằng cách theo dõi đồng hồ. Khi bạn có cơ hội, hãy lịch sự chuyển cuộc họp về phía trước bằng cách nói những điều như, "Chúng ta nên chuyển sang chủ đề tiếp theo nếu chúng ta muốn rời khỏi đây đúng giờ."

Đề xuất: