3 cách chuẩn bị cho cuộc họp

Mục lục:

3 cách chuẩn bị cho cuộc họp
3 cách chuẩn bị cho cuộc họp

Video: 3 cách chuẩn bị cho cuộc họp

Video: 3 cách chuẩn bị cho cuộc họp
Video: Cách tổ chức cuộc họp hiệu quả | Các bước để có một cuộc họp hiệu quả | Chuyện Làm Sếp 2024, Tháng Ba
Anonim

Các cuộc họp chuyên môn rất khác nhau tùy theo giọng điệu, bối cảnh, hình thức và nội dung. Tuy nhiên, dù bạn đang tham dự loại cuộc họp nào, điều quan trọng là bạn phải chuẩn bị kỹ lưỡng. Biết bạn dự kiến sẽ đóng vai trò gì tại cuộc họp, xác định mục tiêu của mình, chuẩn bị dữ liệu liên quan và tài liệu thuyết trình, cũng như chuẩn bị cho mình một suy nghĩ đúng đắn trước để đảm bảo rằng bạn tạo ấn tượng tích cực, chuyên nghiệp đối với đồng nghiệp hoặc khách hàng.

Các bước

Phương pháp 1/3: Cung cấp Hỗ trợ Kỹ thuật và Thư ký

Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 1
Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 1

Bước 1. Xác nhận thời gian, địa điểm và thời lượng của cuộc họp với người quản lý

Trước khi phân phối thông tin về cuộc họp cho tất cả các nhân sự có liên quan, bạn nên đảm bảo rằng tất cả các chi tiết hậu cần mà bạn có là chính xác. Không làm như vậy có thể có nghĩa là bạn sẽ phải công khai các chỉnh sửa sau này, điều này khiến cả bạn và văn phòng của bạn trông vô tổ chức và thiếu chuyên nghiệp.

  • Bạn có thể muốn soạn thảo bản ghi nhớ thông báo cuộc họp hoặc email và hiển thị điều này cho người quản lý của bạn. Bằng cách này, người quản lý có thể xem xét không chỉ thông tin hậu cần bên trong mà còn cả định dạng và từ ngữ.
  • Ngoài ra, hãy chắc chắn xác nhận ai sẽ nhận được thông báo. Bạn có thể đã biết ai sẽ tham dự, nhưng người quản lý của bạn có thể muốn những nhân viên hoặc khách hàng khác, không tham dự cũng biết về cuộc họp.
Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 2
Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 2

Bước 2. Chuẩn bị chương trình cho cuộc họp

Chương trình là một tài liệu quan trọng cho bất kỳ cuộc họp nào, vì nó thông báo cho những người tham dự về các mục tiêu và tầm nhìn của cuộc họp, cũng như giữ cho cuộc họp tập trung, hiệu quả và đi đúng hướng. Để soạn thảo chương trình làm việc, hãy nhờ người quản lý của bạn cung cấp cho bạn một danh sách ngắn các mục tiêu và các chủ đề đã lên kế hoạch cho cuộc họp. Từ danh sách này, bạn có thể tạo một chương trình làm việc mà bạn sẽ gửi cùng với thông báo về thời gian, ngày và địa điểm của cuộc họp.

  • Một chương trình nghị sự tốt nên bao gồm các chủ đề được giải quyết và mục đích của chúng, cũng như các diễn giả hoặc thành viên của nhân sự chịu trách nhiệm trình bày về mỗi chủ đề. Tất cả các chủ đề và bài thuyết trình nên được đặt theo một trình tự hợp lý, cũng như được phân đoạn theo thời gian mà người quản lý của bạn muốn dành cho mỗi bước.
  • Nếu bạn chưa bao giờ soạn thảo chương trình làm việc trước đây hoặc nếu bạn vẫn cảm thấy không chắc chắn về định dạng đã chọn của mình, hãy kiểm tra các mẫu được cung cấp bởi các chương trình xử lý văn bản như Microsoft Word và OpenOffice.
Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 3
Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 3

Bước 3. Thu thập biên bản từ các cuộc họp trước

Ngoài thông báo ngắn về cuộc họp sắp tới và chương trình làm việc, bạn nên đính kèm bất kỳ biên bản nào từ các cuộc họp trước có liên quan đến các chủ đề đã lên kế hoạch. Nếu công ty hoặc nhóm của bạn không mất vài phút, hãy kiểm tra kỹ với người quản lý của bạn để tìm hiểu xem có bất kỳ dữ liệu bổ sung hoặc thông tin cơ bản nào mà họ muốn gửi cùng với thông báo hay không.

Nếu đó không phải là chính sách của công ty hoặc nhóm để lập biên bản - có lẽ không có ai sẵn sàng lập biên bản, chẳng hạn như - hãy xem xét thay đổi chính sách này trong tương lai hoặc ít nhất là ghi lại âm thanh cuộc họp cho tương lai. Tài liệu này sẽ giúp nhân sự tham khảo lại các ý tưởng và thỏa thuận đã thảo luận, cũng như nắm bắt những gì đã xảy ra tại cuộc họp Nếu họ không thể tham dự

Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 4
Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 4

Bước 4. Phân phối tất cả các tài liệu

Ít nhất một tuần trước khi cuộc họp được đề cập được lên lịch, hãy gửi các tài liệu cần thiết cho tất cả những người tham dự và những người có liên quan khác. Thực hiện điều này theo quy trình của công ty: đối với các cuộc họp chính thức hơn hoặc các công ty lớn hơn, bạn có thể cần gửi bản in ra giấy, trong khi các công ty nhỏ hơn hoặc không chính thức hơn, các cuộc họp nhóm thường có thể được sắp xếp qua email.

  • Một số phần mềm và nền tảng email như Outlook có thể giúp lập lịch họp thuận lợi, vì vậy hãy xem các tùy chọn này nếu bạn đang tìm cách hợp lý hóa và hiện đại hóa lịch họp tại văn phòng của mình.
  • Khung thời gian này phù hợp với các nghi thức văn phòng chung, nhưng bạn nên lưu ý rằng một số tổ chức và giao thức chuyên nghiệp quy định thời hạn và điều khoản cụ thể. Ví dụ, một số quốc gia và tiểu bang yêu cầu thông báo họp cho các cuộc họp của hội đồng quản trị Hiệp hội Nhà ở phải được gửi qua đường bưu điện ít nhất một tháng trước cuộc họp đã lên lịch.
Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 5
Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 5

Bước 5. Tập hợp các thiết bị cần thiết

Nhiều cuộc họp sẽ yêu cầu ít thiết bị và vật liệu hơn bàn, ghế, và một số giấy rời và bút để ghi chép. Một số cuộc họp - đặc biệt là các cuộc họp tại các công ty lớn hơn hoặc bao gồm các bài thuyết trình nặng về dữ liệu và đa phương tiện - sẽ cần thiết bị đặc biệt, chẳng hạn như máy chiếu, màn hình, con trỏ laser, micrô, đầu nối cáp hoặc loa âm thanh. Bạn nên thu thập và lắp ráp tất cả của những tài liệu này trước cuộc họp để đảm bảo mọi thứ hoạt động và sẵn sàng đúng giờ.

Nếu một hoặc nhiều nhân viên hoặc thành viên trong nhóm đang lên kế hoạch trình bày tại cuộc họp, hãy liên hệ với họ trước để hỏi xem họ có cần bất kỳ công nghệ hoặc thiết bị cụ thể nào cho bài thuyết trình của họ hay không

Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 6
Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 6

Bước 6. Lắp ráp phòng

Ngoài việc sắp xếp tất cả các thiết bị cần thiết cho cuộc họp trước thời hạn, bạn cũng nên đảm bảo rằng căn phòng được trang bị tốt để mọi người thoải mái và chú ý. Ví dụ, đảm bảo có đủ ghế trong phòng, chai nước được dự trữ và có thể nhìn thấy được, nhiệt độ và lưu thông không khí trong phòng ở mức chấp nhận được. Những cân nhắc như vậy có vẻ giống như chi tiết, nhưng các nghiên cứu đã chỉ ra rằng những điều nhỏ nhặt như nhiệt độ phòng có thể ảnh hưởng lớn đến tâm trạng và sự chú ý của mọi người.

Tùy thuộc vào giao thức thông thường của công ty bạn, bạn cũng có thể muốn cung cấp một số loại đồ ăn nhẹ hoặc đồ uống nóng cho những người tham dự. Luôn xác minh với người quản lý của bạn trước thời hạn để đảm bảo rằng bạn đang cung cấp mọi thứ họ muốn

Phương pháp 2/3: Đưa ra ý tưởng hoặc đề xuất

Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 7
Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 7

Bước 1. Nghiên cứu vị trí của bạn

Nếu bạn đã được giao một dự án cụ thể hoặc nếu bạn đã gọi một cuộc họp để trình bày ý tưởng hoặc yêu cầu tài trợ, bạn nên đảm bảo rằng bạn “làm bài tập về nhà của mình” trước khi bước vào cuộc họp. Ví dụ: nếu bạn đang quảng cáo ý tưởng sản phẩm hoặc chiến lược tiếp thị, bạn nên nghiên cứu và tổng hợp dữ liệu về nhân khẩu học đối tượng, mô hình chi tiêu hiện tại và dự kiến cũng như các nhóm tập trung hoặc khảo sát nói lên nhu cầu hoặc mức độ liên quan của sản phẩm hoặc ý tưởng của bạn.

  • Nếu bạn đã được giao một nhiệm vụ từ cấp trên tại công ty của mình và bạn không chắc chắn những gì được mong đợi, hãy kiểm tra với các nhân viên cấp cao khác để tìm hiểu thông tin bạn nên có và cách bạn nên trình bày thông tin đó.
  • Có thể hữu ích khi tưởng tượng bạn đang ở trong tư thế của ai đó đang lắng nghe lời giới thiệu của bạn. Hãy tự hỏi bản thân, nếu ai đó yêu cầu bạn cho tiền hoặc phê duyệt một chiến lược cụ thể, bạn muốn nghe loại thông tin nào? Nói cách khác, loại dữ liệu nào sẽ giúp thuyết phục bạn về độ tin cậy của ý tưởng hoặc nhu cầu của sản phẩm trước mặt bạn?
Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 8
Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 8

Bước 2. Tạo các trang trình bày hoặc vật liệu đơn giản, thú vị về mặt hình ảnh

Mặc dù bạn có thể nói qua bất kỳ dữ liệu nào bạn đang trình bày và sử dụng làm bằng chứng cho lập luận của mình, bạn cũng nên cung cấp các hình ảnh đại diện - ví dụ: biểu đồ hình tròn, biểu đồ thanh hoặc cây quyết định - của những số liệu quan trọng nhất. Những biểu diễn trực quan như vậy không chỉ truyền tải thông tin phức tạp một cách chặt chẽ, hiệu quả mà còn có xu hướng được ghi nhớ rõ ràng hơn so với dữ liệu được truyền đạt bằng lời nói.

  • Có nhiều chương trình phần mềm được thiết kế để hỗ trợ bạn trong các bài thuyết trình kinh doanh, vì vậy hãy kiểm tra các tùy chọn như PowerPoint và SlideDog khi kết hợp bài thuyết trình của bạn.
  • Đảm bảo sử dụng 24 điểm lớn ở phông chữ tối thiểu trên các trang trình bày và áp phích của bạn, cũng như đồ họa rõ ràng, được sắp xếp hợp lý, không làm lộn xộn trang. Điều cuối cùng bạn muốn là khán giả của bạn không rõ ràng hoặc nhầm lẫn về thông tin bạn đang trình bày và mức độ liên quan của thông tin đó.
Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 9
Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 9

Bước 3. Xem xét khán giả của bạn

Khi lập kế hoạch cho bài thuyết trình của bạn, bạn nên luôn ghi nhớ những người sẽ tham dự cuộc họp và lắng nghe bài nói của bạn. Họ có phải là thành viên trong nhóm mà bạn hợp tác chặt chẽ không? Nếu vậy, rất có thể bạn sẽ không phải điều chỉnh giọng nói hoặc giọng điệu của mình để giao tiếp hiệu quả. Ngược lại, nếu những khách hàng mà bạn không biết rõ sẽ có mặt tại cuộc họp hoặc những người từ các bộ phận khác và các lĩnh vực chuyên môn khác, bạn nên cố gắng làm cho ngôn ngữ và tài liệu của mình dễ tiếp cận nhất có thể.

Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 10
Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 10

Bước 4. Viết một kịch bản rời cho bài thuyết trình của bạn

Bạn không muốn đọc hết tài liệu hoặc thẻ gợi ý trong suốt cuộc họp, vì có lẽ không có cách nào nhanh hơn để làm mất sự chú ý của khán giả. Nói như vậy, bạn nên sắp xếp các suy nghĩ và lập luận của mình dưới dạng văn bản trước. Ngay cả khi bạn không mang theo tài liệu đến cuộc họp, bạn sẽ được hưởng lợi từ quá trình viết ra và xem xét các điểm của mình trước khi bạn cần truyền đạt chúng cho người khác.

  • Nếu bạn định sử dụng kịch bản trong cuộc họp của mình, hãy chỉ viết ra phần cốt lõi của lập luận để bạn không bị cám dỗ để đọc từ tài liệu hơn là nói tắt.
  • Nó cũng có thể giúp ghi lại các khoảng thời gian trong bản trình bày khi bạn muốn uống một ngụm nước, đặt giai thoại sang một bên, tạm dừng có ý nghĩa hoặc chuyển đổi các trang trình bày hoặc đồ họa trực quan.
Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 11
Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 11

Bước 5. Diễn tập bài thuyết trình của bạn

Khi bạn đã tập hợp tất cả thông tin và tài liệu thuyết trình mà bạn định sử dụng, bạn nên chạy khô ít nhất một lần trước khi bắt đầu buổi trình diễn của mình. Điều này sẽ cho phép bạn sắp xếp thời gian cho bài phát biểu của mình, thực hành các từ ngữ phức tạp hoặc các phân đoạn, đồng thời làm trôi chảy phong thái cũng như tư cách nói trước đám đông của bạn.

Đặc biệt hữu ích khi thực hiện bài thuyết trình mô phỏng này trước mặt người khác. Yêu cầu bạn bè, gia đình hoặc đồng nghiệp thân thiện quan sát quá trình làm việc của bạn và đưa ra phản hồi cho bạn. Họ có thể cho bạn biết nếu bạn đang nói quá nhanh, những điểm nào có vẻ không rõ ràng và thậm chí khuyên bạn nên cử chỉ và âm lượng giọng nói

Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 12
Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 12

Bước 6. Chọn một bộ trang phục đơn giản và tinh tế từ tủ quần áo của bạn

Ngay cả khi công ty của bạn hoặc những khách hàng mà bạn đang thuyết trình thường xuyên thân mật và thoải mái, bạn nên tham dự cuộc họp trong trang phục lịch sự. Nó sẽ cho thấy rằng bạn quan tâm và bạn rất nghiêm túc trong cuộc họp, trong khi trang phục xuề xòa có thể khiến bạn trông giống như không hề chuẩn bị bài thuyết trình của mình, ngay cả khi bạn đã dành cả đêm hoặc cả tuần để làm như vậy. Các chuyên gia thời trang và kinh doanh đồng ý rằng sự lựa chọn thử nghiệm và đúng nhất cho một cuộc họp - không phân biệt giới tính của một người - là một bộ vest.

  • Tốt nhất là màu tối như xanh nước biển hoặc đen. Nếu buổi gặp mặt mang tính trang trọng hơn, bạn có thể bỏ qua cà vạt hoặc mặc vest với các phụ kiện bình thường hơn.
  • Nếu bạn đã lục tung tủ quần áo của mình và không tìm thấy bất cứ thứ gì phù hợp, hãy hỏi bạn bè hoặc gia đình để được tư vấn. Họ có thể có ý tưởng về cách tạo ra một bộ quần áo hoặc có thể cho bạn mượn một món đồ từ tủ quần áo của chính họ. Tệ hơn nữa, bạn có thể ghé thăm trung tâm mua sắm địa phương để tìm kiếm một chiếc quần lọt khe và áo khoác nỉ có giá cả phải chăng.
Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 13
Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 13

Bước 7. Thức dậy sớm

Nhấn báo lại báo thức và sau đó lao vào công việc sẽ khiến thần kinh của bạn bị xáo trộn và suy nghĩ của bạn trở nên vô tổ chức. Tránh yếu tố phân mảnh này bằng cách thức dậy và đứng dậy tốt trước khi cuộc họp của bạn được lên lịch. Dành thời gian mặc quần áo, uống cà phê và hoàn thành thói quen buổi sáng một cách nhàn nhã sẽ cho phép bạn tập trung suy nghĩ và có được một suy nghĩ tích cực.

Một số chuyên gia cho rằng các thực hành nghi lễ - thậm chí là mê tín dị đoan ít có ý nghĩa hợp lý - có thể có tác động tích cực đến hiệu suất. Vì vậy, ngay cả khi điều đó có vẻ ngớ ngẩn, hãy thoải mái mang đôi tất may mắn của bạn, nghe bài hát yêu thích của bạn hoặc hôn vật lưu niệm may mắn của bạn trước khi lên đường

Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 14
Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 14

Bước 8. Ăn một bữa sáng giàu protein

Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng ăn một bữa sáng lành mạnh với đầy đủ protein có tác động lớn đến thời gian còn lại trong ngày của bạn. Ngoài việc giữ cho bạn no trong một thời gian dài, nó còn tăng cường sự trao đổi chất của bạn và thúc đẩy duy trì cơ bắp khỏe mạnh.

Ngoài ra, các loại thực phẩm giàu hạt lanh và axit folic đã được chứng minh là giúp kích thích chức năng não bộ, vì vậy nạp ngũ cốc và thanh ăn sáng có thể giúp bạn nói trôi chảy và sáng tạo hơn trong cuộc họp

Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 15
Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 15

Bước 9. Hãy có một khung cảnh tích cực của tâm trí

Sau khi bạn đã hoàn thành tất cả các công việc cần thiết cho bản trình bày của mình, bạn sẽ có được không gian thích hợp cho mình. Bạn có thể hoàn thành bài thuyết trình của mình một cách nhanh chóng nhưng quan trọng hơn, bạn nên củng cố tâm trạng và sự tự tin của mình. Làm điều này bằng cách nói chuyện với bản thân một cách tích cực, khích lệ; ví dụ, nhắc nhở bản thân bạn đã hoàn thành bao nhiêu công việc và bạn tự hào về nỗ lực đó như thế nào bất chấp những gì diễn ra tại cuộc họp.

Ngoài ra, hãy cố gắng hình dung bạn đang mỉm cười và cảm thấy nhẹ nhõm và vui vẻ sau buổi thuyết trình. Hình ảnh tích cực như thế này có thể tác động lớn đến hiệu suất của bạn

Phương pháp 3/3: Xác định câu hỏi cho một cuộc họp thông tin

Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 16
Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 16

Bước 1. Cân nhắc yêu cầu một người liên hệ chuyên nghiệp cho một cuộc họp thông tin

Nếu bạn gặp ai đó có công việc tốt trong ngành mà bạn quan tâm hoặc bạn có người quen hoặc quản lý tại công ty nơi bạn đang thực tập, bạn có thể muốn tổ chức một cuộc họp thông tin với họ. Một cuộc họp cung cấp thông tin - còn được gọi là một cuộc phỏng vấn cung cấp thông tin - là một cuộc trò chuyện với một người tham khảo hoặc người quen có thể đóng vai trò như một nguồn thông tin chuyên môn cho bạn. Bạn có thể hỏi người đó về kinh nghiệm, lĩnh vực của họ và bất kỳ lời khuyên nào mà họ có thể dành cho các ứng viên đang cố gắng tham gia vào lĩnh vực này.

Khi cân nhắc nên hỏi ai để phỏng vấn hoặc có nên hỏi một người cụ thể hay không, hãy thử ghi lại những gì bạn muốn đạt được và loại thông tin bạn đang tìm kiếm. Ví dụ: bạn chủ yếu quan tâm đến lời khuyên chiến lược cho các tài liệu ứng dụng, hay bạn chỉ muốn một số thông tin chung về lĩnh vực này để xác định mối quan tâm của bạn đối với nghề nghiệp trong ngành? Trả lời những câu hỏi kiểu này sẽ giúp bạn xác định ai sẽ là một người phỏng vấn tốt và liệu một ứng viên cụ thể có hữu ích cho bạn hay không

Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 17
Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 17

Bước 2. Yêu cầu một cuộc họp

Khi yêu cầu một người liên hệ hoặc người quen cho một cuộc phỏng vấn thông tin, bạn nên đề cập đến cụm từ ‘cuộc họp thông tin’ hoặc ‘cuộc phỏng vấn thông tin’ một cách rõ ràng. Nếu bạn không yêu cầu cụ thể điều này, người đó có thể tỏ ra mong đợi đồ uống thân mật hoặc một cuộc trò chuyện thân thiện và sau đó cảm thấy bối rối hoặc mất cảnh giác khi bạn bắt đầu đặt những câu hỏi nghiêm túc.

  • Ví dụ: nếu bạn đã gặp ai đó tại một bữa tiệc hoặc sự kiện kết nối và trò chuyện một chút, hãy nói điều gì đó như, "Tôi có rất nhiều câu hỏi về lĩnh vực này và kinh nghiệm của bạn trong lĩnh vực đó-bạn có phiền đi uống cà phê một chút và có một cuộc họp thông tin với tôi?"
  • Nếu không có cơ hội trực tiếp hỏi họ, bạn có thể liên hệ qua email hoặc điện thoại. Chỉ cần đảm bảo ngắn gọn và lịch sự để họ không cảm thấy bị áp lực bởi yêu cầu.
Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 18
Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 18

Bước 3. Chọn cài đặt và thời gian thuận tiện cho liên hệ của bạn

Mặc dù người tổ chức cho bạn một cuộc họp thông tin có thể sẵn lòng giúp đỡ bạn, nhưng họ vẫn ủng hộ bạn bằng cách cho bạn một chút thời gian trong ngày làm việc của họ. Điều này có nghĩa là bạn nên làm cho cuộc họp thuận tiện cho họ nhất có thể, không chiếm nhiều thời gian của họ quá 15-30 phút.

  • Kiểm tra với người được phỏng vấn của bạn xem thời gian nào trong ngày - ví dụ, trong giờ nghỉ trưa hoặc sau giờ làm việc - và loại địa điểm - ví dụ, quán cà phê hoặc văn phòng của họ - họ thích.
  • Bạn cũng nên cho họ biết rằng, mặc dù một cuộc gặp trực tiếp sẽ rất tuyệt, nhưng một cuộc trò chuyện qua điện thoại hoặc trực tuyến cũng hoàn toàn ổn. Việc cân nhắc này cho thấy rằng bạn tôn trọng thời gian của họ và vui vẻ chấp nhận bất kỳ hình thức trợ giúp nào mà họ sẵn sàng thực hiện.
Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 19
Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 19

Bước 4. Làm bài tập của bạn

Sau khi bạn đã thiết lập một cuộc họp với người liên hệ của mình, hãy nghiên cứu thông tin cơ bản của họ một cách tốt nhất có thể. Điều này sẽ giúp bạn tìm ra cách tiếp cận họ, cũng như những thông tin họ có thể cung cấp cho bạn. Ví dụ: tìm hiểu xem họ đã đi theo con đường sự nghiệp nào và các dự án và vai trò chính của họ hiện tại là gì.

Đặt những câu hỏi cụ thể cũng sẽ thể hiện sự quan tâm và nhiệt tình của bạn. Nên tránh những lời tâng bốc quá mức, nhưng đại loại như “Người quản lý cũ của tôi nói rằng cô ấy đã học được rất nhiều về cách biến dự án đam mê của bạn thành một công ty khả thi - bạn đã bắt đầu như thế nào ngay từ đầu?” có thể bôi trơn bánh xe và khiến người được phỏng vấn của bạn có nhiều khả năng đi xa hơn để giúp bạn

Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 20
Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 20

Bước 5. Tạo danh sách các câu hỏi cho cuộc họp của bạn

Khi bạn đã xác định được mục tiêu của mình, hãy soạn thảo một kế hoạch cho cuộc họp để hoàn thành những mục tiêu này. Viết ra những câu hỏi bạn muốn hỏi và sắp xếp chúng theo thứ tự chiến lược. Hãy khởi động bằng những câu hỏi chung thể hiện sự tò mò của bạn, chẳng hạn như “Bạn bắt đầu trong lĩnh vực này như thế nào?” và "Bạn đang thực hiện loại dự án nào vào lúc này?" Từ đó, hãy chuyển sang các câu hỏi cụ thể hơn, chẳng hạn như “Tôi nên nêu bật những bằng cấp hoặc kỹ năng nào trong đơn đăng ký của mình?” hoặc "Tôi nên chuẩn bị như thế nào cho một cuộc phỏng vấn sắp tới mà tôi đã lên lịch?"

Bạn không cần phải đọc hết chương trình này trong cuộc họp nếu nó khiến bạn cảm thấy khó xử, nhưng bạn nên mang theo nó để kiểm tra định kỳ và đảm bảo rằng bạn không bỏ qua bất kỳ điều gì bạn muốn hỏi

Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 21
Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 21

Bước 6. Soạn một báo cáo cá nhân

Có lẽ còn hơn cả việc tìm cách thu thập thông tin và lời khuyên từ một cuộc họp thông tin, bạn đang cố gắng tạo ấn tượng tích cực đối với người được phỏng vấn. Bạn muốn cung cấp cho người liên hệ của mình một bản tóm tắt ngắn gọn về bạn là ai, điều gì khiến bạn trở nên độc đáo và điều bạn quan tâm. Điều này sẽ khiến họ có nhiều khả năng sẽ nhớ đến bạn sau này nếu vị trí tuyển dụng phù hợp tại công ty của họ mở ra hoặc họ gặp ai đó có thể hữu ích cho bạn.

Để làm điều này một cách hiệu quả, hãy ghi lại một đoạn văn hoặc danh sách những điểm về bản thân mà bạn có thể đề cập vào một thời điểm thích hợp trong cuộc họp. Điều này sẽ giúp ấn tượng của bạn trở nên đáng nhớ hơn, cũng như chuẩn bị cho bạn câu trả lời cho bất kỳ câu hỏi nào mà người được phỏng vấn đặt ra cho bạn

Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 22
Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 22

Bước 7. Mang theo bút, sổ ghi chép và sơ yếu lý lịch đã cập nhật đến cuộc họp của bạn

Một trong những điều quan trọng nhất bạn nên làm tại một cuộc họp cung cấp thông tin là bày tỏ sự quan tâm đến lời khuyên và kiến thức chuyên môn của người đó. Bạn có thể làm điều này bằng cách chuẩn bị sẵn giấy bút và ghi chú trong cuộc họp, cũng như chuẩn bị sẵn một sơ yếu lý lịch cập nhật trong trường hợp người đó yêu cầu. Các biện pháp chuẩn bị này cho thấy rằng bạn nghiêm túc với cuộc họp đang diễn ra, tôn trọng kiến thức chuyên môn của người khác và chuyên nghiệp về việc xử lý và xử lý thông tin mới.

Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 23
Chuẩn bị cho cuộc họp Bước 23

Bước 8. Ăn mặc chuyên nghiệp

Bạn có thể không cần mặc vest công sở - trừ khi bạn đang gặp người liên hệ tại văn phòng công ty, trang trọng của họ - để tham gia một cuộc phỏng vấn thông tin, nhưng bạn nên mặc một cái gì đó lịch sự và phù hợp trong mọi trường hợp. Một chiếc áo dài thướt tha hoặc chiếc cúc áo được cài và quần tây sẽ báo hiệu cho người được phỏng vấn biết rằng bạn đã có cuộc sống chung và rằng bạn quan tâm đến việc tạo ấn tượng tốt.

Đặc biệt tránh quần jean, áo phông và giày thể thao có vết xước, vì những loại quần áo này có thể khiến bạn thậm chí không buồn làm gián đoạn thói quen bình thường của mình khi chuẩn bị gặp người liên hệ

Đề xuất: