Làm thế nào để viết một bản tóm tắt điều hành

Mục lục:

Làm thế nào để viết một bản tóm tắt điều hành
Làm thế nào để viết một bản tóm tắt điều hành

Video: Làm thế nào để viết một bản tóm tắt điều hành

Video: Làm thế nào để viết một bản tóm tắt điều hành
Video: HIỂU HẾT VỀ NỀN KINH TẾ NHỜ 1 VIDEO DUY NHẤT - Đơn giản, dễ hiểu 2024, Tháng Ba
Anonim

Bản tóm tắt điều hành là phần quan trọng nhất của một tài liệu kinh doanh. Đó là điều đầu tiên (và đôi khi là duy nhất) người khác sẽ đọc và là điều cuối cùng bạn nên viết. Nó chỉ đơn giản là một đánh giá ngắn gọn về tài liệu, được đưa ra để những người bận rộn sẽ đọc tài liệu của bạn trong nháy mắt biết cần đọc bao nhiêu và những hành động nào có thể sẽ cần thiết.

Các bước

Trợ giúp Tóm tắt và Tóm tắt Mẫu

Image
Image

Bảng tóm tắt điều hành mẫu

Hỗ trợ wikiHow và mở khóa tất cả các mẫu.

Image
Image

Đề cương Tóm tắt Điều hành Mẫu

Hỗ trợ wikiHow và mở khóa tất cả các mẫu.

Image
Image

Tóm tắt điều hành mẫu

Hỗ trợ wikiHow và mở khóa tất cả các mẫu.

Phương pháp 1/2: Khái niệm cơ bản

Viết một bản tóm tắt điều hành Bước 1
Viết một bản tóm tắt điều hành Bước 1

Bước 1. Hiểu rằng tóm tắt điều hành là một bản đánh giá ngắn về một tài liệu kinh doanh

"Ngắn gọn" và "đánh giá" là những từ khóa ở đây. Bản tóm tắt điều hành sẽ không toàn diện theo bất kỳ cách nào, cũng không thay thế cho tài liệu gốc. Bản tóm tắt điều hành không bao giờ được dài hơn 10% tài liệu gốc. Hãy cố gắng đạt được nó trong khoảng từ 5% đến 10%.

Mẹo:

Một bản tóm tắt điều hành khác với một bản tóm tắt. Bản tóm tắt cung cấp cho người đọc tổng quan và định hướng, trong khi bản tóm tắt điều hành cung cấp cho người đọc nhiều thông tin hơn về bản tóm tắt. Các bản tóm tắt thường được viết trong giới học thuật, trong khi các bản tóm tắt điều hành được sử dụng nhiều hơn cho các mục đích kinh doanh.

Viết một bản tóm tắt điều hành Bước 2
Viết một bản tóm tắt điều hành Bước 2

Bước 2. Đảm bảo rằng nó tuân thủ các nguyên tắc về kiểu dáng và cấu trúc nhất định

Hầu hết các nguồn có thẩm quyền viết tóm tắt điều hành đều đồng ý rằng nên áp dụng một số hướng dẫn về cấu trúc và văn phong nhất định. Bao gồm các:

  • Các đoạn văn nên ngắn gọn và súc tích.
  • Các bản tóm tắt điều hành sẽ có ý nghĩa ngay cả khi bạn chưa đọc báo cáo gốc.
  • Các bản tóm tắt điều hành nên được viết bằng ngôn ngữ phù hợp với đối tượng mục tiêu.
Viết tóm tắt điều hành Bước 3
Viết tóm tắt điều hành Bước 3

Bước 3. Xác định vấn đề

Một bản tóm tắt điều hành cần xác định rõ một vấn đề, cho dù đó là quản lý chuỗi cung ứng hay các chiến dịch tiếp thị ở nước ngoài. Đặc biệt, các bản tóm tắt điều hành cần có định nghĩa rõ ràng về các vấn đề vì các tài liệu mà chúng dựa trên, Yêu cầu cho Đề xuất (RFP), thường được viết bởi những người kỹ thuật kém hiểu biết về các vấn đề khái niệm. Đảm bảo rằng vấn đề được xác định bằng các thuật ngữ rõ ràng, dễ hiểu.

Viết một bản tóm tắt điều hành Bước 4
Viết một bản tóm tắt điều hành Bước 4

Bước 4. Đưa ra giải pháp

Một vấn đề luôn cần một giải pháp. Để đưa ra tuyên bố về mục đích (và lý do để tài trợ cho dự án kinh doanh), bạn cần trình bày giải pháp của mình sao cho giải quyết vấn đề một cách hiệu quả. Nếu vấn đề của bạn không được viết rõ ràng, giải pháp của bạn ít có khả năng hợp lý.

Viết một bản tóm tắt điều hành Bước 5
Viết một bản tóm tắt điều hành Bước 5

Bước 5. Sử dụng đồ họa, dấu đầu dòng và tiêu đề nếu tài liệu dễ đọc hơn theo cách đó

Một bản tóm tắt điều hành không phải là một bài tiểu luận; nó không cần phải là những khối văn bản dài. Nếu họ nâng cao hiểu biết hoặc làm cho bản tóm tắt dễ đọc hơn, có thể sử dụng:

  • Đồ họa. Một hình ảnh được sắp xếp hợp lý minh họa bản chất chính xác của vấn đề của khách hàng có thể đưa bạn về nhà bản tóm tắt. Kích thích thị giác thường cũng hiệu quả như khả năng phân tích của họ.
  • Đạn. Danh sách thông tin dài có thể được chia nhỏ thành các gạch đầu dòng dễ hiểu hơn.
  • Đề mục. Sắp xếp các chủ đề của bản tóm tắt, nếu cần, theo tiêu đề. Điều này sẽ giúp định hướng người đọc khi họ đi sâu vào phần tóm tắt.
Viết một bản tóm tắt điều hành Bước 6
Viết một bản tóm tắt điều hành Bước 6

Bước 6. Giữ cho chữ viết tươi mới và không có biệt ngữ

Biệt ngữ là kẻ thù của sự hiểu biết. Nó rất phổ biến trong thế giới kinh doanh. Những từ như "giao diện", "đòn bẩy", "năng lực cốt lõi" và "nền tảng đốt cháy" đều là những từ mà bạn nên cố gắng tránh. Chúng che khuất ý nghĩa thực sự và có thể làm cho bản tóm tắt nghe mơ hồ và không có chi tiết cụ thể.

Phương pháp 2/2: Chi tiết cụ thể

Viết tóm tắt điều hành Bước 7
Viết tóm tắt điều hành Bước 7

Bước 1. Bắt đầu với tài liệu gốc

Vì bản tóm tắt điều hành là bản tóm tắt của một tài liệu khác, bạn sẽ cần phải khá quen thuộc với tài liệu gốc để cô đọng nó thành một phiên bản có thể quản lý và cung cấp thông tin. Cho dù tài liệu gốc đó là một báo cáo, kế hoạch kinh doanh, đề xuất, sổ tay hay tài liệu khác, hãy xem lại nó, tìm kiếm những ý tưởng chính của nó.

Viết tóm tắt điều hành Bước 8
Viết tóm tắt điều hành Bước 8

Bước 2. Viết nhận xét ngắn gọn

Mục đích của công ty tài trợ tài liệu, hoặc của chính tài liệu gốc là gì? Phạm vi của nó là gì?

Ví dụ: "Women World Wide là một tổ chức phi lợi nhuận nhằm tìm cách kết nối phụ nữ trên toàn thế giới với các giải pháp hiệu quả cho bạo lực gia đình, cũng như cung cấp mạng lưới hỗ trợ cho những người bị bạo lực gia đình. Trong khi hoạt động tại trụ sở chính ở Alberta, Canada, nó đã nhận được sự giới thiệu từ phụ nữ ở 170 quốc gia trên toàn cầu."

Viết tóm tắt điều hành Bước 9
Viết tóm tắt điều hành Bước 9

Bước 3. Làm cho "lấy" tỏa sáng

Phần này có lẽ là phần quan trọng nhất trong toàn bộ bản tóm tắt điều hành của bạn. Trong hai hoặc ba câu, bạn nên cho người đọc biết lý do tại sao doanh nghiệp của bạn đặc biệt. Tại sao nó xứng đáng nhận được sự giám sát, kinh doanh hoặc đối tác của những người đọc bản tóm tắt?

Có thể bạn có Michael Jordan là khách hàng và anh ấy đã xác nhận miễn phí sản phẩm của bạn trên Twitter. Có thể bạn vừa ký một thỏa thuận đối tác với Google. Có thể bạn vừa được trao bằng sáng chế, hoặc có thể bạn vừa thực hiện được đợt bán hàng lớn đầu tiên của mình

Mẹo:

Đôi khi chỉ cần một câu trích dẫn hoặc lời chứng thực đơn giản là đủ. Chìa khóa là thu hút sự chú ý của khán giả, làm cho doanh nghiệp có vẻ uy tín nhất có thể và thu hút người đọc vào phần còn lại của tài liệu.

Viết tóm tắt điều hành Bước 10
Viết tóm tắt điều hành Bước 10

Bước 4. Xác định vấn đề lớn

Thành phần thực sự đầu tiên của bản tóm tắt điều hành là thảo luận về một vấn đề, vì vậy hãy giải thích vấn đề mà sản phẩm / dịch vụ của bạn giải quyết. Đảm bảo rằng vấn đề được xác định rõ ràng nhất có thể. Một vấn đề chưa được xác định rõ nghe có vẻ không thuyết phục và sẽ không giúp giải pháp của bạn trở nên có tác động như nó có thể.

Ví dụ: "Los Angeles tắc nghẽn giao thông. Ngoài khu vực Metro DC, Los Angeles có giao thông tồi tệ nhất trên toàn quốc. Nó không chỉ gây khó chịu. Khói và ô nhiễm do tắc nghẽn đang làm giảm năng suất của công nhân, tăng tỷ lệ mắc bệnh hen suyễn và từ từ tạo ra một vấn đề sức khỏe nghiêm trọng. Ở LA có nhiều xe hơn số người đủ tuổi lái chúng."

Viết tóm tắt điều hành Bước 11
Viết tóm tắt điều hành Bước 11

Bước 5. Cung cấp giải pháp độc đáo của bạn

Vấn đề lớn là phần dễ dàng. Bây giờ bạn phải thuyết phục người đọc rằng bạn đã đưa ra một giải pháp duy nhất cho vấn đề lớn. Nếu bạn cung cấp hai thành phần này, bạn sẽ có một ý tưởng tuyệt vời.

Ví dụ: "Innotech đã tạo ra một hệ thống kiểm soát giao thông đột phá giúp giảm số phút đi làm bằng cách lắp đặt" lưới thông minh "đã được cấp bằng sáng chế vào các làn đèn dừng để đọc lượng xe ô tô trên bất kỳ làn đường nhất định nào và điều hướng giao thông theo đó. Người lái xe ở Mỹ sẽ không còn nữa đứng ở đèn đỏ trong vài phút trong khi đèn xanh nhấp nháy khi không có xe nào đi ngược chiều."

Viết tóm tắt điều hành Bước 12
Viết tóm tắt điều hành Bước 12

Bước 6. Nói về tiềm năng thị trường

Giải quyết vấn đề lớn bằng cách cung cấp số liệu thống kê cho ngành của bạn. Hãy cẩn thận đừng giả vờ rằng bạn có thị trường lớn hơn bạn! Thực tế là ngành công nghiệp thiết bị y tế là 100 tỷ đô la hàng năm không có nghĩa lý gì bởi vì thiết bị y tế mới của bạn sẽ chỉ phục vụ một phân khúc nhỏ trong ngành. Chia nhỏ nó thành một thị trường tiềm năng thực tế.

Viết một bản tóm tắt điều hành Bước 13
Viết một bản tóm tắt điều hành Bước 13

Bước 7. Kết hợp đề xuất bán hàng độc đáo của bạn

Đây là nơi bạn xây dựng giải pháp độc đáo của mình. Điều gì đặc biệt mang lại lợi thế cho sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn so với đối thủ cạnh tranh? Có thể dịch vụ chăm sóc sức khỏe tại nhà của bạn thực sự cử bác sĩ đến nhà thay vì chỉ có y tá, hoặc có thể bạn đảm bảo khám trong ngày để không phải lên lịch trước. Chỉ ra lý do tại sao bạn đặc biệt.

Ví dụ: "Intellilight có thêm lợi ích là có thể phát hiện khi không có ai ở nhà. Khi đèn được bật trong phòng trống, đèn sẽ tự động tắt và bật lại khi phát hiện chuyển động trong phòng. Điều này giúp tiết kiệm tiền của khách hàng trên hóa đơn điện của họ và lãng phí ít năng lượng hơn."

Viết tóm tắt điều hành Bước 14
Viết tóm tắt điều hành Bước 14

Bước 8. Nói về mô hình kinh doanh của bạn, nếu cần

Một số tóm tắt điều hành sẽ không cần mô hình kinh doanh. (Các tổ chức phi lợi nhuận, không vì lợi nhuận và các tổ chức phi chính phủ có thể sẽ không có kế hoạch kinh doanh.) Nhưng nếu có, mô hình kinh doanh của bạn cần phải rõ ràng và dễ làm theo. Về cơ bản, bạn đang trả lời câu hỏi, "Làm thế nào bạn sẽ khiến mọi người lấy đô la ra khỏi ví của họ và đưa chúng cho bạn?" Giữ cho mô hình đơn giản, đặc biệt là trong phần tóm tắt điều hành. Một bản tóm tắt nhanh là tất cả những gì cần thiết.

Viết một bản tóm tắt điều hành Bước 15
Viết một bản tóm tắt điều hành Bước 15

Bước 9. Thảo luận về nhóm quản lý của bạn, nếu cần

Tùy thuộc vào ngành bạn đang làm, đây có thể là một trong những phần quan trọng nhất trong bản tóm tắt điều hành của bạn. Các nhà đầu tư hoặc chủ ngân hàng của bạn đang đặt niềm tin vào đội ngũ, chứ không phải ý tưởng. Ý tưởng rất dễ nảy sinh, nhưng việc thực hiện những ý tưởng đó chỉ có thể hoàn thành với một đội ngũ mạnh. Nhanh chóng cho thấy lý do tại sao nhóm của bạn có kinh nghiệm và kiến thức để thực hiện kế hoạch kinh doanh của bạn.

Viết tóm tắt điều hành Bước 16
Viết tóm tắt điều hành Bước 16

Bước 10. Cung cấp các dự báo tài chính để hỗ trợ các yêu cầu của bạn

Dựa trên thị trường, mô hình kinh doanh và hiệu suất lịch sử của bạn, bạn cần phát triển dự báo tài chính từ dưới lên. Mục đích của các dự báo của bạn chỉ đơn giản là chứng minh năng lực của bạn và khả năng xây dựng các dự báo tài chính của bạn dựa trên một tập hợp các giả định hợp lý.

Nếu kế hoạch của bạn dành cho một nhóm các nhà đầu tư, đừng dành quá nhiều thời gian cho phần này vì họ biết rằng bạn không biết mình có thể kiếm được bao nhiêu tiền. Các nhà đầu tư thường sẽ không đưa ra quyết định đi / không dựa trên các dự đoán tài chính của bạn. Về cơ bản, họ sẽ đưa ra các dự báo tài chính của riêng mình

Viết một bản tóm tắt điều hành Bước 17
Viết một bản tóm tắt điều hành Bước 17

Bước 11. Dễ dàng đáp ứng yêu cầu của bạn

Bây giờ đã đến lúc yêu cầu đầu tư hoặc cho vay, tùy thuộc vào mục đích của bản tóm tắt điều hành. Bạn nên trình bày lại lý do tại sao công ty của bạn cung cấp giá trị. Nhắc nhở người đọc về nỗi đau lớn mà bạn đang giải quyết và tiềm năng thị trường của bạn. Cuối cùng hãy nhấn mạnh lại nhóm của bạn và khả năng hoàn thành công việc của họ. Yêu cầu số tiền cần thiết để đạt được cột mốc quan trọng tiếp theo cho doanh nghiệp của bạn. Đừng tiết lộ bạn sẵn sàng từ bỏ bao nhiêu vốn chủ sở hữu hoặc mức lãi suất bạn sẵn sàng trả. Điều này nên được thực hiện sau đó thông qua thương lượng mặt đối mặt.

Viết một bản tóm tắt điều hành Bước 18
Viết một bản tóm tắt điều hành Bước 18

Bước 12. Đọc lại bản tóm tắt của bạn

Khi bạn đã viết những điều cơ bản, hãy đọc lại nó một cách cẩn thận. Bạn nên cẩn thận đọc lại bản tóm tắt. Trong khi bạn đang đọc lại, hãy cân nhắc đối tượng của bạn cho tài liệu. Đảm bảo rằng mọi tài liệu tham khảo mới đều được giải thích và ngôn ngữ sẽ rõ ràng đối với những người mới làm quen với chủ đề này. Viết lại khi cần thiết.

  • Hãy có đôi mắt tươi mới đọc lại bản tóm tắt điều hành của bạn, đặc biệt chú ý đến:

    • Trong trẻo. Các từ có rõ ràng, các ý rõ ràng hơn và phần tóm tắt không có biệt ngữ không?
    • Các lỗi. Có thể có rất nhiều lỗi ngữ pháp, dấu câu và chính tả. Nhờ ai đó kiểm tra thực tế các số liệu và thống kê cũng có thể là một lý tưởng tốt.
    • Tính mạnh mẽ. Các ý tưởng có chuyển thành một quảng cáo chiêu hàng gây xôn xao không? Nếu sân có phẳng ở đâu?
    • Tính mạch lạc. Những bộ phận nào không khớp với nhau? Gồm những bộ phận nào?

Lời khuyên

  • Giám đốc điều hành càng bận rộn thì có lẽ họ sẽ càng đọc ít. Viết cho phù hợp.
  • Hãy thử các mẫu tài liệu có sẵn với hầu hết các phần mềm xử lý văn bản có thể giúp bạn bắt đầu.
  • Bốn lĩnh vực tương tự này có thể được sử dụng để tóm tắt điều hành trong nhiều môi trường kinh doanh khác nhau.
  • Các bản tóm tắt điều hành có thể thay đổi theo độ dài của tài liệu, nhưng chúng phải luôn tương đối ngắn gọn. Mục đích của bạn là đóng gói càng nhiều thông tin vào một lượng đọc tối thiểu đến vừa phải. Nếu bạn bao gồm chi tiết trong bản tóm tắt của mình, trước tiên hãy đặt những điểm quan trọng nhất, chẳng hạn như kết luận và khuyến nghị của bạn.

Đề xuất: